| Für nach 2024 ausgeführte Umsätze gilt die obligatorische elektronische Rechnung (kurz E-Rechnung) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern. Bereits im Juni 2024 hatte das Bundesfinanzministerium ein Anwendungsschreiben im Entwurf veröffentlicht und den Verbänden mit der Gelegenheit zur Stellungnahme übersandt. Nun liegt das finale Schreiben mit 18 Seiten vor. |
Allgemeines und Übergangsregelungen
Durch das Wachstumschancengesetz (BGBl I 2024, Nr. 108) wurden die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) für nach 2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst. Kernpunkt der Neuregelung: Die obligatorische E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (inländische B2B-Umsätze).
Ausgenommen sind Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 EUR (§ 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Da die Umsetzung einige Zeit beanspruchen wird, sind nach den Vorgaben des § 27 UStG Übergangsregeln nutzbar:
- Der allgemeine Übergangszeitraum beträgt zwei Jahre (Pflicht somit ab 2027).
- Drei Jahre gelten für Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 EUR im Jahr 2026.
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MERKE | Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt allerdings keine Übergangsregelung, er ist somit vom 1.1.2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten. Hierfür reicht es aus, wenn der Empfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt.
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Dabei ist es nicht erforderlich, dass es sich um ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen handelt. Die Beteiligten können abweichend hiervon auch andere zulässige Übermittlungswege vereinbaren.
Ausgewählte Aspekte und Nachbesserungen zum Entwurf
Das Bundesfinanzministerium widmet sich sehr ausführlich der Frage nach den zulässigen Formaten. Generell gilt: E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden.
Ein zulässiges elektronisches Rechnungsformat muss vor allem gewährleisten, dass die Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können. Die Verwendung von strukturierten Formaten, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen, ist immer zulässig.
Als Beispiele für zulässige nationale elektronische Rechnungsformate nennt das Bundesfinanzministerium Rechnungen nach dem Standard XRechnung und nach dem ZUGFeRD-Format ab der Version 2.0.1 (ausgenommen die Profile MINIMUM und BA-SIC-WL).
Beachten Sie | Auch europäische Formate sind zulässig, z. B. Factur-X (Frankreich).
Auf welches zulässige elektronische Rechnungsformat und welchen zulässigen Übermittlungsweg sich die Vertragsparteien einigen, ist zivilrechtlich zwischen ihnen zu klären. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen z. B. der Versand per E-Mail (Achtung: Eine PDF ist keine E-Rechnung), die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht.
Beachten Sie | Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) begrüßt, dass das Schreiben keine unnötigen Beschränkungen der Übermittlungswege mehr enthält. So ist etwa die noch im Entwurfsschreiben vorgesehene Maßgabe, dass ein USB-Stick kein zulässiger Weg ist, entfallen.
Darüber hinaus hat der DStV insbesondere folgende Anpassungen ausdrücklich positiv hervorgehoben:
- Vor dem 1.1.2027 ausgestellte Dauerrechnungen in Papierform oder als PDF behalten ihre Gültigkeit. Sie müssen entgegen dem Entwurf erst als E-Rechnung ausgestellt werden, wenn sich die Rechnungsangaben ändern.
- Bis zum Ablauf der Übergangsfristen zur Einführung der E-Rechnung können Unternehmer ihre Leistungen auch mit einer sonstigen Rechnung abrechnen (Papier, PDF- oder Worddatei). Muss diese Rechnung später korrigiert werden, kann dies in dem sonstigen Format erfolgen. Eine Pflicht zur Rechnungskorrektur mittels E-Rechnung besteht somit nur für Leistungen, die ohnehin mittels E-Rechnung abzurechnen sind.
Beachten Sie | Nach dem BMF-Schreiben betrifft die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer (§ 19 UStG). Durch das Jahressteuergesetz 2024 (Zustimmung des Bundesrats ist für den 22.11.2024 anvisiert) soll diese Verpflichtung aber aufgehoben werden.
Quelle | BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Az. III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 244405; DStV, Mitteilung vom 16.10.2024: „Finales BMF-Schreiben zur E-Rechnung: auch DStV-Anregungen wurden umgesetzt“
Inhaltsverzeichnis der Sonderausgabe zum Jahresende 2024:
Zum Anfang
Für alle Steuerpflichtigen
Änderungen durch die Grundsteuer-Reform ab 2025
| In den vergangenen Wochen und Monaten haben viele Immobilien-Eigentümer vom Finanzamt den Bescheid über die Feststellung des Grundsteuerwerts und den Bescheid über die Festsetzung des Grundsteuermessbetrags für ihren Grundbesitz erhalten. Ab 1.1.2025 wird die Grundsteuer dann auf Grundlage der neuen Regeln und der neuen Hebesätze der Gemeinden erhoben. |
Die ab 2025 zu zahlende Grundsteuer ergibt sich aus dem Grundsteuerbescheid der Gemeinde. Die Ermittlung ist vergleichsweise einfach: Der Grundsteuermessbetrag wird mit dem Hebesatz, der von der Stadt bzw. der Gemeinde neu festgelegt wird, multipliziert.
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Beispiel
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Der Grundsteuermessbetrag beträgt 270 EUR. Hat die jeweilige Gemeinde nun einen neuen Hebesatz von 480 % beschlossen, ergibt sich daraus eine Jahres-Grundsteuer i. H. von 1.296 EUR.
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Weiterführende Hinweise zur neuen Grundsteuer hat das Bundesfinanzministerium unter www.iww.de/s8767 in einem Fragen-Antworten-Katalog zusammengestellt.
Hintergrund und Ausblick
Der Gesetzgeber musste die Grundsteuer reformieren, weil das Bundesverfassungsgericht die bisherigen Vorschriften als verfassungswidrig eingestuft hat. Im Rahmen der Reform hatten die jeweiligen Bundesländer aufgrund einer Öffnungsklausel im Grundgesetz die Möglichkeit, eigene länderspezifische Regelungen zu entwickeln. Davon haben beispielsweise Baden-Württemberg und Bayern Gebrauch gemacht.
Beachten Sie | Doch auch die neuen Grundsteuermodelle werden mitunter kritisiert bzw. es werden verfassungsrechtliche Zweifel geltend gemacht. Ob dies jedoch zutreffend ist, wird wohl (erneut) das Bundesverfassungsgericht entscheiden müssen.
Zum Anfang
Steuerung von Ausgaben im privaten Bereich
| Im Privatbereich kommt es vor allem auf die persönlichen Verhältnisse an, ob Ausgaben vorgezogen oder in das Jahr 2025 verlagert werden sollten. Eine Verlagerung kommt bei Sonderausgaben (z. B. Spenden) oder außergewöhnlichen Belastungen (z. B. Arzneimittel) in Betracht. Bei außergewöhnlichen Belastungen sollte man die zumutbare Eigenbelastung im Blick haben, deren Höhe vom Gesamtbetrag der Einkünfte, Familienstand und der Kinderanzahl abhängt. |
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PRAXISTIPP | Ist abzusehen, dass die zumutbare Eigenbelastung in 2024 nicht überschritten wird, sollten offene Rechnungen (nach Möglichkeit) erst in 2025 beglichen werden. Ein Vorziehen lohnt sich, wenn in 2024 bereits hohe Aufwendungen getätigt wurden.
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In die Überlegungen sind auch vorhandene Verlustvorträge einzubeziehen, die Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen eventuell wirkungslos verpuffen lassen.
Ist der Höchstbetrag bei Handwerkerleistungen (20 % der Lohnkosten, maximal 1.200 EUR) erreicht, sollten Rechnungen nach Möglichkeit erst in 2025 beglichen werden. Dasselbe gilt, wenn in 2024 z. B. wegen Verlusten aus einer selbstständigen Tätigkeit keine Einkommensteuer anfällt. Denn dann kann kein Abzug von der Steuerschuld vorgenommen werden. Ein Vor- oder Rücktrag der Steuerermäßigung ist nicht möglich.
Bei Handwerkerleistungen können Vorauszahlungen nur steuerlich berücksichtigt werden, wenn sie marktüblich sind. Eine Anzahlung ohne Rechnung und ohne Aufforderung des Leistungserbringers ist dies nicht (FG Düsseldorf, Urteil vom 18.7.2024, Az. 14 K 1966/23 E).
Zum Anfang
Für Vermieter
Wichtige Steueraspekte bei Mietimmobilien
| Bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung ist primär auf die Einkünfteverlagerung hinzuweisen, also z. B. auf die Zahlung anstehender Reparaturen noch im laufenden Jahr. Darüber hinaus sind u. a. folgende Punkte zu beachten: |
Größerer Erhaltungsaufwand
Sofern in 2024 größere Erhaltungsaufwendungen vorliegen, dürfen diese grundsätzlich auf zwei bis fünf Jahre gleichmäßig verteilt werden, was zur längerfristigen Progressionsminderung sinnvoll sein kann. Die Verteilung ist zulässig für Gebäude im Privatvermögen, die überwiegend Wohnzwecken dienen.
Anschaffungsnahe Herstellungskosten
In der Praxis ist die „Steuerfalle“ der anschaffungsnahen Herstellungskosten zu beachten. Denn Investitionen innerhalb von drei Jahren nach der Anschaffung können, wenn sie 15 % der Anschaffungskosten des Gebäudes übersteigen, nicht mehr als sofort abziehbare Werbungskosten berücksichtigt werden. Die Aufwendungen wirken sich dann „nur“ über die langjährige Gebäude-Abschreibung aus.
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PRAXISTIPP | Um den sofortigen Werbungskostenabzug zu sichern, kann es ratsam sein, die 15 %-Grenze innerhalb der Drei-Jahres-Frist durch zeitliche Verschiebung der Maßnahmen zu unterschreiten.
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Verbilligte Vermietung
Gerade wenn eine Immobilie an nahe Angehörige zu Wohnzwecken überlassen wird, liegt das Entgelt häufig unterhalb der ortsüblichen Miete. Um sich in diesen Fällen dennoch den vollen Werbungskostenabzug zu sichern, sind folgende Punkte zu beachten:
- Beträgt die vereinbarte Miete weniger als 50 % der ortsüblichen Miete, ist die Nutzungsüberlassung in einen entgeltlichen und einen unentgeltlichen Teil aufzuteilen. Dies hat zur Folge, dass nur die auf den entgeltlich überlassenen Teil entfallenden Aufwendungen als Werbungskosten abziehbar sind.
- Beträgt das Entgelt mindestens 66 % der ortsüblichen Miete, gilt die Wohnungsüberlassung als entgeltlich, sodass die mit der Wohnungsüberlassung zusammenhängenden Kosten in vollem Umfang abziehbar sind.
- Bei einer Nutzungsüberlassung zu mindestens 50 %, aber weniger als 66 % der ortsüblichen Miete, ist ein ungekürzter Werbungskostenabzug nur dann möglich, wenn sich bei einer Totalüberschussprognose auf Dauer ein Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten ergibt. Ist dies nicht der Fall, ist ein Werbungskostenabzug nur entsprechend dem entgeltlichen Anteil der Vermietung möglich.
Beachten Sie | Bei Vergleich der vereinbarten Miete mit der ortsüblichen Miete ist die Kaltmiete zuzüglich der umlagefähigen Betriebskosten, also die ortsübliche Warmmiete maßgebend.
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MERKE | Durch den fortschreitenden Mietniveauanstieg muss die Grenze von 66 % im Auge behalten werden. Wird die Grenze unterschritten, sollte die Miete angepasst werden, um den vollen Werbungskostenabzug weiter zu sichern.
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Zum Anfang
Für Kapitalanleger
Freistellungsaufträge, Verlustverrechnung und Vorabpauschale bei Investmentfonds
| Kapitalanleger sollten ihre erteilten Freistellungsaufträge dahin gehend überprüfen, ob die vom Steuerabzug freigestellten Beträge noch optimal aufgeteilt sind oder ob eine neue Aufteilung sinnvoll erscheint. |
Der Sparer-Pauschbetrag (1.000 EUR bzw. 2.000 EUR bei zusammenveranlagten Ehegatten) wird von den Banken beim Steuerabzug nicht automatisch berücksichtigt. Hierzu ist es erforderlich, dass ein Freistellungsauftrag erteilt wird. Dieser kann nicht nur über die gesamte Höhe des Sparer-Pauschbetrags erteilt, sondern auch auf mehrere Kreditinstitute aufgeteilt werden.
Verlustverrechnung
Hat ein Anleger bei einer Bank einen Verlust erzielt und bei einer anderen Bank positive Einkünfte erwirtschaftet, ist eine Verrechnung zwischen den Banken nicht möglich. In diesen Fällen gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten.
Wird von dem Kapitalanleger nichts veranlasst, trägt die Bank den Verlust auf das nächste Jahr vor. Stellt der Steuerpflichtige hingegen bis zum 15.12. des jeweiligen Jahres bei dem Kreditinstitut, bei dem sich der Verlustverrechnungstopf befindet, einen Antrag auf Verlustbescheinigung, kann er bei der Einkommensteuerveranlagung eine Verlustverrechnung vornehmen. Der Verlust wird dann aus dem Verrechnungstopf der Bank herausgenommen.
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MERKE | Verluste aus der Veräußerung von Aktien dürfen nicht mit anderen positiven Einkünften aus Kapitalvermögen ausgeglichen werden, sondern nur mit Gewinnen, die aus der Veräußerung von Aktien entstehen. Zur Rechtmäßigkeit dieser Beschränkung ist seit über drei Jahren ein Verfahren beim Bundesverfassungsgericht anhängig (Az. 2 BvL 3/21).
Und auch bei der Verlustverrechnungsbeschränkung bei Termingeschäften (§ 20 Abs. 6 S. 5 Einkommensteuergesetz) ist das letzte Wort noch nicht gesprochen. Der Bundesfinanzhof hat in einem Aussetzungsverfahren erhebliche Zweifel an der Verfassungsmäßigkeit geäußert (BFH, Beschluss vom 7.6.2024, Az. VIII B 113/23). Zudem ist die Revision (BFH: Az. VIII R 11/24) in einem Hauptverfahren anhängig.
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Vorabpauschale bei Investmentfonds
Wer in Investmentfonds (beispielsweise ETFs = Exchange-Traded Funds) investiert, sollte am 2.1.2025 für genügend Liquidität auf dem Verrechnungskonto sorgen. Denn an diesem Tag wird die Vorabpauschale fällig.
Hintergrund
Die Vorabpauschale ist nach § 18 Abs. 1 des Investmentsteuergesetzes (InvStG) der Betrag, um den die Ausschüttungen eines Investmentfonds innerhalb eines Kalenderjahres den Basisertrag für dieses Kalenderjahr unterschreiten. Die Vorabpauschale gilt beim Kapitalanleger am ersten Werktag des folgenden Kalenderjahres als zugeflossen (§ 18 Abs. 3 InvStG).
Der Basiszins ist aus der langfristig erzielbaren Rendite öffentlicher Anleihen abzuleiten. Dabei ist auf den Zinssatz abzustellen, den die Deutsche Bundesbank anhand der Zinsstrukturdaten jeweils auf den ersten Börsentag des Jahres errechnet.
Das Bundesfinanzministerium muss den maßgebenden Zinssatz im Bundessteuerblatt veröffentlichen. Der Basiszins zur Berechnung der Vorabpauschale für 2024 beträgt 2,29 % (BMF-Schreiben vom 5.1.2024, Az. IV C 1 – S 1980-1/19/10038 :008) und gilt damit für die am ersten Werktag des Jahres 2025 für das Jahr 2024 zu ermittelnde Vorabpauschale.
Beachten Sie | Ob es infolge der Vorabpauschale tatsächlich zu einer Steuerbelastung kommt, hängt von mehreren Faktoren ab, beispielsweise ist ein erteilter Freistellungsauftrag zu berücksichtigen.
Eine Steuerbelastung setzt ferner vor-aus, dass der Basiszins positiv ist. Aufgrund des negativen Basiszinses für 2021 und für 2022 wurde insoweit auch keine Vorabpauschale erhoben.
Zum Anfang
Für Unternehmer
Ab 2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
| Für nach 2024 ausgeführte Umsätze ist eine wichtige Neuregelung zu beachten: Die obligatorische elektronische Rechnung (kurz E-Rechnung) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (inländische B2B-Umsätze). Das führt dazu, dass Unternehmen ihre Prozesse ändern bzw. neu strukturieren müssen. |
Nach der Neufassung des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Beachten Sie | Für die Ausstellung von E-Rechnungen sind nach den Vorgaben des § 27 UStG Übergangsregeln nutzbar: Der allgemeine Übergangszeitraum beträgt zwei Jahre (Pflicht somit ab 2027). Drei Jahre gelten für Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 EUR im Jahr 2026.
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MERKE | Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung, er ist somit vom 1.1.2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten. Für den Empfang reicht die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs aus.
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Zum Anfang
Maßnahmen für Gewerbetreibende und Freiberufler
| Buchführungspflichtige Unternehmer erreichen eine Gewinnverschiebung bei der Bilanzierung z. B. dadurch, dass sie Lieferungen erst später ausführen oder anstehende Reparaturen und Beratungsleistungen vorziehen. Erfolgt die Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung, reicht zur Gewinnverlagerung die Steuerung der Zahlungen über das Zu- und Abflussprinzip. Dabei ist die 10-Tage-Regel zu beachten, wonach regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben innerhalb dieser Frist nicht dem Jahr der Zahlung, sondern dem Jahr der wirtschaftlichen Zugehörigkeit zuzurechnen sind. |
Investitionsabzugsbetrag
Für die künftige (Investitionszeitraum von drei Jahren) Anschaffung oder Herstellung von abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens (z. B. Maschinen) kann ein Investitionsabzugsbetrag (IAB) von bis zu 50 % der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten gewinnmindernd geltend gemacht werden (§ 7g Einkommensteuergesetz (EStG)).
Da diese Steuerstundungsmöglichkeit vor allem Investitionen von kleinen und mittleren Betrieben erleichtern soll, darf der Gewinn 200.000 EUR nicht überschreiten. Eine weitere Voraussetzung ist, dass das Wirtschaftsgut mindestens bis zum Ende des dem Wirtschaftsjahr der Anschaffung oder Herstellung folgenden Wirtschaftsjahres vermietet oder in einer Betriebsstätte des Betriebes ausschließlich oder fast ausschließlich betrieblich genutzt wird.
Werden bis zum Ende des Investitionszeitraums keine (ausreichenden) begünstigten Investitionen getätigt, sind insoweit noch vorhandene IAB bei der Steuerfestsetzung zinswirksam rückgängig zu machen, bei der der Abzug vorgenommen wurde.
Sonderabschreibungen
Für abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens ist zudem eine Sonderabschreibung nach § 7g Abs. 5 EStG möglich, wenn die Gewinngrenze von 200.000 EUR im Jahr, das der Investition vorangeht, nicht überschritten wird. Die Sonderabschreibung kann neben der normalen Abschreibung geltend gemacht werden und betrug bisher bis zu 20 % der Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Durch das Wachstumschancengesetz (BGBl I 2024, Nr. 108) wurde dieser Prozentsatz für Wirtschaftsgüter, die ab 2024 angeschafft oder hergestellt werden, auf 40 % erhöht.
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MERKE | Die Sonderabschreibung ist zeitlich auf das Jahr der Anschaffung oder Herstellung und die folgenden vier Jahre begrenzt und kann variabel auf diese fünf Jahre verteilt werden. Es ist weder erforderlich, dass in jedem der fünf Jahre Sonderabschreibungen vorgenommen werden, noch, dass der Höchstbetrag (40 %) ausgereizt wird.
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Check der Überentnahmen
Werden Überentnahmen getätigt, ist ein Teil der betrieblichen Schuldzinsen nicht als Betriebsausgaben abziehbar. Eine Überentnahme ist nach § 4 Abs. 4a S. 2 EStG der Betrag, um den die Entnahmen die Summe des Gewinns und der Einlagen des Wirtschaftsjahres übersteigen.
6 % dieser Überentnahmen sind als nicht abziehbare Betriebsausgaben zu behandeln. Überentnahmen der Vorjahre werden zu den laufenden Überentnahmen addiert. Unterentnahmen der Vorjahre werden von den laufenden Überentnahmen abgezogen. Zinsen bis zu 2.050 EUR (Sockelbetrag) sind uneingeschränkt abziehbar. Ausgenommen sind Schuldzinsen, die aus Darlehen zur Finanzierung von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens resultieren.
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MERKE | Durch eine Einlage kann eine Überentnahme mitunter verhindert werden. Die kurzfristige Einlage von Geld stellt aber einen Gestaltungsmissbrauch dar, wenn sie nur dazu dient, die Hinzurechnung zu umgehen. Dies hat der Bundesfinanzhof (Urteil vom 21.8.2012, Az. VIII R 32/09) in einem Fall entschieden, in dem ein Steuerpflichtiger seinem betrieblichen Girokonto jeweils kurz vor Jahresende fremdfinanzierte Geldmittel zuführte, die er kurze Zeit nach dem Jahreswechsel wieder entnahm. Die Einzahlungen dienten nur dazu, die Hinzurechnung nach § 4 Abs. 4a EStG zu vermeiden.
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Zum Anfang
Künstlersozialabgabe bleibt 2025 stabil
| Der Abgabesatz zur Künstlersozialversicherung wird auch in 2025 bei 5,0 % liegen. Eine entsprechende Verordnung wurde kürzlich im Bundesgesetzblatt (BGBl I 2024, Nr. 274) verkündet. |
Grundsätzlich gehören alle Unternehmen, die durch ihre Organisation, besondere Branchenkenntnisse oder spezielles Know-how den Absatz künstlerischer Leistungen am Markt fördern oder ermöglichen, zum Kreis der künstlersozialabgabepflichtigen Personen. Weitere Informationen zur Abgabepflicht und -freiheit erhalten Sie unter www.kuenstlersozialkasse.de.
Zum Anfang
Für GmbH-Geschäftsführer
Offenlegung der Jahresabschlüsse für 2023: Der Countdown läuft
| Offenlegungspflichtige Gesellschaften (insbesondere AG, GmbH und GmbH & Co. KG) müssen ihre Jahresabschlüsse der das Unternehmensregister führenden Stelle elektronisch zur Einstellung in das Unternehmensregister übermitteln. Die Unterlagen sind spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag des Geschäftsjahrs zu übermitteln, auf das sie sich beziehen. Das bedeutet: Ist das Geschäftsjahr das Kalenderjahr, gilt für den Jahresabschluss 2023 somit der 31.12.2024. |
Beachten Sie | Rechnungslegungsunterlagen sind erst mit einem Geschäftsjahresbeginn nach dem 31.12.2021 zur Einstellung in das Unternehmensregister zu übermitteln. Vorherige Geschäftsjahre sind weiterhin im Bundesanzeiger einzureichen und dort offenzulegen. Weitere Informationen erhalten Sie unter www.publikations-plattform.de.
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MERKE | Kleinstkapitalgesellschaften (nach § 267a Handelsgesetzbuch) müssen nur ihre Bilanz (keinen Anhang und keine Gewinn- und Verlustrechnung) einreichen. Zudem können sie ihre Publizitätsverpflichtung durch Offenlegung oder dauerhafte Hinterlegung erfüllen. Hinterlegte Bilanzen sind nicht unmittelbar zugänglich; auf Antrag werden sie kostenpflichtig an Dritte übermittelt.
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Kommt das jeweilige Unternehmen seiner Pflicht zur Offenlegung nicht rechtzeitig oder nicht vollständig nach, leitet das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren ein. Informationen zum Ablauf des Ordnungsgeldverfahrens erhalten Sie unter www.iww.de/s11622.
Zum Anfang
Für GmbH-Gesellschafter
Änderungsbedarf bei Verträgen überprüfen
| Wie in jedem Jahr sollten zwischen GmbH und (beherrschenden) Gesellschafter-Geschäftsführern getroffene Vereinbarungen auf ihre Fremdüblichkeit und Angemessenheit hin überprüft werden. Die entsprechende Dokumentation mindert das Risiko einer verdeckten Gewinnausschüttung. Sollen neue Vereinbarungen getroffen oder bestehende verändert werden, ist dies zeitnah schriftlich zu fixieren. Vertragsinhalte wirken sich bei beherrschenden Gesellschaftern nämlich steuerlich nur aus, wenn sie im Voraus getroffen und tatsächlich wie vereinbart durchgeführt werden. |
Zum Anfang
Für Arbeitgeber
Mindestlohn und Minijob: Erhöhte Werte ab 2025
| Derzeit gilt in Deutschland ein Mindestlohn von 12,41 EUR pro Stunde. Nach der „Vierten Mindestlohnanpassungsverordnung“ (BGBl I 2023, Nr. 321) sind ab dem 1.1.2025 dann 12,82 EUR relevant. Die Erhöhung hat auch Auswirkungen auf die Minijob-Grenze (derzeit 538 EUR monatlich), da diese an den Mindestlohn „gekoppelt“ ist. |
Beachten Sie | Die Geringfügigkeitsgrenze bezeichnet das monatliche Arbeitsentgelt, das bei einer Arbeitszeit von zehn Wochenstunden zum Mindestlohn nach § 1 Abs. 2 S. 1 des Mindestlohngesetzes erzielt wird. Sie wird berechnet, indem der Mindestlohn mit 130 vervielfacht, durch drei geteilt und auf volle EUR aufgerundet wird.
Das heißt: Bei einem Mindestlohn von 12,82 EUR ergibt sich ab dem 1.1.2025 eine Geringfügigkeitsgrenze von 556 EUR (12,82 EUR × 130 ÷ 3).
Zum Anfang
Steuerfreie Inflationsausgleichsprämie noch bis Ende 2024 möglich
| Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern noch bis zum 31.12.2024 eine Inflationsausgleichsprämie von bis zu 3.000 EUR zuwenden und das steuer- und beitragsfrei. |
Die freiwillige Inflationsausgleichsprämie kann nach § 3 Nr. 11c Einkommensteuergesetz (EStG) vom 26.10.2022 bis zum 31.12.2024 gewährt werden.
Beachten Sie | Bei den 3.000 EUR handelt es sich um einen steuerlichen Freibetrag, der auch in mehreren Teilbeträgen ausgezahlt werden kann.
Begünstigt sind auch Zahlungen an Minijobber. Da die Zahlung steuer- und beitragsfrei ist, wird sie nicht auf die Minijobgrenze angerechnet.
Die Zahlungen des Arbeitgebers müssen nach Maßgabe des § 8 Abs. 4 EStG zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgen.
Zum Anfang
Für Arbeitnehmer
Maßnahmen zum Jahreswechsel 2024/2025
| Für Arbeitnehmer kann es vorteilhaft sein, berufsbezogene Ausgaben oder variable Gehaltsbestandteile vorzuziehen oder in das nächste Jahr zu verlagern. Maßgebend ist grundsätzlich das Zu- und Abflussprinzip. |
Beachten Sie | Sofern die Werbungskosten insgesamt unter dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 EUR liegen werden, sollten noch ausstehende Aufwendungen (zum Beispiel für Fachliteratur oder Arbeitsmittel) nach Möglichkeit in das Jahr 2025 verschoben werden.
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PRAXISTIPP | Spätestens zum Jahresende 2024 sollten Arbeitgeber und Belegschaft prüfen, ob die vielseitigen Möglichkeiten von steuerfreien und begünstigten Lohnbestandteilen optimal ausgeschöpft wurden. Darunter fallen auch Sachbezüge (monatliche Freigrenze von 50 EUR) oder der Rabattfreibetrag von 1.080 EUR (jährlich) für vom Betrieb angebotene Waren.
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Zum Anfang
Zum Anfang
Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Der erste Firmenwagen: Richtige Besteuerung und Gestaltungsmodelle
| Soll ein Arbeitnehmer erstmals einen Firmenwagen erhalten, ist die Freude oft groß. Doch mit dem Firmenwagen gehen auch viele Fragen einher: Wie wird der Vorteil „Firmenwagen“ versteuert und wie lässt er sich reduzieren? Lohnt ein Fahrtenbuch? Wie wirken sich Zuzahlungen und privat getragene Kosten aus? Ist eine günstigere Fahrzeugklasse oder ein E-Fahrzeug lukrativ? Diese und weitere Fragen werden nachfolgend beantwortet. |
1. Ausgangsfall
Der ledige, konfessions- und kinderlose Arbeitnehmer A wurde befördert. Hierdurch erhöht sich zwar nicht sein Bruttoarbeitslohn (bisher 4.000 EUR in der Steuerklasse I), aber er darf sich einen Firmenwagen aussuchen. Diesen darf er auch unbeschränkt privat nutzen. Nach einigen Recherchen beabsichtigt A, einen Neuwagen (Verbrenner) mit einem Bruttolistenneupreis (BLP) i. H. von 40.000 EUR und werkseits verbauter Sonderausstattung (10.000 EUR brutto) zu wählen.
A fragt sich aber, welche steuerlichen Folgen der Firmenwagen für ihn hat. Immerhin spart er sich nun die Kosten für alle Privatfahrten und auch die täglichen Fahrten zur Arbeit (20 km Entfernung) trägt ab sofort sein Chef.
2. Pauschale Besteuerung
Weil der Arbeitgeber alle Kosten trägt, darf A den Firmenwagen zwar theoretisch kostenlos fahren. Dennoch wird A durch den Firmenwagen effektiv belastet, da ein steuer- und beitragspflichtiger Vorteil (Sachbezug) vorliegt.
Die Ermittlung des geldwerten Vorteils richtet sich nach § 8 Abs. 2 S. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) i. V. mit § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG grundsätzlich nach der pauschalen Ein-Prozent-Regelung. Somit erhöht sich der Bruttoarbeitslohn von A wie folgt:
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Privatnutzung
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BLP
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40.000 EUR
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zzgl. Sonderausstattung
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10.000 EUR
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Summe
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50.000 EUR
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× 1 % (= Sachbezug pro Monat)
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500 EUR
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Beachten Sie | Für die Ein-Prozent-Regelung ist immer der BLP zum Zeitpunkt der Erstzulassung relevant. Das gilt auch für Gebrauchtwagen und auch dann, wenn der tatsächliche Kaufpreis durch Rabatte niedriger ausfällt. Nur nachträglich (nach erfolgter Erstzulassung) eingebaute Sonderausstattung bleibt bei der Ermittlung des Sachbezugswerts unberücksichtigt.
Da der Firmenwagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt werden kann, ist für diese Fahrten nach § 8 Abs. 2 S. 3 EStG ein Zuschlag von 0,03 % des BLP zzgl. Sonderausstattung für jeden Entfernungskilometer zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte pro Monat anzusetzen.
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Wohnung/erste Tätigkeitsstätte
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BLP zzgl. Sonderausstattung
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50.000 EUR
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× 0,03 %
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15 EUR
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× Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte (20 km)
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300 EUR
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Beachten Sie | Kann der Firmenwagen auch für eine doppelte Haushaltsführung genutzt werden, sind für jede Fahrt pauschal 0,002 % des BLP zzgl. Sonderausstattung je Entfernungskilometer zwischen dem Ort des eigenen Haushalts und dem Beschäftigungsort anzusetzen (§ 8 Abs. 2 S. 5 EStG). Das gilt aber nur für Fahrten, für die keine Werbungskosten abzugsfähig sind also immer dann, wenn mehr als einmal in der Woche zur Zweitwohnung gefahren wird.
Durch den Firmenwagen ergeben sich für A effektiv zwei Änderungen: Er wird durch die Fahrzeugkosten nicht mehr unmittelbar finanziell belastet und sein steuer- und beitragspflichtiger Bruttolohn steigt von 4.000 EUR auf 4.800 EUR. Das führt zu einer Schmälerung seines Nettoeinkommens. Denn während ihm sein Arbeitgeber bisher einen Nettolohn von 2.602 EUR überwiesen hat, reduziert sich dieser künftig auf 2.222 EUR.
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MERKE | A kostet der Firmenwagen somit effektiv 380 EUR netto pro Monat. Diesen Betrag muss er von den gesparten Kfz-Kosten abziehen. Denn nur in Höhe der Differenz führt der Firmenwagen zu einem echten finanziellen Vorteil.
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Infolge der Belastung (380 EUR pro Monat) gilt es zu überlegen, wie sich diese reduzieren lässt. Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten.
3. Günstigeres Fahrzeug
Die einfachste Möglichkeit zur Reduzierung der finanziellen Belastungen ist, dass A einen Firmenwagen mit einem niedrigeren BLP wählt.
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Beispiel
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A entscheidet sich für einen günstigeren Firmenwagen. Bei diesem beträgt der BLP inklusive Sonderausstattung im Zeitpunkt der Erstzulassung nicht mehr 50.000 EUR, sondern lediglich 40.000 EUR.
Durch den niedrigeren BLP reduziert sich der Sachbezug für Privatfahrten auf monatlich 400 EUR (40.000 EUR × 1 %) und für die Fahrten zur Arbeit auf 240 EUR (40.000 EUR × 0,03 % × 20 km). Damit steigt der Bruttoarbeitslohn von 4.000 EUR auf nur noch 4.640 EUR (bisher 4.800 EUR). Da der Nettolohn nun 2.300 EUR beträgt, erhält A monatlich 78 EUR netto mehr Gehalt.
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MERKE | Dies führt auch beim Arbeitgeber zu einer Ersparnis. Zum einen muss er für den Firmenwagen (Kauf oder Leasing) weniger aufwenden. Zum anderen spart er monatlich rund 20 % Arbeitgeberanteile zu den Sozialabgaben bezogen auf den verringerten Bruttolohn. Bei einer Differenz wie im Beispiel von 160 EUR (bisher 4.800 EUR und neu 4.640 EUR) sind das immerhin 32 EUR pro Monat.
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4. Elektro- oder Hybridelektrofahrzeuge
Der Sachbezug kann auch reduziert werden, indem kein Verbrenner, sondern ein Elektro- oder Hybridelektrofahrzeug gewählt wird. Weil der Staat die Elektromobilität auch steuerlich fördern möchte, gibt es für diese Fahrzeuge unter den in § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG verankerten Bedingungen Ermäßigungen, die sich auf die Höhe des BLP auswirken. Wird als Firmenwagen z. B. ein reines Elektrofahrzeug ohne Kohlendioxidemission gewählt und beträgt der BLP bei einer erstmaligen Überlassung durch den Arbeitgeber nach dem 31.12.2018 und vor dem 1.1.2031 maximal 60.000 EUR (erhöht durch das Wachstumschancengesetz auf 70.000 EUR bei Anschaffungen nach dem 31.12.2023), ist der BLP nicht in voller Höhe, sondern nur zu einem Viertel anzusetzen, sodass sich die Sachbezüge reduzieren.
Wird die Grenze von 60.000 EUR bzw. 70.000 EUR bei einem Elektrofahrzeug überschritten, gilt zwar kein geviertelter, aber ein halbierter BLP, der im Übrigen auch für Hybrid-E-Fahrzeuge Anwendung findet. Voraussetzung ist bei einer erstmaligen Überlassung durch den Arbeitgeber nach dem 31.12.2021 und vor dem 1.1.2025, dass das Hybrid-E-Fahrzeug eine Kohlendioxidemission von höchstens 50 g je gefahrenen km hat oder die Reichweite unter ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine mindestens 60 km (nach dem 31.12.2024 und vor dem 1.1.2031 gelten 80 km) beträgt.
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Beispiel
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A entscheidet sich für einen Firmenwagen mit einem BLP inkl. Sonderausstattung von 50.000 EUR. Es handelt sich nun aber um ein E-Fahrzeug.
Der BLP von 50.000 EUR ist nur mit 1/4 (12.500 EUR) anzusetzen. Somit reduziert sich der Sachbezug für Privatfahrten auf monatlich 125 EUR (12.500 EUR × 1 %). Der Sachbezug für die Fahrten zur Arbeit verringert sich auf 75 EUR (12.500 EUR × 0,03 % × 20 km). Damit steigt der Bruttoarbeitslohn auf lediglich 4.200 EUR (bisher 4.800 EUR). Der Nettolohn erhöht sich deshalb von bisher 2.222 EUR auf 2.509 EUR. Damit spart A monatlich 287 EUR netto.
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PRAXISTIPPS | Für den (Hybrid)-E-Firmenwagen wird eine Ladevorrichtung (z. B. Wallbox) benötigt. Diese kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nach § 3 Nr. 46 EStG und § 1 Abs. 1 der Sozialversicherungsentgeltverordnung steuer- und beitragsfrei überlassen. Eigentümer bleibt aber der Arbeitgeber. Soll der Arbeitnehmer Eigentümer werden, stellt die Übereignung der Ladevorrichtung einen Sachbezug dar. Die Steuer kann dann zulasten des Arbeitgebers mit 25 % pauschaliert werden (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 6 EStG). Der Vorteil: Die Sozialabgaben entfallen.
Da der Arbeitnehmer für die zu Hause durchgeführten Ladevorgänge seinen privaten Strom verwendet, kann der Arbeitgeber diesen steuer- und beitragsfrei erstatten. Grundsätzlich wird ein Einzelnachweis des verbrauchten Stroms gefordert. Zur Vereinfachung gestattet die Verwaltung (BMF-Schreiben vom 29.9.2020, Az. IV C 5 – S 2334/19/10009 :004, Rz. 24) aber auch Pauschalen.
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Bei deren Höhe kommt es darauf an, ob es sich um ein E- oder um ein Hybrid-E-Fahrzeug handelt und ob der Arbeitnehmer zusätzlich auch eine Lademöglichkeit beim Arbeitgeber hat:
- mit zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber: 30 EUR im Monat für Elektrofahrzeuge und 15 EUR für Hybrid-E-Fahrzeuge,
- ohne zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber: 70 EUR im Monat für Elektrofahrzeuge und 35 EUR für Hybrid-E-Fahrzeuge.
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5. Einzelbewertung für Fahrten zum Betrieb
Die bislang für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angesetzte Pauschale berücksichtigt das individuelle Fahrverhalten nicht und lässt unberücksichtigt, wie oft die erste Tätigkeitsstätte tatsächlich aufgesucht wurde.
Problematisch ist das, wenn der Arbeitnehmer infolge von Tätigkeiten im Homeoffice oder Außendienst, Teilzeit, Urlaub, Krankheit etc. nur wenige Fahrten durchführt. Denn derartige Nutzungsausfälle sind in dem pauschalen Nutzungswert bereits berücksichtigt, sodass keine Reduzierung des Sachbezugs möglich ist (vgl. BMF-Schreiben vom 3.3.2022, Az. IV C 5 – S 2334/21/10004 :001, Rz. 12). Das gilt selbst für volle Kalendermonate, an denen der Firmenwagen tatsächlich nicht für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wurde.
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Beispiel
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A nutzt seinen Firmenwagen (BLP: 50.000 EUR) infolge einer längeren Erkrankung und diversen Tätigkeiten im Homeoffice für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte im Jahr nur für 100 Fahrten.
Der Sachbezug beträgt unabhängig von der Anzahl der durchgeführten Fahrten 3.600 EUR (50.000 EUR × 0,03 % × 20 km × 12).
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Dieses unbillige Ergebnis kann aber vermieden werden, da anstelle der pauschalen Methode auch eine Einzelbewertung der tatsächlich durchgeführten Fahrten erfolgen kann. Dabei ist zu beachten, dass das Wahlrecht nur für das ganze Jahr ausgeübt werden kann und die Bewertung für jede Fahrt mit 0,002 % des BLP erfolgt. Lukrativ ist die Einzelbewertung, wenn der Arbeitnehmer in dem Kalenderjahr an weniger als 180 Tagen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte durchführt (12 Monate × 0,03 % = 0,36 %; 180 Tage × 0,002 % sind ebenfalls 0,36 %).
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Beispiel
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Wie Beispiel zuvor, A beantragt aber die Einzelbewertung: Der Sachbezug reduziert sich von 3.600 EUR auf 2.000 EUR (50.000 EUR × 0,002 % × 20 km × 100 Fahrten). Bei unterstellten 20 % Sozialabgaben und 30 % Steuern bedeutet das eine Ersparnis von 800 EUR netto pro Jahr (1.600 EUR × 50 %).
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Die Anforderungen für die Einzelbewertung hat die Verwaltung (BMF 3.3.2022, a. a. O.) in der Rz. 13 niedergelegt. Danach muss A gegenüber dem Arbeitgeber kalendermonatlich fahrzeugbezogen schriftlich erklären, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er den Firmenwagen tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat; die bloße Angabe der Anzahl der Tage reicht nicht aus. Demgegenüber vertritt das Finanzgericht Nürnberg (23.1.2020, Az. 4 K 1789/18) die Ansicht, dass eine Datumsangabe nicht zwingend erforderlich ist.
Es sind keine Angaben erforderlich, wie der Arbeitnehmer an den anderen Arbeitstagen zur ersten Tätigkeitsstätte gelangt ist. Tage, an denen er mit dem Firmenwagen mehrfach Fahrten durchführt (z. B. wegen einer Mittagsheimfahrt) gelten als ein Tag.
Die schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber zum Lohnkonto nehmen. Aus Vereinfachungsgründen ist es nicht zu beanstanden, wenn für die Ermittlung des Sachbezugs jeweils die Erklärung des Vormonats zugrunde gelegt wird.
Beachten Sie | Damit die Einzelbewertung nicht zu einem höheren Sachbezug führt, muss der Arbeitgeber eine jahresbezogene Begrenzung auf insgesamt 180 Fahrten vornehmen.
Die Einzelbewertung stellt zwar ein Wahlrecht dar. Der Arbeitgeber muss sie aber vornehmen, wenn sie der Arbeitnehmer beantragt. Diese Verpflichtung kann der Arbeitgeber nur umgehen, wenn er im Arbeitsvertrag oder der Vereinbarung über die Überlassung des Firmenwagens eine Klausel aufnimmt, nach der er keine Einzelbewertung vorzunehmen hat. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung zur Einzelbewertung übergehen und seinen Bruttoarbeitslohn reduzieren. Hierzu muss er mit Datumsangabe darlegen, an welchen Tagen er den Firmenwagen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat und in welcher Höhe sein Arbeitgeber den Sachbezug berücksichtigt hat.
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MERKE | Durch die nachträgliche Einzelbewertung sinkt die Einkommensteuer. Die Sozialabgaben bleiben aber unverändert.
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6. Kostendeckelung
Die pauschal ermittelten Sachbezüge dürfen die Gesamtkosten des Firmenwagens nicht übersteigen. Denn sonst würde ein Sachbezug versteuert, der tatsächlich nicht entstanden ist. Deshalb ist es erforderlich, den insgesamt für das jeweilige Jahr ermittelten Sachbezug mit den tatsächlich entstandenen Fahrzeugkosten (u. a. Versicherung, Kfz-Steuer, Treibstoff, Reparaturen, Abschreibung) zu vergleichen. Übersteigen die Fahrzeugkosten den Sachbezug, ist dieser um die Differenz zu reduzieren.
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Beispiel
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Der Arbeitgeber des A hat die Fahrzeuggesamtkosten zusammengestellt. Diese betragen 8.000 EUR. Da der bisher für das Jahr als Arbeitslohn zu erfassende Sachbezug 9.600 EUR beträgt, ist er um 1.600 EUR zu reduzieren.
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7. Fahrtenbuch
Führt A ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (BMF 3.3.2022, a. a. O., Rz. 26 ff.), können anstelle der pauschal ermittelten Sachbezüge die tatsächlichen Fahrzeugkosten angesetzt werden. Hierzu werden die jährlichen Gesamtkosten des Firmenwagens ermittelt, durch die jährliche Gesamtfahrleistung geteilt und der sich so ergebende Kilometersatz mit jedem privat gefahrenen km multipliziert (ebenso für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte). Dieses Verfahren bietet sich vor allem bei einem hohen BLP an und/oder, wenn der Firmenwagen wenig privat genutzt wird.
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Beispiel
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Die Sachbezüge für den Firmenwagen betragen jährlich 9.600 EUR. A hat ein Fahrtenbuch geführt. Daraus ergeben sich 20.000 gefahrene km (8.000 privat, 8.000 geschäftlich und 4.000 für Fahrten Wohnung erste Tätigkeitsstätte). Die Fahrzeuggesamtkosten wurden mit 12.000 EUR (inkl. Abschreibung auf acht Jahre) ermittelt.
Die Kosten pro km betragen 0,60 EUR (12.000 EUR/20.000 km). Der Sachbezug ist von 9.600 EUR auf 7.200 EUR zu reduzieren (12.000 km × 0,60 EUR).
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Bei einem (Hybrid)-E-Fahrzeug sind Begünstigungen möglich (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 3 EStG). Je nach Art des Fahrzeugs werden die in die Gesamtkosten einzubeziehenden Abschreibungen nur zur Hälfte oder einem Viertel angesetzt. Die Folge: Ein geringerer Kostensatz pro km und ein geringerer Sachbezug.
Das Fahrtenbuch muss eine leichte und einwandfreie Überprüfung der Angaben ermöglichen. Alle Fahrstrecken müssen gesondert, fortlaufend und zeitnah aufgeführt werden. Für Privatfahrten sind die Kilometerangaben nebst Angabe des Tages und der Vermerk „privat“ einzutragen. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte reicht die Angabe des Tages, der Kilometerstände und der Vermerk „Wohnung/erste Tätigkeitsstätte“. Für geschäftlich veranlasste Fahrten sind das Datum und die Kilometerstände, das Reiseziel und -zweck sowie der Name des Geschäftspartners zu dokumentieren.
Das Fahrtenbuch muss in geschlossener Form und so geführt werden, dass es nicht manipuliert werden kann und etwaige Änderungen einsehbar sind. Elektronische Fahrtenbücher sind zulässig, wenn sich aus diesen dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen und eine nachträgliche Veränderung der Eintragungen ohne Dokumentation ausgeschlossen ist. Eine einfache Excel-Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht.
8. Zuzahlungen
Zuzahlungen und Nutzungsentgelte, die an den Arbeitgeber zu leisten sind, haben eines gemeinsam: Sie mindern den Nutzungswert und damit den Sachbezug (BFH 30.11.2016, Az. VI R 49/14 und Az. VI R 2/15). Der Grund: Der Arbeitnehmer wird in Höhe des Nutzungsentgelts durch die Firmenwagenüberlassung nicht bereichert, sodass in diesem Umfang kein Arbeitslohn vorliegt.
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MERKE | Übersteigt das Nutzungsentgelt den Sachbezug, führt der übersteigende Betrag weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten.
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8.1 Einmalige Zuzahlung zu den Anschaffungskosten
Leistet der Arbeitnehmer eine einmalige Zuzahlung zu den Anschaffungskosten oder übernimmt er eine Leasingsonderzahlung, mindern diese oft hohen Beträge den Sachbezug bis auf 0 EUR (R 8.1 Abs. 9 Nr. 4 S. 2 und 3 Lohnsteuerrichtlinien [LStR]). Aufgrund der hohen Zahlung ergibt sich oft ein den Sachbezug übersteigender Betrag. Dieser geht aber nicht verloren, sondern lässt sich in künftige Perioden vortragen.
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Beispiel
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Da A ein teureres Fahrzeug wünscht, als sein Arbeitgeber bereit ist zu gewähren, leistet er eine Zuzahlung zu den Anschaffungskosten von 15.000 EUR. Der jährlich ermittelte Sachbezug nach der Ein-Prozent-Methode beträgt 9.600 EUR.
Die Zuzahlung wird mit dem Sachbezug verrechnet. Übersteigende Beträge werden in künftige Jahre vorgetragen:
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Jahr
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Sachbezug
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Zuzahlung
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steuerpflichtig
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1
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9.600 EUR
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9.600 EUR
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0 EUR
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2
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9.600 EUR
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5.400 EUR
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4.200 EUR
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3 ff.
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9.600 EUR
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0 EUR
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9.600 EUR
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Beachten Sie | Entsprechendes gilt bei der Ermittlung des Sachbezugs durch ein Fahrtenbuch. In diesem Fall sind bei der Ermittlung der Fahrzeuggesamtkosten die nicht um die Zuzahlung geminderten Anschaffungskosten maßgebend dafür wird die Zuzahlung dann von dem ermittelten Sachbezug abgezogen.
Das Beispiel verdeutlicht das Problem der Zuzahlung: Es kommt zu Schwankungen in der Einkommensprogression (Sachbezug im Jahr 1: 0 EUR; Sachbezug in den Jahren 3 ff.: 9.600 EUR). Günstiger wäre es oft, wenn die Zuzahlung linear auf den Zeitraum der Firmenwagenüberlassung verteilt werden könnte und das geht, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine arbeitsvertragliche Vereinbarung über den Zuzahlungszeitraum treffen (BFH 16.12.2020, Az. VI R 19/18; BMF 3.3.2022, a. a. O., Rz. 66).
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Beispiel
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Wie das Beispiel zuvor, allerdings vereinbart A mit seinem Arbeitgeber, dass die Zuzahlung von 15.000 EUR auf drei Jahre zu verteilen ist, da ihm der Firmenwagen zunächst für drei Jahre überlassen wird.
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Jahr
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Sachbezug
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Zuzahlung
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steuerpflichtig
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1
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9.600 EUR
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5.000 EUR
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4.600 EUR
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2
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9.600 EUR
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5.000 EUR
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4.600 EUR
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3
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9.600 EUR
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5.000 EUR
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4.600 EUR
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4 ff.
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9.600 EUR
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0 EUR
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9.600 EUR
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MERKE | Entsprechendes gilt für zeitraumbezogene (Einmal-)Zahlungen für die außerdienstliche Nutzung. Auch diese sind bei der Bemessung des geldwerten Vorteils auf den Zeitraum, für den sie geleistet werden, gleichmäßig zu verteilen und vorteilsmindernd zu berücksichtigen (BFH 16.12.2020, Az. VI R 19/18; BMF 3.3.2022, a. a. O., Rz. 57).
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Zum Problem wird eine auf den Nutzungszeitraum verteilte Einmalzahlung, wenn der Firmenwagen frühzeitig gewechselt wird (z. B. wegen eines Totalschadens). Denn noch nicht verrechnete Zuzahlungen können nicht auf einen neuen Pkw übertragen werden. Die Zuzahlung ist insoweit steuerlich verloren. Erhält der Arbeitnehmer einen Teilbetrag zurück, ist die Rückzahlung nur insoweit steuerpflichtig, wie die Zuzahlung bereits Sachbezüge gemindert hat.
8.2 Laufendes Nutzungsentgelt
Muss der Arbeitnehmer ein laufendes Nutzungsentgelt (z. B. eine Kilometerpauschale) zahlen oder einzelne Kosten (z. B. Treibstoff) übernehmen, mindern die Nutzungsentgelte den Sachbezug bis auf maximal 0 EUR (Beispiel: Sachbezug: 800 EUR abzgl. Benzinkosten: 250 EUR = steuer- und beitragspflichtiger Sachbezug i. H. von 550 EUR).
Wird der Sachbezug nach der Fahrtenbuchmethode berechnet und übernimmt der Arbeitnehmer einzelne Kosten, sind die vom Arbeitnehmer getragenen Aufwendungen nach der R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 S. 8 LStR nicht in die Ermittlung der Gesamtkosten einzubeziehen. Das Bundesfinanzministerium (3.3.2022, a. a. O., Rz. 59) gestattet aber auch eine günstigere Berechnung: Danach können zunächst die Gesamtkosten und damit die Kfz-Kosten je gefahrenen Kilometer inklusive der vom Arbeitnehmer getragenen Kosten ermittelt werden. Die vom Arbeitnehmer getragenen Kosten werden dann von dem Sachbezug abgezogen.
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Beispiel
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A führt ein Fahrtenbuch. 2023 nutzt er den Firmenwagen mit 9.000 km für private und mit 16.000 km für dienstliche Zwecke. Von den Gesamtkosten (10.000 EUR) entfallen 2.500 EUR auf Treibstoffkosten, die A auf Basis des Nutzungsvertrags selbst zahlen musste.
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LStR
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BMF
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Gesamtkosten
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10.000 EUR
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10.000 EUR
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von A getragen
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2.500 EUR
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maßgebende Gesamtkosten
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7.500 EUR
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10.000 EUR
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gefahrene km
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25.000 km
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25.000 km
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Kosten je km
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0,30 EUR
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0,40 EUR
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km (privat)
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9.000 km
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9.000 km
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Sachbezug (km-Satz × km)
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2.700 EUR
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3.600 EUR
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von A getragen
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2.500 EUR
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Sachbezug
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2.700 EUR
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1.100 EUR
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Vorteil
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1.600 EUR
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8.3 Lohnabrechnung oder Steuererklärung
Die Zuzahlungen sind im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigen, es sei denn, aus der arbeitsvertraglichen oder einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage ergibt sich etwas anderes.
Wurde der Sachbezug vom Arbeitgeber nicht um das Nutzungsentgelt gemindert (z. B., weil es arbeitsvertraglich ausgeschlossen wurde) oder wurde die Minderung falsch berechnet, ist der Steuervorteil nicht verloren. Der Arbeitnehmer kann das Nutzungsentgelt auch in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen und den Bruttoarbeitslohn in entsprechender Höhe reduzieren.
Damit das Finanzamt den Vorgang prüfen kann, muss die Nutzungsvereinbarung vorgelegt, das Nutzungsentgelt nachgewiesen und dargelegt werden, wie der Arbeitgeber den Vorteil bisher als Sachbezug versteuert hat. Im Anschluss werden dem Arbeitnehmer durch den geringeren Bruttoarbeitslohn die zu viel entrichteten Lohnsteuern (nicht aber die Sozialabgaben) erstattet.
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