Der Bundesfinanzhof hat sich in zwei Urteilen ausführlich mit dem Nachweis von erwerbsbedingten Kosten und dem Abzug als Werbungskosten oder Betriebsausgaben ohne Beleg auseinandergesetzt. Nachfolgend werden die Kernaussagen zu den einzelnen Abzugspositionen zusammengefasst:

Büromaterial und Porto: Pauschalen von rund 600 EUR können ohne Nachweis nicht als Werbungskosten geltend gemacht werden. Es gibt keinen Lebenserfahrungssatz, demzufolge bei einer nichtselbstständigen Tätigkeit Aufwendungen in dieser Höhe pro Jahr anfallen. Da es sich beim Abzug von Werbungskosten oder Betriebsausgaben um steuermindernde Tatsachen handelt, trägt der Steuerpflichtige die Feststellungslast. Der fehlende Nachweis geht somit zu seinen Lasten.

Fachliteratur: Der übliche Beleg für den Nachweis von Aufwendungen ist die Quittung des Buchhandels, die den Namen des Erwerbers und den Titel des angeschafften Buches enthält. Nicht ausreichend ist daher eine Kassenquittung, wenn der Käufer nachträglich den Buchtitel bezeichnet und seine Verwendung darlegt. Bei allgemeinbildender, im normalen Zeitschriftenhandel erhältlicher PC-Literatur, fällt der Aufwand grundsätzlich unter das gesetzliche Abzugsverbot.

Telefonkosten: Bei teils beruflicher, teils privater Telefonnutzung kommt es für die Schätzung der beruflichen Gespräche in besonderem Maße auf die Mitwirkung des Steuerpflichtigen an. Diese erfüllt er am besten dadurch, indem er die beruflich veranlassten Gespräche und die auf sie entfallenden Gebühren für einen repräsentativen Zeitraum von mindestens drei Monaten aufzeichnet. Beachte: Nach den Lohnsteuerrichtlinien können ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Aufwands, höchstens jedoch 20 EUR monatlich, berücksichtigt werden, wenn erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen anfallen.

Prozesskosten: Sie teilen grundsätzlich die einkommensteuerrechtliche Qualifikation der Aufwendungen, die Gegenstand des Verfahrens waren. Ausschlaggebend ist daher, worin der Anknüpfungspunkt für den Gegenstand des Verfahrens gesehen wird. So kann beispielsweise ein Gewerbetreibender die Kosten eines Einkommensteuerrechtsstreits als Betriebsausgaben absetzen, soweit es um die Fragen der Gewinnermittlung geht. Dabei spielt der Aspekt, dass es ihm in erster Linie um die mögliche Einsparung von Einkommensteuerzahlungen geht, lediglich eine Nebenrolle. Im Gegensatz hierzu kommt allerdings dann kein Betriebsausgaben- oder Werbungskostenabzug in Betracht, wenn die Prozessaufwendungen lediglich mit Sonderausgaben, Veranlagungs- oder Tariffragen oder mit der bloßen Übertragung in Steuererklärungsvordrucke in Zusammenhang stehen (BFH-Urteil vom 13.4.2010, Az. VIII R 27/08; BFH-Urteil vom BFH 13.4.2010, Az. VIII R 26/08).