Inhalt:
Zum Anfang
Für Arbeitgeber
Mit diesen Gehaltsextras erhalten Ihre Mitarbeiter ein höheres Nettogehalt
| Fast alle Arbeitnehmer wünschen sich mehr „Netto vom Brutto“. Und da der Staat zahlreiche begünstigte Gehaltsbestandteile anbietet, können die Lohnsteuern und Sozialabgaben optimiert werden. Die Sonderausgabe zeigt interessante Vergütungsbestandteile und was bei deren Implementierung beachtet werden sollte. |
1. Das heißt „abgabenbegünstigt“
Gewähren Arbeitgeber eine reguläre Gehaltserhöhung, bleibt bei dem Mitarbeiter netto oft nicht viel übrig.
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Beispiel
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Ein Arbeitgeber möchte einen engagierten Arbeitnehmer (ledig, kinderlos, Konfession: römisch-katholisch) „belohnen“, weshalb sein Gehalt von 2.000 auf 2.200 EUR monatlich erhöht wird. Das sind also 2.400 EUR jährlich mehr Lohn. Hierauf fallen für den Arbeitgeber jährlich rund 468 EUR Lohnnebenkosten an, d. h. die Gehaltserhöhung kostet den Arbeitgeber im Jahr sogar 2.868 EUR.
Dem Mitarbeiter bleiben nach Steuern (609 EUR höhere jährliche Steuerbelastung) und Sozialabgaben (482 EUR höhere jährliche Abgabenlast) jährlich lediglich rund 1.309 EUR (2.400 EUR abzüglich 609 EUR und 482 EUR) von der Gehaltserhöhung übrig.
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Demgegenüber sind abgabenbegünstigte Vergütungsbestandteile teilweise oder sogar vollständig von Abgaben und Steuern befreit. Die Vorteile:
- Es werden keine Sozialabgaben mehr auf Arbeitgeberseite fällig. Bei manchen Vergütungsbestandteilen zahlen Arbeitgeber stattdessen nur eine pauschale Lohnsteuer von 15 oder 25 %.
- Mitarbeiter zahlen für die zusätzliche Vergütung keine Sozialabgaben und keine Steuern.
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Beispiel (Fortsetzung)
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Bei einer abgabenbegünstigten Gestaltung der Gehaltserhöhung hätte der Arbeitnehmer im Vergleich zu einer „normalen“ Gehaltserhöhung von 2.400 EUR im Jahr somit 1.091 EUR mehr im Portemonnaie.
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Alle Gestaltungen haben einen kleinen Nachteil: Für die abgabenbegünstigten Gehaltsbestandteile werden für den Mitarbeiter keine Beiträge in die gesetzliche Rentenversicherung gezahlt. Hierfür gibt es später also keine Rente.
Andererseits stehen dem erworbenen Rentenanspruch bei einer normalen Gehaltserhöhung zugleich höhere Zahlungen an die Krankenkasse gegenüber, sofern die Beitragsbemessungsgrenze noch nicht erreicht ist. Würden Arbeitnehmer wegen der Rentenansprüche auf die Gestaltung verzichten, wäre die Rente daher teuer erkauft.
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PRAXISTIPP | Möchten Mitarbeiter etwas für ihre Altersvorsorge tun, bieten sich eher eine private oder eine wiederum steuerbegünstigte betriebliche Altersvorsorge an.
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Im Einkommensteuergesetz (EStG) gibt es zahlreiche begünstigte Gehaltsextras. Nachfolgend sind interessante Zusatzleistungen exemplarisch aufgeführt:
2. Aufmerksamkeiten
Sachzuwendungen können Arbeitnehmer oder deren Angehörige aus besonderem personenbezogenen Anlass (z. B. Geburtstag) bis zu einem Höchstbetrag von 60 EUR je Anlass steuer- und beitragsfrei erhalten.
Beachten Sie | Übersteigt der Wert der Sachzuwendung die Freigrenze von 60 EUR, ist die Zuwendung in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig.
3. Beihilfen
Arbeitgeber können Arbeitnehmern insbesondere folgende Unterstützungsleistungen zukommen lassen:
Private Arbeitgeber können Arbeitnehmer mit bis zu 600 EUR p. a. steuer- und abgabenfrei unterstützen, wenn die Unterstützungen dem Anlass nach gerechtfertigt sind (z. B. in Krankheits- und Unglücksfällen). Bei besonderen Notfällen sind höhere Beträge möglich.
Beachten Sie | Betriebe mit mehr als vier Arbeitnehmern müssen bestimmte Voraussetzungen für die Steuerfreiheit beachten, die in R 3.11 Abs. 2 der Lohnsteuerrichtlinien aufgeführt sind.
Fallen Erholungsbeihilfen nicht unter diese Steuerbefreiung, können Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 % für die Arbeitnehmer übernehmen. Sozialabgaben entstehen nicht. Begünstigt sind diese Beihilfen bis zu (jährlich) 156 EUR für den Arbeitnehmer selbst, 104 EUR für den Ehegatten und 52 EUR für jedes Kind.
Das Geld muss zu Erholungszwecken verwendet werden. Davon ist auszugehen, wenn es im zeitlichen Zusammenhang mit einem Urlaub gezahlt wird. Um etwaigen „Problemen“ bei einer Außenprüfung vorzubeugen, sollten Arbeitgeber eine schriftliche Bestätigung des Arbeitnehmers zum Lohnkonto nehmen.
4. Dienstfahrräder
Der geldwerte Vorteil aus der Überlassung eines betrieblichen Fahrrads ist mit Wirkung ab dem 1.1.2019 (zunächst bis Ende 2021 befristet) steuerfrei.
Voraussetzung ist, dass der Vorteil zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Im Gegensatz zur Steuerbefreiung bei Jobtickets (vgl. unter 10.) erfolgt hier keine Anrechnung auf die Entfernungspauschale.
Beachten Sie | Die Steuerbefreiung gilt sowohl für Elektrofahrräder als auch für Fahrräder. Ist ein Elektrofahrrad jedoch verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen – z. B. gelten Elektrofahrräder, deren Motor auch Geschwindigkeiten über 25 Kilometer pro Stunde unterstützt, als Kraftfahrzeuge – sind für die Bewertung dieses geldwerten Vorteils die Regelungen der Dienstwagenbesteuerung anzuwenden.
5. Essenszuschüsse/Restaurantschecks
Bezuschussen Arbeitgeber die arbeitstägliche Verpflegung ihrer Arbeitnehmer z. B. durch Essensgutscheine, die in Lokalen oder Gaststätten eingelöst werden können, ist als geldwerter Vorteil unter gewissen Voraussetzungen nur der amtliche Sachbezugswert (Werte für 2019: Frühstück = 1,77 EUR, Mittag- und Abendessen jeweils 3,30 EUR) anzusetzen. Eine etwaige Zuzahlung des Arbeitnehmers ist hiervon abzuziehen.
Die Voraussetzungen sind in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (18.1.2019, Az. IV C 5 – S 2334/08/10006-01) aufgeführt. Zu nennen sind insbesondere:
- Der Zuschuss darf den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigen. 2019 darf ein Essenszuschuss also maximal 6,40 EUR (3,30 EUR + 3,10 EUR) betragen.
- Der Zuschuss darf den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen.
- Für jede Mahlzeit kann lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheits-, Urlaubstage) beansprucht werden.
- Mit dem Essensgutschein muss eine Mahlzeit erworben werden. Werden einzelne Lebensmittel erworben, müssen diese zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sein.
- Der Zuschuss kann nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate noch nicht abgelaufen sind.
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MERKE | Die Einhaltung der Voraussetzungen für den Ansatz einer Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert muss der Arbeitgeber im Einzelnen nachweisen bzw. dokumentieren.
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6. Fahrtkostenzuschüsse
Nutzen Arbeitnehmer für den Weg zwischen ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte ihren privaten Pkw, gewähren Arbeitgeber oft einen Zuschuss, der grundsätzlich zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führt. In Höhe der Entfernungspauschale können Arbeitgeber indes eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 15 % vornehmen, die zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung führt.
7. Firmenwagen
Die Überlassung eines Firmenwagens zur privaten Nutzung ist zwar nicht steuerbegünstigt, bietet dem Arbeitnehmer aber wirtschaftliche Vorteile, wenn der Arbeitgeber die Kosten trägt. Für den Arbeitgeber sind die Kosten Betriebsausgaben, auch soweit der Arbeitnehmer den Firmenwagen privat nutzt. Er kann allerdings auch an den Kosten beteiligt werden, was den geldwerten Vorteil reduziert. Für die steuerliche Behandlung gibt es zwei Möglichkeiten:
Pauschalierung: Für den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung ist monatlich 1 % des Bruttolistenneupreises zu versteuern. Hinzu kommen 0,03 % pro Monat und Entfernungskilometer für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
Statt der monatlichen 0,03 % ist die Bewertung jeder einzelnen Fahrt mit 0,002 % pro Entfernungskilometer möglich, wenn der Arbeitnehmer monatlich schriftlich erklärt, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er mit dem Pkw von der Wohnung zur Arbeit gefahren ist (BMF-Schreiben vom 4.4.2018, Az. IV C 5 – S 2334/18/10001). Dies ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn es weniger als 180 Tage im Jahr sind.
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MERKE | Seit dem 1.1.2019 ist der Arbeitgeber zur Einzelbewertung verpflichtet, wenn der Arbeitnehmer dies verlangt und sich aus der arbeitsvertraglichen oder einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage nichts anderes ergibt.
Erfolgt die Einzelbewertung nicht im Lohnsteuerabzugsverfahren, kann die Korrektur des Arbeitslohns durch den Arbeitnehmer über seine Steuererklärung erfolgen.
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Fahrtenbuch: Führt der Arbeitnehmer ganzjährig ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, können die Privatfahrten und die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit den anteiligen Fahrzeugkosten angesetzt werden. Diese Methode lohnt sich vor allem bei geringer Privatnutzung und/oder einem hohen Bruttolistenpreis.
8. Gesundheitsleistungen
In § 3 Nr. 34 EStG werden bestimmte – zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte – Gesundheitsförderungsmaßnahmen steuerfrei gestellt, soweit sie 500 EUR im Kalenderjahr (= Freibetrag) nicht übersteigen. Hierdurch soll der allgemeine Gesundheitszustand verbessert und die betriebliche Gesundheitsförderung gestärkt werden.
Seit 1.1.2019 fallen unter die Steuerbefreiung nur noch Gesundheitsmaßnahmen, die hinsichtlich Qualität, Zweckbindung, Zielgerichtetheit und Zertifizierung den Anforderungen der §§ 20 und 20b SGB V genügen. Das heißt: In 2019 begonnene Gesundheitsmaßnahmen müssen zertifiziert sein.
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PRAXISTIPP | Bei bereits vor dem 1.1.2019 begonnenen unzertifizierten Gesundheitsmaßnahmen ist eine Zertifizierung erstmals für Sachbezüge erforderlich, die nach dem 31.12.2019 gewährt werden.
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9. Gutscheine (44 EUR-Freigrenze für Sachbezüge)
Kostenlose oder verbilligte Sachbezüge können bis zu einer monatlichen Freigrenze von 44 EUR (brutto) – insgesamt für alle Vorteile – steuer- und abgabenfrei erbracht werden. Unter Sachbezüge fallen z. B. Warengutscheine (also auch Tankgutscheine).
Beachten Sie | Übersteigt der Wert die Freigrenze von 44 EUR, ist die Zuwendung in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig.
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Beispiel
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Ein Arbeitnehmer erhält im Januar 2019 Sachbezüge in Höhe von 20 EUR. Im Februar beträgt der Wert der zugeflossenen Sachbezüge 60 EUR.
Im Januar bleiben die Sachbezüge steuer- und beitragsfrei, da die Freigrenze von 44 EUR nicht überschritten wurde. Demgegenüber sind die Sachbezüge im Februar steuer- und beitragspflichtig. Denn sie übersteigen die Freigrenze von 44 EUR.
Da es sich um eine monatliche Freigrenze handelt, ist eine Nachholung nicht ausgeschöpfter Beträge unzulässig. Das bedeutet: Der im Januar 2019 nicht ausgeschöpfte Betrag von 24 EUR (44 EUR abzüglich 20 EUR) ist nicht auf den Folgemonat übertragbar.
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Beachten Sie | Da die 44 EUR-Freigrenze nur für Sachbezüge und nicht für Barlohn gilt, kommt es entscheidend darauf an, welche Leistung der Arbeitnehmer beanspruchen kann.
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MERKE | Bei Sachzuwendungen aus dem Sortiment des Arbeitgebers gilt anstelle der monatlichen Freigrenze ein jährlicher Rabattfreibetrag von 1.080 EUR (brutto).
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10. Jobtickets
Mit Wirkung zum 1.1.2019 wurde die 2004 aufgehobene Steuerbefreiung für Arbeitgeberleistungen (Zuschüsse und Sachbezüge) zu den Aufwendungen für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel im Linienverkehr der Arbeitnehmer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte wieder eingeführt. Ferner wurde die Steuerbegünstigung auf private Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr erweitert.
Beachten Sie | Steuerfrei sind nur Leistungen, die der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbringt. Arbeitgeberleistungen, die durch Umwandlung des ohnehin geschuldeten Arbeitslohns finanziert werden (Gehaltsumwandlungen), werden nicht von der Steuerbefreiung erfasst. Ferner werden die steuerfreien Leistungen auf die Entfernungspauschale bei der eigenen Einkommensteuer-Erklärung angerechnet.
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PRAXISTIPP | Da das Jobticket nunmehr steuerfrei ist, bleibt es bei der Prüfung der monatlichen 44-EUR-Grenze außen vor. Somit kann die Freigrenze für andere Sachbezüge genutzt werden.
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11. Kindergartenzuschüsse
Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmer in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen sind sowohl steuer- als auch sozialabgabenfrei.
Beachten Sie | Bei Barzuschüssen ist Voraussetzung, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die entsprechende Verwendung auch nachweist. Der Arbeitgeber hat die Nachweise im Original als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.
12. Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit
Erhalten Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit Mahlzeiten im Wert bis zu 60 EUR, können diese mit dem amtlichen Sachbezugswert (zur Höhe vgl. unter „5. Essenszuschüsse/Restaurantschecks“) angesetzt werden. Dies setzt voraus, dass dem Arbeitnehmer – insbesondere wegen Nichterfüllung der Zeitgrenzen – keine Verpflegungspauschalen (vgl. unter „15. Reisekostenersatz“) zustehen. Arbeitgeber können den Arbeitslohn mit 25 % pauschal besteuern, was Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung auslöst.
Der Ansatz des Sachbezugswerts entfällt, wenn dem Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen zustehen. Diese sind dann allerdings zu kürzen – und zwar um 20 % für ein Frühstück sowie um 40 % für ein Mittag- oder Abendessen (jeweils auf Grundlage der für 24 Stunden geltenden Verpflegungspauschale des jeweiligen Reisetags). Zahlt der Arbeitgeber trotz Kürzungspflicht indes die vollen Verpflegungsgelder, kann er den unterlassenen Kürzungsbetrag mit 25 % pauschal und sozialversicherungsfrei besteuern.
Beachten Sie | Salzgebäck oder vergleichbare Knabbereien im Flugzeug, Zug oder Schiff erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit und führen nicht zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale (BMF-Schreiben vom 19.5.2015, Az. IV C 5 – S 2353/15/10002).
13. Mitarbeiterbeteiligungen
Überlassen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern Beteiligungen am eigenen oder einem verbundenen Unternehmen unentgeltlich oder verbilligt, bleibt der geldwerte Vorteil bis zu 360 EUR im Jahr steuer- und sozialabgabenfrei (§ 3 Nr. 39 EStG).
Die Beteiligung muss mindestens allen Arbeitnehmern offenstehen, die im Zeitpunkt der Bekanntgabe des Angebots ein Jahr oder länger ununterbrochen in einem gegenwärtigen Dienstverhältnis zum Unternehmen stehen.
14. Private Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte
Die Vorteile aus der privaten Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte wie Smartphones, Handys, Laptops, Tablets etc. sind steuer- und sozialabgabenfrei. Die Steuerfreiheit gilt nicht nur für die private Nutzung des Telefons am Arbeitsplatz, sondern auch, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer z. B. ein Smartphone zur ständigen Privatnutzung überlässt.
Die Verwaltung legt die in § 3 Nr. 45 EStG geregelte Steuerbefreiung wie folgt aus (vgl. R 3.45 der Lohnsteuerrichtlinien):
Die Steuerfreiheit gilt nur für die Überlassung zur Nutzung durch den Arbeitgeber oder aufgrund des Dienstverhältnisses durch einen Dritten. In diesen Fällen sind auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten) steuerfrei.
Beachten Sie | Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder aufgrund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden.
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MERKE | Die Steuerfreiheit tritt nicht ein, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Smartphone, das Laptop etc. schenkt oder verbilligt übereignet. In diesen Fällen kann der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil aber pauschal mit 25 % versteuern, wenn die Übereignung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt.
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15. Reisekostenersatz
Vom Arbeitgeber erstattete Reisekosten sind steuer- und beitragsfrei, solange sie die als Werbungskosten abziehbaren Beträge nicht übersteigen.
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Beispiel
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Ein Arbeitnehmer hat eine erste Tätigkeitsstätte bei seinem Arbeitgeber und nutzt seinen privaten Pkw für diverse Kundenbesuche (Auswärtstätigkeit). Der Arbeitgeber kann ihm die Fahrtkosten für die Kundenbesuche mit 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer steuer- und sozialabgabenfrei ersetzen.
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Bei einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit im Inland können folgende Verpflegungspauschalen steuerfrei gezahlt werden:
- Für eintägige Dienstreisen ohne Übernachtung mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden kann eine Pauschale von 12 EUR berücksichtigt werden.
- Beachten Sie | Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer seine Auswärtstätigkeit über Nacht (also an zwei Kalendertagen) ausübt – somit nicht übernachtet – und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend ist.
- Bei mehrtägigen Dienstreisen gilt eine Pauschale von 24 EUR, wenn der Arbeitnehmer volle 24 Stunden abwesend ist (Zwischentag).
- Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung kann ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von jeweils 12 EUR berücksichtigt werden.
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PRAXISTIPP | Beim Verpflegungsmehraufwand kann der Arbeitgeber bis zu doppelt so hohe Pauschalen gewähren, wenn er die über die normalen Pauschalen hinausgehenden Beträge mit 25 % pauschal versteuert.
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16. Unentgeltliche Parkplatzgestellung
Gerade in Großstädten und attraktiven Innenstadtlagen können Arbeitgeber Mitarbeiter mit einer Parkplatzgestellung an sich binden.
Stellt der Arbeitgeber für das Abstellen des Fahrzeugs während der Arbeitszeit eine Parkmöglichkeit unentgeltlich zur Verfügung, dann handelt es sich um eine lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Annehmlichkeit, die im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers erbracht wird. Arbeitslohn liegt insoweit nicht vor. Das gilt auch, wenn der Arbeitgeber selbst Park- oder Einstellplätze von einem Dritten anmietet und sie seinen Arbeitnehmern unentgeltlich überlässt.
Beachten Sie | Das Finanzgericht Köln (15.3.2006, Az. 11 K 5680/04) hat entschieden, dass die Parkraumgestellung seitens des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln ist. Da diese Entscheidung der bundeseinheitlich abgestimmten Verwaltungsauffassung widerspricht, wendet die Finanzverwaltung das Urteil über den entschiedenen Einzelfall hinaus nicht an (vgl. u. a. OFD Münster 25.6.2007, Kurzinformation ESt Nr. 017/2007).
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MERKE | Ersetzt dagegen der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Parkgebühren, z. B. für einen vom Arbeitnehmer angemieteten Einstellplatz in der Nähe des Arbeitsplatzes, liegt steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor. Auch eine Pauschalbesteuerung von 15 % (§ 40 Abs. 2 S. 2 EStG) kommt nicht in Betracht, da die Parkgebühren durch die Entfernungspauschale abgegolten sind und nicht gesondert als Werbungskosten angesetzt werden können.
Eine steuer- und sozialversicherungsfreie Erstattung des Arbeitgebers ist allenfalls bei Parkgebühren als Reisenebenkosten einer Auswärtstätigkeit möglich.
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17. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit
Zuschläge, die Arbeitgeber für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit neben dem Grundlohn zahlen, sind in bestimmter Höhe steuerfrei. Die jeweiligen Grenzen sind in § 3b EStG geregelt.
Die Steuerfreiheit setzt voraus, dass die Zuschläge neben dem Grundlohn gezahlt werden. Sie dürfen nicht Teil einer einheitlichen Entlohnung für die gesamte Tätigkeit sein. Zudem ist erforderlich, dass die Zuschläge für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit gezahlt werden.
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MERKE | Der maximale Grund-Stundenlohn, auf den sich die Steuerfreiheit der Zuschläge bezieht, beträgt 50 EUR. Sozialversicherungsrechtlich gilt demgegenüber ein Höchstbetrag von nur 25 EUR.
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| „Es ist nach wie vor unklar, wie sich die innenpolitische Lage in Großbritannien weiter entwickelt. Ein harter Brexit ist nicht ausgeschlossen. Die Unternehmen in Deutschland und Europa müssen daher Vorsorge treffen“, so Katarina Barley, Bundesministerin der Justiz und für Verbraucherschutz im Hinblick auf das kürzlich in Kraft getretene „Vierte Gesetz zur Änderung des Umwandlungsgesetzes“. |
In der Vergangenheit haben rund 10.000 Unternehmen in Deutschland die Rechtsform der Limited („private company limited by shares“) oder der PLC („public limited company“) gewählt. Mit dem Wirksamwerden des Brexits droht diesen Gesellschaften, dass sie ihre Rechtsfähigkeit als Limited bzw. PLC verlieren. Und das kann gravierende Folgen haben. Denn im Ernstfall ist eine persönliche Haftung der Gesellschafter mit ihrem Privatvermögen auch für Altschulden der Gesellschaft möglich.
Mit dem neuen Gesetz erhalten diese Gesellschaften die Möglichkeit, sich unter Nutzung eines Verschmelzungsverfahrens in eine Kommanditgesellschaft (KG) umzuwandeln. Das kann auch eine GmbH & Co. KG oder eine UG (haftungsbeschränkt) & Co. KG sein. Dies soll insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen den Übergang in eine deutsche Rechtsform erleichtern.
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PRAXISTIPP | Unternehmen müssen ihren Verschmelzungsplan rechtzeitig vor Wirksamwerden des Brexit notariell beurkunden lassen. Die übrigen Schritte des mehraktigen Verschmelzungsverfahrens können danach durchgeführt werden. Der Vollzug durch das Handelsregister muss spätestens nach zwei Jahren beantragt werden.
Die Übergangsvorschrift gilt sowohl im Fall eines „Hard Brexit“ im März dieses Jahres, als auch im Fall eines Austrittsabkommens zwischen der Europäischen Union und dem Vereinigten Königreich. Kommt es zu einem Austrittsabkommen mit Übergangszeitraum, verlängert sich der Zeitraum für eine rechtzeitige notarielle Beurkundung des Verschmelzungsplans bis zum Ablauf des Übergangszeitraums.
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Quelle | Viertes Gesetz zur Änderung des Umwandlungsgesetzes vom 19.12.2018, BGBl I 2018, S. 2694; BMJV, PM vom 14.12.2018
Zum Anfang
Eine Verfahrensdokumentation ist keine Kür, sondern Pflicht!
| Wollen Unternehmen in Betriebsprüfungen keine Hinzuschätzungen riskieren, müssen sie eine Verfahrensdokumentation vorlegen können, die grundsätzlich aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwender-, einer technischen System- und einer Betriebsdokumentation besteht. Die Sonderausgabe zeigt, welche Informationen enthalten sein müssen und was wie dokumentiert werden muss. |
1. Vorbemerkungen
Dass eine Verfahrensdokumentation erforderlich ist, ergibt sich aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD)“. Dieses Schreiben des Bundesfinanzministeriums (14.11.2014, BStBl I 2014, S. 1450) ist bereits seit Anfang 2015 in Kraft.
Nach Rn. 151 der GoBD muss für jedes Datenverarbeitungssystem (DV-System) eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.
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PRAXISHINWEIS | Die Finanzämter fragen oft schon bei Versendung der Prüfungsanordnung, spätestens aber bei Beginn der Betriebsprüfung nach einer Verfahrensdokumentation. Aber: Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Das ist in den GoBD in der Rn. 155 ausdrücklich festgehalten. Dennoch sollte umgehend eine Verfahrensdokumentation erstellt werden, soweit dies noch nicht erfolgt ist. Denn kommt es neben formellen auch zu materiellen Beanstandungen, dürfte eine fehlende Verfahrensdokumentation „schätzungserhöhend“ wirken.
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2. Mitarbeiter in die Erstellung einbeziehen
In jedem Betrieb gibt es Organisations- und Arbeitsanweisungen. In vielen kleinen und mittleren Betrieben (KMU) sind sie aber nur mündlich erteilt oder es gibt nur für bestimmte Arbeitsbereiche schriftliche Anweisungen. Häufig haben sich Mitarbeiter selbst Arbeitsorganisationen geschaffen.
Daher empfiehlt es sich immer, Mitarbeiter in die Überlegungen einzubeziehen. Sie sind es, die das „Erfahrungswissen“ in ihren Köpfen gespeichert haben. Das vorhandene Wissen ist zur Erstellung einer wirklichkeitsnahen Verfahrensdokumentation unbedingt notwendig.
Richtig umgesetzt stellt das Verlangen der Finanzverwaltung, eine Verfahrensdokumentation vorzulegen, für alle KMU eine große Chance dar. Können doch durch Prozessbeschreibungen Abläufe vereinheitlicht und vereinfacht, Strukturen und Zuständigkeiten durchdacht und schließlich schriftlich festgehalten werden.
Beachten Sie | Die Erfahrung zeigt: KMU erreichen hierdurch deutliche Einsparungen in vielen Bereichen.
Eine Verfahrensdokumentation muss auch „gelebt“ werden. Abweichungen zwischen der Beschreibung und den tatsächlichen Abläufen können nicht nur bei einer steuerlichen Betriebsprüfung zu erheblichen Nachteilen führen. Vereinzelt werden auch Opportunitätsüberlegungen angestellt, in denen die Wahrscheinlichkeit und mögliche Höhe einer Zuschätzung mit den Kosten zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verglichen werden.
Derartige Spekulationen sind gefährlich, da Steuernachforderungen und Zinsen darauf sowie mögliche strafrechtliche Konsequenzen existenzgefährdend sein können.
3. Wesentliche Bestandteile einer Verfahrensdokumentation
Trotz der in den GoBD enthaltenen Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation gibt es noch genügend Raum für Interpretationen. Die Zielsetzung der Finanzverwaltung scheint klar: Jeder Unternehmer soll seine Verfahrensdokumentation erstellen. Ob sie als geeignet anerkannt wird, entscheidet der jeweilige Betriebsprüfer. „Sicherheit“ wird wohl erst dann vorliegen, wenn sich die Finanzgerichte mit der Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation beschäftigt haben.
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Anforderungen nach den GoBD
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GoBD Rn. 152: Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.
GoBD Rn. 153: Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.
Belege, Unterlagen und Dokumente in Papierform sind in der Verfahrensdokumentation wie elektronische Dateien zu berücksichtigen. Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen (GoBD Rn. 141).
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Daraus lassen sich die wesentlichen Inhalte einer Verfahrensdokumentation bestimmen:
Allgemeine Beschreibung der
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- Organisation des Unternehmens,
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- Mitarbeiter-Verantwortlichkeiten (z. B. für bestimmte Aufgaben),
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- Mitarbeiter-Tätigkeiten (z. B. für bestimmte Aufgaben),
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Anwenderdokumentation (z. B. die Bedienungsanleitung für sachgerechte Nutzung der eingesetzten EDV- bzw. IT-Systeme).
Bei der technischen Dokumentation geht es um die Beschreibung der EDV-Umgebung. Zu beantworten sind u. a. folgende Fragen:
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- Welche Software wird genutzt?
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- Welche Hardware, Netzwerke, ASP- oder Cloud-Anwendungen sind im Einsatz?
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- Welche Daten-Strukturen bestehen?
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- Wie arbeiten die einzelnen EDV-Bereiche (z. B. Schnittstellen für Datenübertragungen) zusammen?
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- Wie sind Datenschutz und Datensicherung organisiert?
Bei der Erstellung der Betriebsdokumentation geht es um die Beschreibung der Belegorganisation sowie der Einhaltung der Vorgaben der Software-Programme.
Gerade bei KMU überschneiden sich die Bereiche. Da jeder Beleg Auswirkungen auf die Inhalte eines oder mehrerer DV-Systeme haben kann, also Bestandteil eines Vorsystems sein kann, müssen auch die Abläufe der Vor- und Nebensysteme beschrieben werden. Die Darstellung muss Struktur, Aufbau und Ergebnisse aller EDV-Verfahren vollständig und schlüssig umfassen.
Als DV-System im Sinne der GoBD gelten insbesondere das Hauptbuchführungssystem und die Vor- und Nebensysteme, z. B. Anlagenbuchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kassensysteme, Zahlungsverkehrssystem, Geldspielgeräte sowie die Behandlung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen.
Falls vorhanden, gehören auch Systeme wie Taxameter, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Zeiterfassung, Archivsystem und Dokumentenmanagementsystem zu den DV-Systemen.
Beachten Sie | Soweit Schnittstellen zwischen den DV-Systemen bestehen, sind diese zu beschreiben.
4. Internes Kontrollsystem
Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen müssen Steuerpflichtige Kontrollen einrichten, ausüben und protokollieren (z. B. Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen).
Die konkrete Ausgestaltung des Kontrollsystems ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur sowie des DV-Systems.
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MERKE | Die Beschreibung des für jeden Unternehmer unverzichtbaren internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation (vgl. Rn. 102 der GoBD).
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Ein funktionierendes IKS kann auch bei Fehlerberichtigungen des Steuerpflichtigen von enormer Bedeutung sein. Hier stellt sich nämlich oft die Frage, ob eine „einfache“ Berichtigung nach § 153 der Abgabenordnung (AO) genügt oder ob eine Selbstanzeige nach § 371 AO erforderlich ist.
Hierzu heißt es in Rn. 2.6 des Anwendungserlasses zu § 153 AO: „Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann, jedoch befreit dies nicht von einer Prüfung des jeweiligen Einzelfalls.“ Ein IKS ist also unverzichtbar.
5. Zeitrahmen der Einführung einer Verfahrensdokumentation
Seit dem Inkrafttreten der GoBD, das ist der 1.1.2015, muss eine Verfahrensdokumentation vorliegen. Falsch sind vor allem im Internet verbreitete Hinweise auf Schonfristen bezüglich eines späteren Inkrafttretens.
Bei Betriebsprüfungen wird offenbar vereinzelt die Ansicht vertreten, die Verpflichtung zur Vorlage einer Verfahrensdokumentation bestehe schon seit Inkrafttreten der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme vom 7.11.1995 [BStBl I 2015, S. 738], in Kraft getreten am 14.12.1995).
Aus einer Nichtvorlage der Verfahrensdokumentation für die Zeit vor dem 1.1.2015 für den jeweiligen Unternehmer nachteilige Folgen anzunehmen, dürfte nach der hier vertretenen Auffassung eine unzulässige rückwirkende Verschärfung darstellen. Denn der im Übrigen nur die Finanzverwaltung bindende Hinweis in der Rn. 155 der GoBD (vgl. hierzu die Ausführungen unter 1.) ist erst am 1.1.2015 in Kraft getreten.
Daran ändert es auch nichts, dass der Begriff „Verfahrensdokumentation“ in den GoBS vom 7.11.1995 mehrfach genannt wurde. Denn weder die Finanzverwaltung noch die Unternehmer und deren Berater konnten genau beurteilen, was hierunter zu verstehen ist. Noch viel weniger mussten Unternehmer mit derart einschneidenden Folgen rechnen. Im Übrigen ist selbst bei der Rechtslage seit dem 1.1.2015 derzeit nicht gewiss, was die Finanzverwaltung unter „ungenügender Verfahrensdokumentation“ im Einzelfall versteht.
Besonderes Augenmerk erlangt die Verfahrensdokumentation auch vor der ab 1.1.2018 möglichen Kassen-Nachschau.
Hintergrund: Die Kassen-Nachschau ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte, u. a. im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen. Die Kassen-Nachschau erfolgt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen durch einen Amtsträger der Finanzbehörde – und zwar ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung.
In dem Entwurfsschreiben des Bundesfinanzministeriums zum Anwendungserlass zu § 146b AO (= Kassen-Nachschau) heißt es u. a. „Auf Anforderung des Amtsträgers (ist) die Verfahrensdokumentation … vorzulegen, …“ Es ist damit zu rechnen, dass die Finanzbeamten hiervon Gebrauch machen werden. Mögliche Folgen einer Nichtvorlage sind derzeit noch nicht bekannt.
6. Eine schriftliche Verfahrensdokumentation fehlt – was tun?
Liegt keine schriftliche Verfahrensdokumentation vor, dürfte es zielführend sein, möglichst umgehend mit der Erstellung unter Berücksichtigung der aktuellen Abläufe im Unternehmen zu beginnen.
Hierbei kann es sehr hilfreich sein, sich auf alle vorhandenen Beschreibungen (vergleiche auch unter 2.) zu stützen und diese als Basis zu verwenden. In Betracht kommen beispielsweise:
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- 1. Vorhandene schriftliche Arbeits- und Organisationsanweisungen (in manchem nicht beachteten Ordner mit derartigen Dokumenten findet man mitunter Regelungen, an die man gar nicht mehr gedacht hat, die aber im Unternehmen immer noch gültig sind),
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- 2. Niederschrift aller mündlich erteilten und im Unternehmen „gelebten“ Organisationsanweisungen,
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- 3. von Mitarbeitern individuell erzeugte Notizen über Betriebsabläufe (z. B. als Arbeitshilfe für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen),
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- 4. Niederschriften über besondere Arbeitsabläufe,
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- 5. Heranziehung von ED–Programmbeschreibungen,
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- 6. Berücksichtigung von EDV-Bedienungsanleitungen (z. B. zum Ablauf der Datensicherung),
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- 7. Heranziehung der Sicherheitsrichtlinien und des EDV-Sicherheitskonzepts.
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MERKE | Diese Liste wird je nach Unternehmen kürzer oder länger sein und auch viele nicht benötigte Informationen enthalten. Daher ist sie an den von der Finanzverwaltung geforderten Umfang einer Verfahrensdokumentation anzupassen.
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Wichtig ist bei der Verfahrensdokumentation insbesondere, dass sie
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- klare Strukturen enthält und
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- widersprüchliche Anweisungen oder Beschreibungen vermeidet.
Beachten Sie | Fehlende Ablaufbeschreibungen müssen Zug um Zug erarbeitet und eingefügt werden.
7. Fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation
Sanktioniert werden kann eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation.
Es liegt immer eine Art Verfahrensdokumentation vor. Der Begriff „Fehlen“ kann sich also nur darauf beziehen, dass keine schriftliche Verfahrensdokumentation vorliegt. Wenn hierdurch die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt ist, liegt kein formeller Mangel vor. Dieses Argument wird natürlich bei zunehmender Digitalisierung immer schwächer.
Die Entscheidung liegt beim jeweiligen Betriebsprüfer. Es wird von einfacheren Fällen berichtet, in denen dem Prüfer die Abläufe mündlich erklärt wurden, sodass er seine Prüfung in angemessener Zeit durchführen konnte. Hier erfolgte dann aber auch der – unbedingt zu beachtende – Hinweis, dass bei der nächsten Prüfung eine schriftliche Verfahrensdokumentation vorgelegt werden muss.
Bei der Annahme einer ungenügenden Verfahrensdokumentation wird man darüber befinden müssen, ob sie – gegebenenfalls zusammen mit ergänzenden Erläuterungen – doch noch ausreicht.
Selbst wenn man nach bestem eigenen Ermessen eine „genügende“ Verfahrensdokumentation erstellt hat, kann es vorkommen, dass der Betriebsprüfer diese als ungenügend bezeichnet und als Folge die Buchführung verwerfen möchte.
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PRAXISHINWEIS | Wie so oft im Steuerrecht kommt es auf den jeweiligen Einzelfall an. Da klare Vorgaben seitens der Finanzverwaltung fehlen, bleibt es wohl der Rechtsprechung vorbehalten, für „weitere“ Klarheit zu sorgen.
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8. Rückwirkende Erstellung und Versionierung
In Rn. 154 der GoBD verlangt die Finanzverwaltung, dass die Verfahrensdokumentation bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten ist.
Für die Zukunft bedeutet das, dass man sich einen Erinnerungstermin (zum Beispiel nach sechs oder längstens nach zwölf Monaten) vormerkt, zu dem die bisherige Version überprüft und gegebenenfalls durch eine neue ersetzt wird. Hierbei handelt es sich um eine Vollversion, die alle Änderungen enthält. Die bisherige Version muss, versehen mit Gültigkeitsdatum, aufbewahrt werden.
Bei einer Erstellung für die Vergangenheit ist zu beachten, dass formelle Mängel mit sachlichem Gewicht grundsätzlich nicht rückwirkend behoben werden können.
9. Die Verfahrensdokumentation muss wahr sein
Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (GoBD, Rn. 151).
Vor allem muss die Verfahrensdokumentation wahr sein. Es wäre ein großer Fehler, wenn dort Prozesse anders beschrieben sind, als sie in der Praxis ablaufen. Der Prüfer würde in einem solchen Fall wohl zu Recht einwenden können, dass er durch derartige Falschinformationen in seiner Prüfung behindert wurde.
Daher sollte nach der erstmaligen Einführung der Verfahrensdokumentation in zunächst kurzen Zeitabschnitten überprüft werden, ob alles tatsächlich so abläuft, wie es beschrieben wurde. Wenn nein, gibt es zwei Möglichkeiten:
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- 1. Die Abläufe werden an die Beschreibungen angepasst. Denn schließlich hat man sich ja bei der Erstformulierung etwas gedacht und auch vorgenommen.
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- 2. Die Verfahrensdokumentation wird an die tatsächlichen Abläufe angepasst, weil man inzwischen bessere Erkenntnisse hat. Grundsätzlich muss dann aber eine neue Version erstellt werden.
Beachten Sie | Die Überprüfungsintervalle können nach der Einführungszeit verlängert werden.
10. Muster-Verfahrensdokumentation
Eine Verfahrensdokumentation „per Knopfdruck“ ist nicht möglich. Um die Prozesse verständlich darzustellen, sind schon etwas Zeit und Akribie notwendig. Zudem ist zu beachten, dass die Ausgestaltung u. a. auch von der jeweiligen Branche und der vorhandenen Digitalisierung abhängt.
Checklisten und Muster dürften aber zumindest für Arbeitserleichterung sorgen. An dieser Stelle soll exemplarisch auf zwei Muster-Verfahrensdokumentationen hingewiesen werden:
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- Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege (gemeinsam erarbeitet durch die Bundessteuerberaterkammer und den Deutschen Steuerberaterverband e. V., unterwww.iww.de/s343).
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- AWV Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage (erstellt durch den Arbeitskreis „Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien“ der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., unter www.iww.de/sl1716).
Die nachfolgende Tabelle ist ein aufbereiteter Auszug aus der AWV Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage (dort unter 3.2).
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Zuständigkeiten bei der Belegablage
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Das Verfahren der Belegablage ist im Kapitel … in seinen Einzelschritten dargestellt. Im Folgenden werden die Mitarbeiter benannt, die jeweils zur Durchführung einzelner Verarbeitungsschritte eingewiesen und autorisiert sind.
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Tätigkeit
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Name, Vorname*
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Posteingang (konventionell in Papierform; zum digitalen Posteingang – insbesondere per E-Mail – vgl. unter …) und Vorsortierung der relevanten Dokumente
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Identifikation der Belege inkl. Prüfung auf Echtheit (buchführungs-/aufzeichnungspflichtige und somit aufbewahrungspflichtige Dokumente in Papierform als auch originär digital eingehende Dokumente)
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Prüfung der eingehenden Rechnungen (insbesondere auch elektronische Rechnungen) im Hinblick auf die Vollständigkeit und Richtigkeit (insbesondere Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG) und im Hinblick auf die korrekte Übermittlung bei elektronischen Rechnungen (Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts sowie der Lesbarkeit)
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Digitalisierung von ursprünglich im Original in Papierform eingegangenen Dokumenten
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Ablage der Belege in der vorgesehenen Ordnung
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Aufbereitung der Belege für die weitere Bearbeitung, insbesondere Buchung
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Weitergabe und/oder Entgegennahme/Rücknahme von Belegen an bzw. von Dritte(n) für Zwecke der (Aufbereitung, Buchung und/oder Archivierung)
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Archivierung der Belege nach der Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen oder Buchungen
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Die postalische Entgegennahme, Identifikation, Ablage, Aufbereitung und Archivierung von Dokumenten mit Belegfunktion, die laut unternehmensinterner Vorgaben (vgl. Anlage … ) als besonders schutzwürdig gelten, ist nur folgenden Personen gestattet
Die Ablage erfolgt in diesen Fällen gesondert (auf einem eigenen Export-Datenpfad, der Zugang auf diesen ist nur diesen Personen gestattet, zur Sicherstellung dient (Verfahren, z. B. Login)). Zusätzlich sind die Dokumente individuell mit einem Passwortschutz zu versehen. Der Passwortschutz wird durch [Programmname, Version] sichergestellt.
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Freigabe zur Vernichtung von Papierbelegen (nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist)
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Die Vernichtung der originären Papierbelege erfolgt durch (interne Stelle/externen Dienstleister)
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Freigabe zur Löschung der digitalen Archivbestände (nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist)
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Löschung der digitalen Archivbestände
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* ggf. Personalnummer oder Organisationseinheit bzw. Funktion im Unternehmen
Zum Anfang
| Nach einer Entscheidung des Finanzgerichts Baden-Württemberg sind Umsätze aus Verkäufen über die Internet-Auktions-Plattform eBay der Person zuzurechnen, unter deren Nutzernamen die Verkäufe ausgeführt worden sind. Diese Person ist der umsatzsteuerliche Unternehmer, der die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss. |
Findet die Internetauktion ausschließlich unter Verwendung des Nutzernamens statt, wird dem Meistbietenden Folgendes suggeriert: Die Person, die das Verkaufsangebot unterbreitet, ist die gleiche Person, die sich den anonymen Nutzernamen hat zuweisen lassen. Nur diese Person kann bei Leistungsstörungen zivilrechtlich auf Vertragserfüllung in Anspruch genommen werden und ist folglich auch der Unternehmer.
Anmerkungen
Ob die Umsätze eines „privaten“ eBay-Verkäufers der Umsatzsteuer unterliegen, ist mitunter schwierig zu beurteilen und hängt von dem Gesamtbild der Verhältnisse ab.
Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Gewerblich oder beruflich ist jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht fehlt, Gewinn zu erzielen. Bei der Beurteilung sind u. a. zu berücksichtigen: Die Dauer und die Intensität des Tätigwerdens, die Höhe der Entgelte, die Beteiligung am Markt und die Zahl der ausgeführten Umsätze. Dass bereits beim Einkauf eine Wiederverkaufsabsicht bestanden hat, ist kein für die Nachhaltigkeit allein entscheidendes Merkmal.
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PRAXISTIPP | Wenn der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich maximal 50.000 EUR beträgt und im Vorjahr nicht mehr als 17.500 EUR betragen hat, wird keine Umsatzsteuer erhoben. Diese Kleinunternehmerregelung ist aber nicht zwingend. Man kann hierauf per Antrag verzichten, um wie ein „normaler“ Unternehmer behandelt zu werden.
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Quelle | FG Baden-Württemberg, Urteil vom 26.10.2017, Az. 1 K 2431/17, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 200582
Zum Anfang
Für Unternehmer
Ordnungsgemäße Kassenführung: Das müssen Sie beachten!
| Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist nicht nur für Unternehmen relevant, die überwiegend Barumsätze tätigen. Dies zeigen zahlreiche Betriebsprüfungen. Denn kommt es hier zu Beanstandungen, drohen oft erhebliche Hinzuschätzungen. Damit die Kasse in der nächsten Betriebsprüfung nicht zum Stolperstein wird, sollten die folgenden Aspekte unbedingt beherzigt werden. |
1. Pflicht zur Kassenführung
Ausgangspunkt für die Verpflichtung zur Kassenführung ist regelmäßig die Buchführungspflicht. Ist der Steuerpflichtige buchführungspflichtig, müssen die Bücher und Aufzeichnungen insbesondere den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO (= Abgabenordnung) und
§§ 238 ff. HGB (= Handelsgesetzbuch) entsprechen. Daneben sind auch Aufzeichnungspflichten zu erfüllen, die sich aus den Einzelsteuergesetzen und den außersteuerlichen Gesetzen ergeben.
Im Umkehrschluss sind also Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, grundsätzlich nicht zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet.
Beachten Sie | Eine Aufzeichnungspflicht kann sich aber auch für Einnahmen-Überschussrechner aus § 22 UStG (= Umsatzsteuergesetz) ergeben. Danach sind Einnahmen und Ausgaben getrennt nach Steuersätzen und steuerfreien Umsätzen aufzuzeichnen.
Das Finanzgericht Hamburg (Beschluss vom 1.8.2016, Az. 2 V 115/16) hat jüngst entschieden, dass auch für Einnahmen-Überschussrechner im bargeldintensiven Bereich regelmäßig die Führung von Aufzeichnungen ähnlich einem Kassenbuch oder einem Kassenbericht notwendig ist. Eine veränderbare Excel-Tabelle genügt diesen Anforderungen grundsätzlich nicht.
Beachten Sie | Ungeachtet der vorstehenden Aspekte kann es für Einnahmen-Überschussrechner auch aus betriebswirtschaftlichen Gründen sinnvoll sein, ein (ordnungsgemäßes) Kassenbuch zu führen. Dies verschafft einen schnellen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben und zeigt, wohin die liquiden Mittel geflossen sind.
2. Klarstellungen des Gesetzgebers mit Wirkung ab 29.12.2016
Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (BGBl I 2016, S. 3152) wurde der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht nun auch gesetzlich festgeschrieben – und zwar mit Wirkung ab dem 29.12.2016.
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MERKE | Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, sodass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können.
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Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung.
Zudem wurde gesetzlich fixiert, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten sind. Zuvor war geregelt, dass diese täglich festgehalten werden sollen.
3. Offene Ladenkasse
Eine bestimmte Form der Kassenführung schreiben weder der Gesetzgeber noch die Gerichte vor. Somit besteht grundsätzlich auch die Möglichkeit, eine „offene Ladenkasse“ (auch Schubladenkasse genannt) zu führen.
In der Praxis findet man diese Form überwiegend in Kleinstbetrieben oder bei Außer-Haus-Veranstaltungen (Bier- und Weinstände auf Volks- und Stadtfesten, Außer-Haus-Verkauf in Eisdielen oder Wurst- und Getränkestände in Fußballstadien). Dabei werden als Behältnisse herkömmliche Geldkassetten, Zigarrenkisten oder ähnliche Aufbewahrungsutensilien genutzt.
3.1 Kassenbericht
Die offene Ladenkasse wird ohne technische Unterstützung geführt. Entscheidet sich der Steuerpflichtige für diese Kassenart, kann er die Tageseinnahmen mithilfe eines fortlaufend nummerierten Kassenberichts durch Rückrechnung (retrograde Methode) aus dem gezählten Kassenbestand ermitteln.
Sinn und Zweck eines Kassenberichts ist demzufolge die richtige und nachvollziehbare Ermittlung der Bareinnahmen. Ein Kassenbericht kann z. B. wie folgt aussehen:
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Muster-Kassenbericht
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Tagesendbestand
(Endbestand zum Geschäftsschluss)
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./. Anfangsbestand
(Kassenbestand des Vortages)
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= Zwischensumme (Saldo aus
Tageseinnahmen und Tagesausgaben)
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+ Kassenausgaben des Tages
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+ Geldtransit auf das betriebliche
Konto oder weitere Kassen
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+ Privatentnahmen
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./. Privateinlagen
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./. sonstige Tageseinnahmen
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= Kasseneinnahme des Tages
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Der handschriftlich zu führende retrograd aufgebaute Kassenbericht entspricht der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs. Diese besagt, dass die tägliche Berechnung der Tageseinnahmen durch Rückrechnung aus dem ausgezählten Tageskassenbestand erfolgen muss.
Das Erfordernis, einen Kassenbericht handschriftlich anzufertigen, ergibt sich indirekt aus § 146 Abs. 4 AO (Grundsatz der Unveränderbarkeit). Denn bei Kassenberichten, die beispielsweise mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel geführt werden, können Änderungen nicht mehr nachvollzogen werden.
Der Kassenbestand bei Geschäftsschluss muss vom Unternehmer, Geschäftsführer bzw. von Beauftragten täglich ausgezählt werden. Dabei sind sowohl die Geldscheine als auch das Hartgeld (inklusive Centmünzen) zu zählen. Als weiterer Nachweis für das tatsächliche Auszählen dient das Zählprotokoll (mehr dazu unter 3.2). Es ist darauf zu achten, dass nicht zu hohe Bargeldbestände ausgewiesen werden. Diese sind nämlich oft ein Indiz für die rein rechnerische Führung eines Kassenberichts.
Beachten Sie | In einigen Bereichen
(z. B. bei Discotheken) sind Bargeldbestände in fünfstelliger Höhe aber durchaus als normal anzusehen.
Auch wird es von der Betriebsprüfung kritisch hinterfragt, wenn hohe Kassenbestände bei gleichzeitiger hoher Überziehung des Bankkontos vorliegen.
Unbare Geschäftsvorfälle, z. B. EC-Karten-Zahlungen, dürfen nicht im Kassenbericht miterfasst und dokumentiert werden. Der Kassenbericht stellt das Grundbuch für die Bargeldumsätze dar.
Privatentnahmen müssen zwingend durch Eigenbelege nachgewiesen werden. Fehlende Eigenbelege eröffnen der Betriebsprüfung nämlich die Schätzungsbefugnis dem Grunde nach. Auch müssen Privatentnahmen laufend im Kassenbericht eingetragen werden (und nicht nur am Monatsende).
Ferner sind auch Privateinlagen durch Eigenbelege nachzuweisen. Die Bareinlagen müssen nachvollziehbar sein,
d. h., ungeklärte Einlagen in nicht unerheblicher Höhe sind zu vermeiden.
Die Kassensturzfähigkeit (= jederzeitige Vergleichbarkeit des Sollbestands mit dem tatsächlich vorhandenen Istbestand der Kasse) muss für jede Kasse gegeben sein! Bei fehlender Kassensturzfähigkeit ist die Buchführung eines Betriebes, in dem die Einnahmen ganz überwiegend über die Barkasse vereinnahmt werden, sowohl formell als auch materiell nicht ordnungsgemäß (FG Münster, Urteil vom 16.5.2013, Az. 2 K 3030/11 E, U).
Beachten Sie | Bei Betriebsprüfungen werden oft Kassenberichte vorgelegt, die „glatte“ Zahlen (ohne Nachkommastellen) beinhalten. Ergeben sich aus der Preisliste des Betriebes indes regelmäßig Zahlen mit Nachkommastellen, dann dürfte dies den Prüfer zu weiteren Prüfungshandlungen animieren.
Im Übrigen ersetzt ein Kassenbuch auch dann nicht den Kassenbericht, wenn in einer gesonderten Spalte Bestände ausgewiesen werden. Es würde an einer vorgeschalteten Berechnung fehlen.
Und ganz wichtig: Keine Kassenminusbestände. Das bedeutet: Der Kassenbestand darf nie negativ sein.
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MERKE | Das Fehlen von Kassenberichten bei einer offenen Ladenkasse stellt für sich genommen einen gravierenden formellen Mangel dar, der grundsätzlich zu einer Hinzuschätzung berechtigt (BFH-Urteil vom 25.3.2015, Az. X R 20/13).
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3.2 Zählprotokoll
Der Bundesfinanzhof (BFH-Beschluss vom 16.12.2016, Az. X B 41/16) hat klargestellt, dass die Anfertigung eines Zählprotokolls für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung bei einer offenen Ladenkasse weiterhin nicht erforderlich ist. Nach der Entscheidung ist bei Bareinnahmen mittels einer offenen Ladenkasse ein täglicher Kassenbericht, der auf Grundlage eines täglichen Auszählens der Bareinnahmen erstellt wird, erforderlich – aber auch ausreichend.
Ein Zählprotokoll, d. h. die Aufstellung über die Stückzahl der in der Kasse am Tagesende vorhandenen und dem Kassenbericht zugrunde gelegten Geldscheine und -münzen, kann wie folgt aussehen:
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Zählprotokoll
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Scheine
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Münzen
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Einheit
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Stück
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Betrag
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Einheit
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Stück
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Betrag
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500 EUR
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2 EUR
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200 EUR
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1 EUR
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100 EUR
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50 Cent
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50 EUR
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20 Cent
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20 EUR
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10 Cent
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10 EUR
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5 Cent
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5 EUR
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2 Cent
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Summe
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1 Cent
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Summe
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PRAXISHINWEIS | Auch wenn ein Zählprotokoll nicht zwingend erforderlich ist, ist die lückenlose Führung eines Zählprotokolls zu empfehlen. Der tägliche Zählnachweis sollte unter Angabe von Datum und Uhrzeit unterschrieben werden. So wird dokumentiert, dass die Zählung nach Geschäftsschluss vorgenommen wurde.
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3.3 Kassenbuch
Das Kassenbuch (= Grundbuch) dient der buchmäßigen Darstellung und Erfassung des gesamten Bargeldverkehrs einschließlich der Bestände. Es erfüllt bei buchführungspflichtigen Steuerpflichtigen die Grundbuchfunktion.
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PRAXISHINWEIS | Werden neben der Hauptkasse Sonderkassen geführt, erfordert die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung das Vorliegen von Nebenkassenbüchern für jede einzelne Sonderkasse.
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Form des Kassenbuchs
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Ein Kassenbuch kann wie folgt geführt werden:
- handschriftlich als gebundenes Kassenbuch in Buchform oder
- als Loseblattsammlung in Form aneinandergereihter, retrograd aufgebauter Kassenberichte oder
- mithilfe spezieller „Kassenbuch“-Software (mit täglicher Festschreibung der Daten, sodass diese unveränderbar sind).
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PRAXISHINWEIS | Ungeachtet der rechtlichen Möglichkeit, eine offene Ladenkasse zu führen, empfiehlt sich eine Registrierkasse spätestens vor dem Hintergrund der Aufzeichnungspflichten nach § 22 UStG.
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4. Elektronische Registrierkassen
4.1 Rechtslage bis Ende 2016
Für elektronische Registrierkassen gilt grundsätzlich eine Einzelaufzeichnungspflicht. Das Bundesfinanzministerium (BMF 26.11.2010, Az. IV A 4 – S 0316/08/10004-07) sah jedoch in einem Schreiben aus 2010 (auch als 2. Kassenrichtlinie bezeichnet) für EDV-Registrierkassen ohne Einzelaufzeichnung und ohne Datenexportmöglichkeit Erleichterungen vor, wenn diese nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können.
Beachten Sie | Dieses Zugeständnis war aber zeitlich befristet und endete zum 31.12.2016, sodass diese Geräte ab 2017 nicht mehr einsetzbar sind! Sofern noch nicht geschehen, sollte bzw. muss schleunigst in eine finanzamtskonforme Kasse investiert werden.
4.2 Rechtslage ab 2017
Nach der 2. Kassenrichtlinie sind bei Geschäftsvorfällen, die mittels Registrierkassen erfasst werden, insbesondere folgende Punkte zu beachten:
Es müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen im Sinne des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig.
Was unter steuerlich relevante Einzeldaten zu verstehen ist, verdeutlicht folgendes Beispiel:
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Beispiel
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In einer Bäckerei werden am 2.3.2017 an den Kunden K folgende Brötchen und Croissants verkauft:
- 3 Weizenbrötchen für 0,45 EUR
pro Stück = 1,35 EUR
- 3 Sesambrötchen für 0,40 EUR
pro Stück = 1,20 EUR
- 3 Croissants für 1,10 EUR
pro Stück = 3,30 EUR
K bezahlt 5,85 EUR in bar.
Wenn die Betriebsprüfung diesen Sachverhalt prüft, muss sie diesen Vorgang in den gespeicherten Datenbanktabellen detailliert nachvollziehen können. Jedes einzelne verkaufte Brötchen bzw. Croissant muss erkennbar sein.
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Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem mit der Prüfsoftware der Finanzverwaltung (IDEA) auswertbaren Datenformat vorliegen.
Beachten Sie | Alle steuerlich relevanten Daten (bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten) müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen!
Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten innerhalb des Gerätes indes nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem
externen Datenträger (beispielsweise USB-Stick, externe Festplatte) gespeichert werden.
Bei PC-(Kassen-)Systemen ist davon auszugehen, dass ausreichende Speicherkapazitäten vorhanden sind, um sämtliche Änderungsdaten auf einer internen Festplatte zu speichern. Aber auch bei diesen Systemen besteht die Möglichkeit der externen Datenspeicherung, ggf. auf besonderen Archivsystemen. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.
Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der EDV-Registrierkassen und PC-(Kassen-)Systeme sind zu protokollieren und diese Protokolle sind aufzubewahren (vgl. § 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UStDV (= Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung)).
Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden.
Die zu den Geräten gehörenden Organisationsunterlagen (u. a. Bedienungs- und Programmieranleitungen, Struktur- und Verfahrensdokumentation sowie sonstige Anweisungen zur Programmierung) müssen aufbewahrt werden.
Soweit mithilfe eines solchen Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.
4.3 Ausblick
Neben den bereits vorgestellten Änderungen durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen gibt es weitere gravierende Neuregelungen, die (zeitlich) wie folgt in Kraft treten werden.
4.3.1 Kassen-Nachschau ab 2018
Ab 2018 besteht für die Finanzverwaltung die Möglichkeit einer Kassen-Nachschau. Dies ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte, u. a. im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen. Die Kassen-Nachschau erfolgt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen durch einen Amtsträger der Finanzbehörde – und zwar ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung.
4.3.2 Neuerungen ab 2020
Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1.1.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die nach § 146a AO aus drei Bestandteilen besteht:
- Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht unerkannt verändert werden können.
- Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
- Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung, z. B. für Prüfungszwecke.
Die technischen Anforderungen an die Sicherheitseinrichtung legt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik im Benehmen mit dem Bundesfinanzministerium fest.
Beachten Sie | Präzisiert werden die Anforderungen des § 146a AO durch eine sogenannte Kassensicherungsverordnung. Einen Entwurf hat das Bundesfinanzministerium am 3.4.2017 vorgelegt. Dieser sieht u. a. vor, dass elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen. Eine Ausweitung auf andere Aufzeichnungsgeräte (z. B. Taxameter) erfolgt nicht. Da es sich bis dato aber „nur“ um einen Entwurf handelt, bleibt die weitere Entwicklung abzuwarten.
Ab dem 1.1.2020 gilt die verpflichtende elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssystemen. Danach muss für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Mit der Belegausgabepflicht entsteht für den am Geschäftsvorfall Beteiligten aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs.
Beachten Sie | Bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen können die Finanzbehörden Unternehmen aus Zumutbarkeitsgründen unter gewissen Voraussetzungen von der Belegausgabepflicht befreien. Diese Befreiung kann allerdings widerrufen werden.
Ebenfalls ab 1.1.2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem Finanzamt mitzuteilen. Diejenigen Steuerpflichtigen, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem vor dem 1.1.2020 angeschafft haben, haben
diese Meldung bis zum 31.1.2020 zu erstatten.
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PRAXISHINWEIS | Wurden Registrierkassen nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft, dann dürfen diese Kassen bis zum 31.12.2022 weiter verwendet werden. Voraussetzung: Sie entsprechen den Anforderungen der 2. Kassenrichtlinie (u. a. Einzelaufzeichnungspflicht) und sie können bauartbedingt nicht aufgerüstet werden, sodass sie die neuen Anforderungen des § 146a AO (u. a. zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung) nicht erfüllen.
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Darüber hinaus hat der Gesetzgeber den Katalog der Steuergefährdungsvorschrift (§ 379 AO) erweitert. Aufgenommen wurde u. a., dass derjenige ordnungswidrig handelt, der vorsätzlich oder leichtfertig ein in § 146a Abs. 1 AO benanntes elektronisches Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig verwendet.
Beachten Sie | Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße in Höhe von bis zu 25.000 EUR geahndet werden.
5. Schätzung bei fehlerhafter Kassenführung
Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden.
Werden digitale Unterlagen bei Bargeschäften nicht entsprechend der 2. Kassenrichtlinie aufbewahrt, kann dies ein schwerwiegender formeller Mangel sein, der zu einer Hinzuschätzung berechtigt (vgl. Anwendungserlass zur Abgabenordnung zu § 158 AO).
Die Frage, ob und wenn ja, in welcher Höhe hinzugeschätzt werden darf, kann nicht allgemein beantwortet werden, sondern hängt vom Einzelfall ab. Beispielsweise hat das Finanzgericht Düsseldorf (26.3.2012, Az. 6 K 2749/11 K,G,U,F) in 2012 wie folgt entschieden:
Führt ein Restaurant mit hohen Bareinnahmen und hohen Kassenbeständen kein Kassenbuch und erstellt es auch keine ordnungsgemäßen Kassentagesberichte, dann rechtfertigen diese formellen Buchführungsmängel eine Hinzuschätzung von 8 % des erklärten Umsatzes. Dies gilt selbst dann, wenn eine Nachkalkulation möglicherweise keine Differenz erbracht hätte.
Fehlen bei einem programmierbaren Kassensystem Protokolle nachträglicher Programmänderungen, stellt dies einen formellen Mangel dar, der schon für sich genommen zu einer Zuschätzung berechtigt. Dies hat der Bundesfinanzhof in 2015 entschieden (BFH-Urteil vom 25.3.2015, Az. X R 20/13).
Die fehlende Kassensturzfähigkeit bei einer offenen Ladenkasse stellt einen so gewichtigen Mangel dar, dass die sachliche Richtigkeit der ausgewiesenen Ergebnisse zweifelhaft ist. Dieser gravierende Mangel berechtigt die Finanzverwaltung schon für sich genommen auch ohne Nachweis einer konkreten materiellen Unrichtigkeit zu Hinzuschätzungen (BFH-Urteil vom 25.3.2015, Az. X R 20/13).
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PRAXISHINWEIS | Diese exemplarischen Entscheidungen zeigen, dass Unternehmer (insbesondere mit hohen Bareinnahmen) gut beraten sind, sich „an die Spielregeln“ für eine ordnungsgemäße Kassenführung zu halten.
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Zum Anfang
| „Neue Kassenregeln ab 1.1.2017“: So oder so ähnlich lauteten zahlreiche Meldungen, durch die viele Unternehmer Ende vergangenen Jahres verunsichert wurden. Denn Fehler bei der Kassenführung können teuer werden. Zeigt sich z. B. bei einer Betriebsprüfung, dass die Kassenführung nicht ordnungsgemäß ist, drohen mitunter hohe Hinzuschätzungen. Was ab 2017 wirklich neu ist und wo Übergangsregelungen bestehen, zeigt der nachfolgende Überblick. |
Härtefallregelung für Altgeräte zum 31.12.2016 abgelaufen
Für elektronische Registrierkassen gilt grundsätzlich eine Einzelaufzeichnungspflicht. Das Bundesfinanzministerium sieht jedoch in einem Schreiben aus 2010 (auch als 2. Kassenrichtlinie bezeichnet) für EDV-Registrierkassen ohne Einzelaufzeichnung und ohne Datenexportmöglichkeit Erleichterungen vor, wenn diese nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können.
Beachten Sie | Dieses Zugeständnis war allerdings zeitlich befristet und endete zum 31.12.2016, sodass diese Geräte ab 2017 nicht mehr einsetzbar sind! Sofern noch nicht geschehen, sollte bzw. muss schleunigst in eine finanzamtskonforme Kasse investiert werden.
Gesetz zum Schutz vor Kassenmanipulation in Kraft
Weiterführende Anforderungen ergeben sich durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“, das am 28.12.2016 im Bundesgesetzblatt verkündet worden ist. Hinsichtlich der zeitlichen Anwendung ist zu unterscheiden: Einige Neuerungen gelten bereits. Die maßgeblichen Änderungen treten allerdings erst in den nächsten Jahren in Kraft.
Änderungen mit sofortiger Wirkung
Der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht wurde nun auch gesetzlich festgeschrieben – und zwar mit Wirkung ab dem 29.12.2016. Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, sodass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können.
Beachten Sie | Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung.
Zudem wurde gesetzlich fixiert, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten sind. Zuvor war geregelt, dass diese täglich festgehalten werden sollen.
Kassen-Nachschau ab 2018
Ab 2018 besteht die Möglichkeit einer Kassen-Nachschau. Dies ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte, u. a. im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen. Die Kassen-Nachschau erfolgt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen durch einen Amtsträger der Finanzbehörde – und zwar ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung.
Neuerungen ab 2020
Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1.1.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht:
- Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht unerkannt verändert werden können.
- Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
- Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung, z. B. für Prüfungszwecke.
Welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen, wird durch eine Rechtsverordnung festgelegt, die in 2017 erarbeitet werden soll. In dieser Rechtsverordnung sollen auch die Anforderungen an das Sicherheitsmodul, das Speichermedium und die digitale Schnittstelle bestimmt werden.
Beachten Sie | Die technischen Anforderungen zertifiziert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), das auch mit der Festlegung der Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung beauftragt werden kann.
Ab dem 1.1.2020 gilt die verpflichtende elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssystemen. Danach muss für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Mit der Belegausgabepflicht entsteht für den am Geschäftsvorfall Beteiligten aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs.
Beachten Sie | Bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen können die Finanzbehörden Unternehmen aus Zumutbarkeitsgründen unter gewissen Voraussetzungen von der Belegausgabepflicht befreien. Diese Befreiung kann allerdings widerrufen werden.
Ebenfalls ab 1.1.2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem Finanzamt mitzuteilen. Diejenigen Steuerpflichtigen, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem vor dem 1.1.2020 angeschafft haben, haben diese Meldung bis zum 31.1.2020 zu erstatten.
| PRAXISHINWEIS | Wurden Registrierkassen nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft, dann dürfen diese Kassen bis zum 31.12.2022 weiter verwendet werden. Voraussetzung: Sie entsprechen den Anforderungen der 2. Kassenrichtlinie (u. a. Einzelaufzeichnungspflicht) und sie können bauartbedingt nicht aufgerüstet werden, sodass sie die neuen Anforderungen des § 146a Abgabenordnung (u. a. zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung) nicht erfüllen. |
Quelle | Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016, BGBl I 2016, S. 3152; BMF vom 27.12.2016: „Das ändert sich 2017 bei der Steuer“; BMF-Schreiben vom 26.11.2010, Az. IV A 4 – S 0316/08/10004-07
Das Gesetz über den Elektronischen Entgeltnachweis (ELENA) regelt, wie Bürger ihre Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelte nachweisen, wenn sie Sozialleistungen beantragen. Seit dem 1. 1. 2010 muss jeder Arbeitgeber für jeden seiner Beschäftigten einmal pro Monat einen Datensatz an die Zentrale Speicherstelle der Deutschen Rentenversicherung übermitteln. Dieser Datensatz enthält u. a. die Stammdaten der Arbeitnehmer, das gezahlte Entgelt, Fehlzeiten wegen Elternzeit oder Krankheit.
Seit dem 1. 7. 2010 müssen Arbeitgeber jede Kündigung oder Entlassung und jedes befristete Arbeitsverhältnis mit dem Datenbaustein DBKE (=Datenbaustein Kündigung/Entlassung) melden.
– Die Kündigung muss in dem Monat gemeldet werden, indem sie ausgesprochen wurde.
– Bei am 1. 7. 2010 bestehenden Kündigungen müssen diese im Juli 2010 gemeldet werden.
– Bei einer späteren Verlängerung des befristeten Arbeitsverhältnisses muss der Datenbaustein DBKE storniert werden.
– Bei befristeten Arbeitsverhältnissen muss der Datenbaustein DBKE mindestens drei Monate vor Ende der Befristung geliefert werden.
Der Datenbaustein DBKE muss vollständig erstellt werden. Dazu gehören alle Angaben zur Kündigung wie Kündigungsgrund, ob eine Abfindung gezahlt wurde etc. Kann-Felder müssen nicht gefüllt werden, allerdings wird dann u. U. eine Rückfrage seitens der Behörde erfolgen.
Hinweise: Die in der aktuellen Version des Datenbausteins DBKE noch vorhandenen Freitextfelder dürfen vom Arbeitgeber nicht ausgefüllt werden. Meldungen mit Datenbaustein DBKE, die ausgefüllte Freitextfelder enthalten, werden als fehlerhaft abgewiesen und müssen dann korrigiert und erneut abgegeben werden. Datenschützer haben erreicht, dass am 30.6.2010 im Bundesministerium für Arbeit und Soziales die „Gemeinsame Grundsätze für die Erstattung der Meldungen der Arbeitgeber an die Zentrale Speicherstelle im Rahmen des Verfahrens des elektronischen Entgeltnachweises“ geändert wurden unter Verzicht auf die umstrittenen Freitextfelder.
Hintergrund: Baut ein Unternehmer ein Gebäude sowohl für private als auch für unternehmerische Zwecke, kann er derzeit noch das komplette Gebäude seinem Unternehmen zuordnen. Voraussetzung ist aber, dass er mindestens 10 % des Gebäudes unternehmerisch nutzt.
Dann darf er die gesamte Vorsteuer aus sämtlichen Baukosten geltend machen. Im Gegenzug muss der Bauherr für die spätere private Verwendung (= „unentgeltliche Wertabgabe“) – zehn Jahre lang – Umsatzsteuer entrichten. Im Ergebnis erzielt der Unternehmer so einen Liquiditätsvorteil: Ihm kommt ein über zehn Jahre laufender zinsloser „Kredit“ bzgl. der von ihm gezahlten Mehrwertsteuer auf den privaten Gebäudeanteil zugute.
Beispiel: Ein Handwerker baute in 2009 für sich und seine Ehefrau ein Haus mit 150 m² Grundfläche für 750.000 € netto. Da der Handwerker die Hälfte der Fläche für seine Schreinerei nutzen wollte, ordnet er die Immobilie in vollem Umfang seinem Unternehmensvermögen zu. In den Umsatzsteuer-Voranmeldungen machte er nach Erhalt der jeweiligen Bau-Rechnungen die ausgewiesene Umsatzsteuer in voller Höhe als Vorsteuern geltend (gesamt 142.500 €). Das Finanzamt erstattet ihm diese Beträge. Ab 2010 muss der Schreiner für die private Nutzung des Hauses (zehn Jahre lang) jährlich 7.125 € (= 375.000 € x 0,1 x 19 %) an das Finanzamt zahlen.
Jahressteuergesetz 2010: Nach den Plänen der Bundesregierung soll es weiterhin möglich sein, das gesamte Gebäude dem Betriebsvermögen zuzuordnen. Allerdings sieht der Regierungsentwurf zum Jahressteuergesetz 2010 vor, dass der Vorsteuerabzug auf den betrieblich genutzten Anteil beschränkt wird. Hintergrund dieser gesetzlichen Änderung ist die Umsetzung eine EU-Mehrwertsteuer-Richtlinie, die bis zum 1. 1. 2011 erfolgen muss.
Der deutsche Gesetzgeber darf eine Übergangsregelung für „Häuslebauer“ schaffen, deren Bauvorhaben sich über den Jahreswechsel 2010 hinauszieht. Von dieser Möglichkeit will die Bundesregierung Gebrauch machen. So soll es für Anschaffungs- oder Herstellungskosten von Grundstücken und Gebäuden beim vollen Vorsteuerabzug bleiben, sofern das gemischt genutzte Gebäude aufgrund eines vor dem 1. 1. 2011 rechtswirksam abgeschlossenen obligatorischen Vertrags oder gleichstehenden Rechtsakts angeschafft worden ist oder mit deren Herstellung vor dem 1. 1. 2011 begonnen worden ist.
Hinweise: Als Beginn der Herstellung gilt bei Gebäuden, für die eine Baugenehmigung erforderlich ist, der Zeitpunkt, in dem der Bauantrag gestellt wird; bei baugenehmigungsfreien Gebäuden, für die Bauunterlagen einzureichen sind, der Zeitpunkt, in dem die Bauunterlagen eingereicht werden.
Hintergrund: Die sog. Zusammenfassende Meldung (ZM) ist ab 1. 7. 2010 monatlich zum 25. des auf den Meldezeitraum folgenden Monats abzugeben. Eine Dauerfristverlängerung wird nicht gewährt. Eine quartalsweise Abgabe der Zusammenfassenden Meldung ist zulässig, wenn die Summe der innergemeinschaftlichen Lieferungen im Quartal 50.000 € nicht übersteigt (vom 1. 7. 2010 bis 31. 12. 2011: 100.000 €). Hat der Unternehmer ausschließlich meldepflichtige innergemeinschaftliche Dienstleistungen ausgeführt, verbleibt es bei der quartalsweisen Abgabe der Zusammenfassenden Meldung.
Aktuell: Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) hat anlässlich der ab 1. 7. 2010 geltenden Änderungen bei der Zusammenfassenden Meldung auf seiner Internetseite u. a. eine Ausfüllanleitung zur Zusammenfassenden Meldung veröffentlicht.
Das Bundesministerium für Finanzen hat mit Schreiben vom 15. 6. 2010 Stellung genommen und erläutert u. a. die Besonderheiten, wenn die Betragsgrenze von 100.000 € im zweiten oder dritten Monat des Quartals überschritten wird:
– Wird die Betragsgrenze erst im zweiten Monat des Quartals überschritten, kann der Unternehmer eine ZM für die ersten beiden Monate des Quartals übermitteln, in der die Angaben für beide Monate zusammengefasst werden. Alternativ kann er jeweils eine ZM für jeden der abgelaufenen Monate abgeben.
– Überschreitet der Unternehmer die Betragsgrenze erst im dritten Monat des Quartals, kann er statt einer ZM für dieses Quartal jeweils gesondert eine ZM für jeden der drei Monate dieses Quartals abgeben.
Der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC) empfiehlt daher Unternehmen, nun Rechnungen aus dem Ausland besonders gründlich zu prüfen.
Grundsätzlich sollte der Rechnungsempfänger klären, ob er die Umsatzsteuer einzubehalten oder abzuführen hat. Bei innergemeinschaftlichen Dienstleistungen ist jetzt überwiegend nicht mehr das Ursprungs-, sondern das Bestimmungsland maßgeblich. Bei Leistungen, die bisher im Ausland steuerbar waren, muss die Umsatzsteuer gegebenenfalls ab 2010 vom deutschen Unternehmen einbehalten werden.
Bereits kleine formelle Fehler haben weitreichende Folgen. Stimmen nicht alle Rechnungsmerkmale, verwehren die Finanzbehörden den Vorsteuerabzug ganz oder teilweise. Rechnungsempfänger müssen dann beim ausländischen Lieferanten oder Dienstleister eine berichtigte Rechnung anfordern. Dies erweist sich über Ländergrenzen hinweg als weit schwieriger als im Inland. Die Abstimmung bzw. Korrektur nimmt viel Zeit in Anspruch. Gerade bei Einzelgeschäften reagieren die Rechnungssteller nicht immer prompt, vor allem wenn sie ihr Geld bereits erhalten haben. In jedem Fall entsteht ein erheblicher administrativer Mehraufwand.
Mitarbeiter im Finanz- und Rechnungswesen sollten deshalb für eine strenge Rechnungskontrolle sensibilisiert sein. Eingangsrechnungen aus EU-Ländern sollten direkt geprüft werden, um formale Fehler schnell zu erkennen:
1. Fehlende USt-IdNr.: Die Umsatzsteuer-Identifikations
nummern (USt-IdNr.) von Rechnungssteller und -empfänger müssen ausgewiesen sein.
2. Fehlerhafte USt-IdNr.: Sicherheitshalber ist die USt-IdNr. des Rechnungsstellers durch das BZSt qualifiziert zu bestätigen.
Hinweis: Um möglichst schnell über die Unternehmereigenschaft eines Leistungsempfängers und damit über den Ort einer sonstigen Leistung und die Frage der Steuerbarkeit entscheiden zu können, kann der leistende Unternehmer täglich in der Zeit von 5.00 bis 23.00 Uhr das Internet-Bestätigungsverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern nutzen.
3. Unzutreffende Umsatzsteuer: Es ist zu prüfen, ob der richtige Mehrwertsteuersatz zugrunde gelegt wurde (7 % oder 19 %).
4. Unberechtigter Umsatzsteuerausweis: Umsatzsteuer darf nur ein Unternehmer ausweisen.
