Steuerberaterin Margit Schunke

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28. September 2018
von DarioSchunke
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Betreiber von Internet-Marktplätzen sollen für die Umsatzsteuer ihrer Händler haften!

| Die Bundesregierung möchte Umsatzsteuerausfälle beim Handel mit Waren auf elektronischen Marktplätzen im Internet (z. B. eBay) verhindern. Daher hat sie ein Gesetz auf den Weg gebracht, wodurch Betreiber von Internet-Marktplätzen stärker in die Verantwortung genommen werden sollen. |

Wer ist betroffen?

Ein elektronischer Marktplatz im Sinne der geplanten Vorschrift ist „eine Website oder jedes andere Instrument, mit dessen Hilfe Informationen über das Internet zur Verfügung gestellt werden, die es einem Dritten, der nicht Betreiber des Marktplatzes ist, ermöglicht, Umsätze auszuführen.“ Der Begriff ist damit sehr weit gefasst.

Betreiber ist, „wer einen elektronischen Marktplatz unterhält und es Dritten ermöglicht, auf diesem Marktplatz Umsätze auszuführen.“

Zur Sicherung des Umsatzsteueraufkommens aus Lieferungen über diese Marktplätze ist ein mehrstufiges System vorgesehen. Dabei wird zwischen professionellen Händlern und Privatanbietern unterschieden.

Pflichten der Betreiber

Betreiber werden verpflichtet, Angaben von Unternehmern, für deren Umsätze in Deutschland eine Umsatzsteuerpflicht in Betracht kommt, vorzuhalten. Dies sind:

  • Name und Anschrift des Unternehmers,
  • die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers,
  • Beginn- und Enddatum der Gültigkeit einer Bescheinigung über die steuerliche Erfassung des Unternehmers,
  • Ort des Beginns der Beförderung oder Versendung und den Bestimmungsort,
  • Zeitpunkt und Höhe des Umsatzes.

Die Bescheinigung ist vom jeweiligen Unternehmer bei seinem zuständigen Finanzamt zu beantragen und wird zeitlich befristet ausgestellt. Unternehmer, die im Drittland (z. B. China) ansässig sind, müssen zudem einen Empfangsbevollmächtigten im Inland benennen.

Nach Einrichtung eines elektronischen Bescheinigungsverfahrens erteilt das Bundeszentralamt für Steuern dem Betreiber im Wege einer elektronischen Abfrage Auskunft über dort gespeicherte Bescheinigungen. Ab wann die elektronische Abfrage möglich sein wird, teilt das Bundesfinanzministerium durch ein im Bundessteuerblatt zu veröffentlichendes Schreiben mit.

Beachten Sie | Bis zur Einführung des elektronischen Abfrageverfahrens ist dem liefernden Unternehmer die Bescheinigung in Papierform zu erteilen.

Registrieren sich Personen auf dem elektronischen Marktplatz des Betreibers als Privatperson, muss zusätzlich das Geburtsdatum aufgezeichnet werden. Nicht gefordert werden: Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie eine Bescheinigung.

Auf Anforderung muss der Betreiber die aufgezeichneten Daten über Unternehmer und Privatpersonen dem Finanzamt elektronisch übermitteln.

Haftung der Betreiber

Führt ein Händler die Umsatzsteuer nicht ordnungsgemäß ab, kann der Betreiber des Marktplatzes in die Haftung genommen werden, wenn die umsatzsteuerpflichtige Lieferung auf dem Marktplatz rechtlich begründet wurde.

Betreiber können eine Haftung jedoch ausschließen, wenn sie eine Bescheinigung (bzw. eine elektronische Bestätigung nach Einführung des Abfrageverfahrens) vorlegen können.

Beachten Sie | Eine Bescheinigung schützt die Betreiber aber insoweit nicht, als sie nach der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns hätten Kenntnis haben müssen, dass der liefernde Unternehmer seinen steuerlichen Verpflichtungen nicht oder nicht im vollen Umfang nachkommt.

Das Finanzamt kann dem Betreiber mitteilen, dass ein Unternehmer seinen steuerlichen Pflichten nicht nachkommt, wenn andere Maßnahmen keinen unmittelbaren Erfolg versprechen. Der Betreiber haftet dann nach dem Zugang der Mitteilung, soweit das dem Umsatz zugrunde liegende Rechtsgeschäft nach dem Zugang der Mitteilung abgeschlossen wurde. Eine vorliegende Bescheinigung schützt dann nicht.

Der Betreiber haftet nicht, wenn die Registrierung auf dem elektronischen Marktplatz als Privatperson erfolgte und der Betreiber seine Aufzeichnungspflichten erfüllt hat.

Beachten Sie | Dies gilt aber dann nicht, wenn nach Art, Menge oder Höhe der erzielten Umsätze davon auszugehen ist, dass der Betreiber Kenntnis davon hatte oder nach der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns hätte haben müssen, dass die Umsätze im Rahmen eines Unternehmens erbracht werden.

Erstmalige Anwendung

Die Neuregelungen sollen grundsätzlich ab 1.1.2019 in Kraft treten. Die Haftung soll jedoch bei Drittlands-Unternehmern erst ab dem 1.3.2019 bzw. bei inländischen und EU/EWR-Unternehmern ab dem 1.10.2019 greifen.

Quelle | Gesetzentwurf der Bundesregierung: Gesetz zur Vermeidung von Umsatzsteuerausfällen beim Handel mit Waren im Internet und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften, BR-Drs. 372/18 vom 10.8.2018

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2. August 2018
von MargitSchunke
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Details zur unangekündigten Kassen-Nachschau

| Bereits seit Anfang 2018 besteht für die Finanzbehörde die Möglichkeit einer unangekündigten Kassen-Nachschau. Dies ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte, u. a. im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen. Das Bundesfinanzministerium hat nun die Grundsätze für eine Kassen-Nachschau näher erläutert. Wichtige Punkte werden vorgestellt. |

Der Kassen-Nachschau unterliegen nicht nur elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, sondern beispielsweise auch Taxameter, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.

Der Amtsträger kann (Ermessensentscheidung) zur Prüfung der ordnungsgemäßen Kassenaufzeichnungen einen sogenannten Kassensturz verlangen. Denn die Kassensturzfähigkeit (Soll-Ist-Abgleich) ist ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen.

Ein Durchsuchungsrecht besteht nicht, wobei das bloße Betreten und Besichtigen von Grundstücken und Räumen noch keine Durchsuchung ist. Die Kassen-Nachschau kann auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen werden, wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird.

MERKE | Gerade bargeldintensive Unternehmen (z. B. Gastronomiebetriebe) müssen damit rechnen, dass der Prüfer vor der Nachschau verdeckte Testkäufe durchführt und sich einen Überblick verschafft, wie die Kassenführung erfolgt. Denn: Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen ist zulässig, ohne dass sich der Amtsträger ausweist. Auch muss die Nachschau nicht am selben Tag wie die Kassenbeobachtung erfolgen.

Der Prüfer muss sich erst ausweisen, wenn er die nicht der Öffentlichkeit zugänglichen Geschäftsräume betreten möchte, den Steuerpflichtigen auffordert, das elektronische Aufzeichnungssystem zugänglich zu machen oder weitere Unterlagen (z. B. die Verfahrensdokumentation) fordert.

Beachten Sie | Ist der Steuerpflichtige oder sein gesetzlicher Vertreter (z. B. bei einer GmbH der Geschäftsführer) nicht anwesend, hat sich der Amtsträger gegenüber Dritten (z. B. Arbeitnehmern), die mit dem Kassensystem vertraut sind, auszuweisen und sie zur Mitwirkung aufzufordern.

Der Amtsträger ist zu Dokumentationszwecken berechtigt, Unterlagen und Belege zu scannen oder zu fotografieren.

Bei Beanstandungen kann der Amtsträger ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen. Dies ist dem Steuerpflichtigen schriftlich mitzuteilen.

Beachten Sie | Anlass zur Beanstandung kann auch bestehen, wenn Dokumentationsunterlagen (z. B. Protokolle nachträglicher Programmänderungen) nicht vorgelegt werden können.

Quelle | BMF-Schreiben vom 29.5.2018, Az. IV A 4 – S 0316/13/10005 :054, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 201981

6. Juni 2018
von MargitSchunke
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Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD ist keine Kür, sondern Pflicht!

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Eine Verfahrensdokumentation ist keine Kür, sondern Pflicht!

| Wollen Unternehmen in Betriebsprüfungen keine Hinzuschätzungen riskieren, müssen sie eine Verfahrensdokumentation vorlegen können, die grundsätzlich aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwender-, einer technischen System- und einer Betriebsdokumentation besteht. Die Sonderausgabe zeigt, welche Informationen enthalten sein müssen und was wie dokumentiert werden muss. |

1. Vorbemerkungen

Dass eine Verfahrensdokumentation erforderlich ist, ergibt sich aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD)“. Dieses Schreiben des Bundesfinanzministeriums (14.11.2014, BStBl I 2014, S. 1450) ist bereits seit Anfang 2015 in Kraft.

Nach Rn. 151 der GoBD muss für jedes Datenverarbeitungssystem (DV-System) eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

PRAXISHINWEIS | Die Finanzämter fragen oft schon bei Versendung der Prüfungsanordnung, spätestens aber bei Beginn der Betriebsprüfung nach einer Verfahrensdokumentation. Aber: Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Das ist in den GoBD in der Rn. 155 ausdrücklich festgehalten. Dennoch sollte umgehend eine Verfahrensdokumentation erstellt werden, soweit dies noch nicht erfolgt ist. Denn kommt es neben formellen auch zu materiellen Beanstandungen, dürfte eine fehlende Verfahrensdokumentation „schätzungserhöhend“ wirken.

2. Mitarbeiter in die Erstellung einbeziehen

In jedem Betrieb gibt es Organisations- und Arbeitsanweisungen. In vielen kleinen und mittleren Betrieben (KMU) sind sie aber nur mündlich erteilt oder es gibt nur für bestimmte Arbeitsbereiche schriftliche Anweisungen. Häufig haben sich Mitarbeiter selbst Arbeitsorganisationen geschaffen.

Daher empfiehlt es sich immer, Mitarbeiter in die Überlegungen einzubeziehen. Sie sind es, die das „Erfahrungswissen“ in ihren Köpfen gespeichert haben. Das vorhandene Wissen ist zur Erstellung einer wirklichkeitsnahen Verfahrensdokumentation unbedingt notwendig.

Richtig umgesetzt stellt das Verlangen der Finanzverwaltung, eine Verfahrensdokumentation vorzulegen, für alle KMU eine große Chance dar. Können doch durch Prozessbeschreibungen Abläufe vereinheitlicht und vereinfacht, Strukturen und Zuständigkeiten durchdacht und schließlich schriftlich festgehalten werden.

Beachten Sie | Die Erfahrung zeigt: KMU erreichen hierdurch deutliche Einsparungen in vielen Bereichen.

Eine Verfahrensdokumentation muss auch „gelebt“ werden. Abweichungen zwischen der Beschreibung und den tatsächlichen Abläufen können nicht nur bei einer steuerlichen Betriebsprüfung zu erheblichen Nachteilen führen. Vereinzelt werden auch Opportunitätsüberlegungen angestellt, in denen die Wahrscheinlichkeit und mögliche Höhe einer Zuschätzung mit den Kosten zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verglichen werden.

Derartige Spekulationen sind gefährlich, da Steuernachforderungen und Zinsen darauf sowie mögliche strafrechtliche Konsequenzen existenzgefährdend sein können.

3. Wesentliche Bestandteile einer Verfahrensdokumentation

Trotz der in den GoBD enthaltenen Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation gibt es noch genügend Raum für Interpretationen. Die Zielsetzung der Finanzverwaltung scheint klar: Jeder Unternehmer soll seine Verfahrensdokumentation erstellen. Ob sie als geeignet anerkannt wird, entscheidet der jeweilige Betriebsprüfer. „Sicherheit“ wird wohl erst dann vorliegen, wenn sich die Finanzgerichte mit der Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation beschäftigt haben.

Anforderungen nach den GoBD

GoBD Rn. 152: Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

GoBD Rn. 153: Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Belege, Unterlagen und Dokumente in Papierform sind in der Verfahrensdokumentation wie elektronische Dateien zu berücksichtigen. Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen (GoBD Rn. 141).

Daraus lassen sich die wesentlichen Inhalte einer Verfahrensdokumentation bestimmen:

Allgemeine Beschreibung der

      • Organisation des Unternehmens,
      • Mitarbeiter-Verantwortlichkeiten (z. B. für bestimmte Aufgaben),
      • Mitarbeiter-Tätigkeiten (z. B. für bestimmte Aufgaben),
      • Tätigkeitsbereiche.

Anwenderdokumentation (z. B. die Bedienungsanleitung für sachgerechte Nutzung der eingesetzten EDV- bzw. IT-Systeme).

Bei der technischen Dokumentation geht es um die Beschreibung der EDV-Umgebung. Zu beantworten sind u. a. folgende Fragen:

      • Welche Software wird genutzt?
      • Welche Hardware, Netzwerke, ASP- oder Cloud-Anwendungen sind im Einsatz?
      • Welche Daten-Strukturen bestehen?
      • Wie arbeiten die einzelnen EDV-Bereiche (z. B. Schnittstellen für Datenübertragungen) zusammen?
      • Wie sind Datenschutz und Datensicherung organisiert?

Bei der Erstellung der Betriebsdokumentation geht es um die Beschreibung der Belegorganisation sowie der Einhaltung der Vorgaben der Software-Programme.

Gerade bei KMU überschneiden sich die Bereiche. Da jeder Beleg Auswirkungen auf die Inhalte eines oder mehrerer DV-Systeme haben kann, also Bestandteil eines Vorsystems sein kann, müssen auch die Abläufe der Vor- und Nebensysteme beschrieben werden. Die Darstellung muss Struktur, Aufbau und Ergebnisse aller EDV-Verfahren vollständig und schlüssig umfassen.

Als DV-System im Sinne der GoBD gelten insbesondere das Hauptbuchführungssystem und die Vor- und Nebensysteme, z. B. Anlagenbuchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kassensysteme, Zahlungsverkehrssystem, Geldspielgeräte sowie die Behandlung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen.

Falls vorhanden, gehören auch Systeme wie Taxameter, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Zeiterfassung, Archivsystem und Dokumentenmanagementsystem zu den DV-Systemen.

Beachten Sie | Soweit Schnittstellen zwischen den DV-Systemen bestehen, sind diese zu beschreiben.

4. Internes Kontrollsystem

Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen müssen Steuerpflichtige Kontrollen einrichten, ausüben und protokollieren (z. B. Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen).

Die konkrete Ausgestaltung des Kontrollsystems ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur sowie des DV-Systems.

MERKE | Die Beschreibung des für jeden Unternehmer unverzichtbaren internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation (vgl. Rn. 102 der GoBD).

Ein funktionierendes IKS kann auch bei Fehlerberichtigungen des Steuerpflichtigen von enormer Bedeutung sein. Hier stellt sich nämlich oft die Frage, ob eine „einfache“ Berichtigung nach § 153 der Abgabenordnung (AO) genügt oder ob eine Selbstanzeige nach § 371 AO erforderlich ist.

Hierzu heißt es in Rn. 2.6 des Anwendungserlasses zu § 153 AO: „Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann, jedoch befreit dies nicht von einer Prüfung des jeweiligen Einzelfalls.“ Ein IKS ist also unverzichtbar.

5. Zeitrahmen der Einführung einer Verfahrensdokumentation

Seit dem Inkrafttreten der GoBD, das ist der 1.1.2015, muss eine Verfahrensdokumentation vorliegen. Falsch sind vor allem im Internet verbreitete Hinweise auf Schonfristen bezüglich eines späteren Inkrafttretens.

Bei Betriebsprüfungen wird offenbar vereinzelt die Ansicht vertreten, die Verpflichtung zur Vorlage einer Verfahrensdokumentation bestehe schon seit Inkrafttreten der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme vom 7.11.1995 [BStBl I 2015, S. 738], in Kraft getreten am 14.12.1995).

Aus einer Nichtvorlage der Verfahrensdokumentation für die Zeit vor dem 1.1.2015 für den jeweiligen Unternehmer nachteilige Folgen anzunehmen, dürfte nach der hier vertretenen Auffassung eine unzulässige rückwirkende Verschärfung darstellen. Denn der im Übrigen nur die Finanzverwaltung bindende Hinweis in der Rn. 155 der GoBD (vgl. hierzu die Ausführungen unter 1.) ist erst am 1.1.2015 in Kraft getreten.

Daran ändert es auch nichts, dass der Begriff „Verfahrensdokumentation“ in den GoBS vom 7.11.1995 mehrfach genannt wurde. Denn weder die Finanzverwaltung noch die Unternehmer und deren Berater konnten genau beurteilen, was hierunter zu verstehen ist. Noch viel weniger mussten Unternehmer mit derart einschneidenden Folgen rechnen. Im Übrigen ist selbst bei der Rechtslage seit dem 1.1.2015 derzeit nicht gewiss, was die Finanzverwaltung unter „ungenügender Verfahrensdokumentation“ im Einzelfall versteht.

Besonderes Augenmerk erlangt die Verfahrensdokumentation auch vor der ab 1.1.2018 möglichen Kassen-Nachschau.

Hintergrund: Die Kassen-Nachschau ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte, u. a. im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen. Die Kassen-Nachschau erfolgt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen durch einen Amtsträger der Finanzbehörde – und zwar ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung.

In dem Entwurfsschreiben des Bundesfinanzministeriums zum Anwendungserlass zu § 146b AO (= Kassen-Nachschau) heißt es u. a. „Auf Anforderung des Amtsträgers (ist) die Verfahrensdokumentation … vorzulegen, …“ Es ist damit zu rechnen, dass die Finanzbeamten hiervon Gebrauch machen werden. Mögliche Folgen einer Nichtvorlage sind derzeit noch nicht bekannt.

6. Eine schriftliche Verfahrensdokumentation fehlt – was tun?

Liegt keine schriftliche Verfahrensdokumentation vor, dürfte es zielführend sein, möglichst umgehend mit der Erstellung unter Berücksichtigung der aktuellen Abläufe im Unternehmen zu beginnen.

Hierbei kann es sehr hilfreich sein, sich auf alle vorhandenen Beschreibungen (vergleiche auch unter 2.) zu stützen und diese als Basis zu verwenden. In Betracht kommen beispielsweise:

      • 1. Vorhandene schriftliche Arbeits- und Organisationsanweisungen (in manchem nicht beachteten Ordner mit derartigen Dokumenten findet man mitunter Regelungen, an die man gar nicht mehr gedacht hat, die aber im Unternehmen immer noch gültig sind),
      • 2. Niederschrift aller mündlich erteilten und im Unternehmen „gelebten“ Organisationsanweisungen,
      • 3. von Mitarbeitern individuell erzeugte Notizen über Betriebsabläufe (z. B. als Arbeitshilfe für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen),
      • 4. Niederschriften über besondere Arbeitsabläufe,
      • 5. Heranziehung von ED–Programmbeschreibungen,
      • 6. Berücksichtigung von EDV-Bedienungsanleitungen (z. B. zum Ablauf der Datensicherung),
      • 7. Heranziehung der Sicherheitsrichtlinien und des EDV-Sicherheitskonzepts.

MERKE | Diese Liste wird je nach Unternehmen kürzer oder länger sein und auch viele nicht benötigte Informationen enthalten. Daher ist sie an den von der Finanzverwaltung geforderten Umfang einer Verfahrensdokumentation anzupassen.

Wichtig ist bei der Verfahrensdokumentation insbesondere, dass sie

      • vollständig ist,
      • klare Strukturen enthält und
      • widersprüchliche Anweisungen oder Beschreibungen vermeidet.

Beachten Sie | Fehlende Ablaufbeschreibungen müssen Zug um Zug erarbeitet und eingefügt werden.

7. Fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation

Sanktioniert werden kann eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation.

Es liegt immer eine Art Verfahrensdokumentation vor. Der Begriff „Fehlen“ kann sich also nur darauf beziehen, dass keine schriftliche Verfahrensdokumentation vorliegt. Wenn hierdurch die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt ist, liegt kein formeller Mangel vor. Dieses Argument wird natürlich bei zunehmender Digitalisierung immer schwächer.

Die Entscheidung liegt beim jeweiligen Betriebsprüfer. Es wird von einfacheren Fällen berichtet, in denen dem Prüfer die Abläufe mündlich erklärt wurden, sodass er seine Prüfung in angemessener Zeit durchführen konnte. Hier erfolgte dann aber auch der – unbedingt zu beachtende – Hinweis, dass bei der nächsten Prüfung eine schriftliche Verfahrensdokumentation vorgelegt werden muss.

Bei der Annahme einer ungenügenden Verfahrensdokumentation wird man darüber befinden müssen, ob sie – gegebenenfalls zusammen mit ergänzenden Erläuterungen – doch noch ausreicht.

Selbst wenn man nach bestem eigenen Ermessen eine „genügende“ Verfahrensdokumentation erstellt hat, kann es vorkommen, dass der Betriebsprüfer diese als ungenügend bezeichnet und als Folge die Buchführung verwerfen möchte.

PRAXISHINWEIS | Wie so oft im Steuerrecht kommt es auf den jeweiligen Einzelfall an. Da klare Vorgaben seitens der Finanzverwaltung fehlen, bleibt es wohl der Rechtsprechung vorbehalten, für „weitere“ Klarheit zu sorgen.

8. Rückwirkende Erstellung und Versionierung

In Rn. 154 der GoBD verlangt die Finanzverwaltung, dass die Verfahrensdokumentation bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten ist.

Für die Zukunft bedeutet das, dass man sich einen Erinnerungstermin (zum Beispiel nach sechs oder längstens nach zwölf Monaten) vormerkt, zu dem die bisherige Version überprüft und gegebenenfalls durch eine neue ersetzt wird. Hierbei handelt es sich um eine Vollversion, die alle Änderungen enthält. Die bisherige Version muss, versehen mit Gültigkeitsdatum, aufbewahrt werden.

Bei einer Erstellung für die Vergangenheit ist zu beachten, dass formelle Mängel mit sachlichem Gewicht grundsätzlich nicht rückwirkend behoben werden können.

9. Die Verfahrensdokumentation muss wahr sein

Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (GoBD, Rn. 151).

Vor allem muss die Verfahrensdokumentation wahr sein. Es wäre ein großer Fehler, wenn dort Prozesse anders beschrieben sind, als sie in der Praxis ablaufen. Der Prüfer würde in einem solchen Fall wohl zu Recht einwenden können, dass er durch derartige Falschinformationen in seiner Prüfung behindert wurde.

Daher sollte nach der erstmaligen Einführung der Verfahrensdokumentation in zunächst kurzen Zeitabschnitten überprüft werden, ob alles tatsächlich so abläuft, wie es beschrieben wurde. Wenn nein, gibt es zwei Möglichkeiten:

      • 1. Die Abläufe werden an die Beschreibungen angepasst. Denn schließlich hat man sich ja bei der Erstformulierung etwas gedacht und auch vorgenommen.
      • 2. Die Verfahrensdokumentation wird an die tatsächlichen Abläufe angepasst, weil man inzwischen bessere Erkenntnisse hat. Grundsätzlich muss dann aber eine neue Version erstellt werden.

Beachten Sie | Die Überprüfungsintervalle können nach der Einführungszeit verlängert werden.

10. Muster-Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation „per Knopfdruck“ ist nicht möglich. Um die Prozesse verständlich darzustellen, sind schon etwas Zeit und Akribie notwendig. Zudem ist zu beachten, dass die Ausgestaltung u. a. auch von der jeweiligen Branche und der vorhandenen Digitalisierung abhängt.

Checklisten und Muster dürften aber zumindest für Arbeitserleichterung sorgen. An dieser Stelle soll exemplarisch auf zwei Muster-Verfahrensdokumentationen hingewiesen werden:

      • Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege (gemeinsam erarbeitet durch die Bundessteuerberaterkammer und den Deutschen Steuerberaterverband e. V., unterwww.iww.de/s343).
      • AWV Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage (erstellt durch den Arbeitskreis „Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien“ der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., unter www.iww.de/sl1716).

Die nachfolgende Tabelle ist ein aufbereiteter Auszug aus der AWV Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage (dort unter 3.2).

Zuständigkeiten bei der Belegablage

Das Verfahren der Belegablage ist im Kapitel … in seinen Einzelschritten dargestellt. Im Folgenden werden die Mitarbeiter benannt, die jeweils zur Durchführung einzelner Verarbeitungsschritte eingewiesen und autorisiert sind.

Tätigkeit

Name, Vorname*

Posteingang (konventionell in Papierform; zum digitalen Posteingang – insbesondere per E-Mail – vgl. unter …) und Vorsortierung der relevanten Dokumente

Identifikation der Belege inkl. Prüfung auf Echtheit (buchführungs-/aufzeichnungspflichtige und somit aufbewahrungspflichtige Dokumente in Papierform als auch originär digital eingehende Dokumente)

Prüfung der eingehenden Rechnungen (insbesondere auch elektronische Rechnungen) im Hinblick auf die Vollständigkeit und Richtigkeit (insbesondere Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG) und im Hinblick auf die korrekte Übermittlung bei elektronischen Rechnungen (Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts sowie der Lesbarkeit)

Digitalisierung von ursprünglich im Original in Papierform eingegangenen Dokumenten

Ablage der Belege in der vorgesehenen Ordnung

Aufbereitung der Belege für die weitere Bearbeitung, insbesondere Buchung

Weitergabe und/oder Entgegennahme/Rücknahme von Belegen an bzw. von Dritte(n) für Zwecke der (Aufbereitung, Buchung und/oder Archivierung)

Archivierung der Belege nach der Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen oder Buchungen

Die postalische Entgegennahme, Identifikation, Ablage, Aufbereitung und Archivierung von Dokumenten mit Belegfunktion, die laut unternehmensinterner Vorgaben (vgl. Anlage … ) als besonders schutzwürdig gelten, ist nur folgenden Personen gestattet

Die Ablage erfolgt in diesen Fällen gesondert (auf einem eigenen Export-Datenpfad, der Zugang auf diesen ist nur diesen Personen gestattet, zur Sicherstellung dient (Verfahren, z. B. Login)). Zusätzlich sind die Dokumente individuell mit einem Passwortschutz zu versehen. Der Passwortschutz wird durch [Programmname, Version] sichergestellt.

Freigabe zur Vernichtung von Papierbelegen (nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist)

Die Vernichtung der originären Papierbelege erfolgt durch (interne Stelle/externen Dienstleister)

Freigabe zur Löschung der digitalen Archivbestände (nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist)

Löschung der digitalen Archivbestände

* ggf. Personalnummer oder Organisationseinheit bzw. Funktion im Unternehmen

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31. Mai 2018
von MargitSchunke
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Zur Zurechnung von Verkäufen über eBay

| Nach einer Entscheidung des Finanzgerichts Baden-Württemberg sind Umsätze aus Verkäufen über die Internet-Auktions-Plattform eBay der Person zuzurechnen, unter deren Nutzernamen die Verkäufe ausgeführt worden sind. Diese Person ist der umsatzsteuerliche Unternehmer, der die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss. |

Findet die Internetauktion ausschließlich unter Verwendung des Nutzernamens statt, wird dem Meistbietenden Folgendes suggeriert: Die Person, die das Verkaufsangebot unterbreitet, ist die gleiche Person, die sich den anonymen Nutzernamen hat zuweisen lassen. Nur diese Person kann bei Leistungsstörungen zivilrechtlich auf Vertragserfüllung in Anspruch genommen werden und ist folglich auch der Unternehmer.

Anmerkungen

Ob die Umsätze eines „privaten“ eBay-Verkäufers der Umsatzsteuer unterliegen, ist mitunter schwierig zu beurteilen und hängt von dem Gesamtbild der Verhältnisse ab.

Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Gewerblich oder beruflich ist jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht fehlt, Gewinn zu erzielen. Bei der Beurteilung sind u. a. zu berücksichtigen: Die Dauer und die Intensität des Tätigwerdens, die Höhe der Entgelte, die Beteiligung am Markt und die Zahl der ausgeführten Umsätze. Dass bereits beim Einkauf eine Wiederverkaufsabsicht bestanden hat, ist kein für die Nachhaltigkeit allein entscheidendes Merkmal.

PRAXISTIPP | Wenn der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich maximal 50.000 EUR beträgt und im Vorjahr nicht mehr als 17.500 EUR betragen hat, wird keine Umsatzsteuer erhoben. Diese Kleinunternehmerregelung ist aber nicht zwingend. Man kann hierauf per Antrag verzichten, um wie ein „normaler“ Unternehmer behandelt zu werden.

Quelle | FG Baden-Württemberg, Urteil vom 26.10.2017, Az. 1 K 2431/17, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 200582

10. Dezember 2017
von MargitSchunke
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Hinweise zum Jahresende 2017

Steuerliche Hinweise zum Jahresende 2017:

Für alle Steuerpflichtigen

Für Vermieter

Für Kapitalanleger

Für Unternehmer

Für GmbH-Gesellschafter

Für Arbeitgeber

Für Arbeitnehmer

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Für alle Steuerpflichtigen


Gezielte Verlagerung von privaten Ausgaben zur Minimierung der Steuerbelastung

| In 2018 werden der steuerliche Grundfreibetrag, der Kinderfreibetrag und das Kindergeld geringfügig erhöht. Da die Entlastung eher gering sein dürfte, kommt es vor allem auf die persönlichen Verhältnisse an, ob Ausgaben vorgezogen oder in das Jahr 2018 verlagert werden sollten. |

Neue Werte in 2018

Der steuerliche Grundfreibetrag – bis zu dieser Höhe muss keine Einkommensteuer gezahlt werden – wird im nächsten Jahr um 180 EUR auf 9.000 EUR steigen. Der Unterhaltshöchstbetrag wird entsprechend angepasst.

Beachten Sie | Zum Ausgleich der kalten Progression werden die Tarifeckwerte im Jahr 2018 um die geschätzte Inflationsrate des Jahres 2017 nach rechts verschoben.

Der Kinderfreibetrag wird in 2018 um 72 EUR auf 4.788 EUR angehoben. Das Kindergeld steigt um jeweils 2 EUR monatlich pro Kind.

Das sollten Sie bei der Verlagerung von Ausgaben beachten

Sonderausgaben (z. B. Spenden) und außergewöhnliche Belastungen (z. B. Arzneimittel) sind grundsätzlich in dem Jahr in der Steuererklärung anzusetzen, in dem sie gezahlt worden sind. Maßgebend ist das sogenannte Zu- und Abflussprinzip.

Dass die Steuerung der Zahlungen für die steuerliche Entlastung im Privatbereich entscheidend sein kann, musste vor kurzem ein Ehepaar vor dem Bundesfinanzhof (12.7.2017, Az. VI R 36/15) erfahren. Die Kosten für den behindertengerechten Umbau ihres Hauses (165.000 EUR) hatten sie komplett in einem Jahr gezahlt. Da ihr Gesamtbetrag der Einkünfte niedriger war, wirkte sich nur ein Teil der 165.000 EUR steuermindernd aus. Eine Verteilung der außergewöhnlichen Belastungen auf mehrere Jahre lehnten die Richter ab.

PRAXISHINWEIS | Bei außergewöhnlichen Belastungen sollte man auch die zumutbare Eigenbelastung im Blick haben, deren Höhe vom Gesamtbetrag der Einkünfte, Familienstand und Zahl der Kinder abhängt. Ist abzusehen, dass die zumutbare Eigenbelastung in 2017 nicht überschritten wird, sollten offene Rechnungen (nach Möglichkeit) erst in 2018 beglichen werden. Ein Vorziehen lohnt sich, wenn in 2017 bereits hohe Aufwendungen getätigt wurden.

In die Überlegungen sind auch vorhandene Verlustvorträge einzubeziehen, die Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen eventuell wirkungslos verpuffen lassen.

Ist der Höchstbetrag bei Handwerkerleistungen (20 % der Lohnkosten, maximal 1.200 EUR) erreicht, sollten Rechnungen nach Möglichkeit erst in 2018 beglichen werden.

PRAXISHINWEIS | Fällt in diesem Jahr z. B. aufgrund von Verlusten aus einer selbstständigen Tätigkeit keine Einkommensteuer an, kann kein Abzug von der Steuerschuld vorgenommen werden. Da die Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen weder zurück- noch vorgetragen werden kann, ist eine Rechnungsbegleichung auch in diesen Fällen in 2018 sinnvoll.

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Höhere Wertgrenzen bei geringwertigen Wirtschaftsgütern: Gestaltungspotenzial sinnvoll nutzen

| Ab 1.1.2018 gelten bei der Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG) höhere Wertgrenzen. Was es zu beachten gilt und wie hier (bereits jetzt) gestaltet werden kann, zeigt der nachfolgende Überblick. |

Neue Wertgrenzen

Die folgenden (neuen) Grenzen gelten für GWG, die nach dem 31.12.2017 angeschafft, hergestellt oder in das Betriebsvermögen eingelegt werden:

  • Der eigentliche Grenzwert für GWG wurde von derzeit 410 EUR auf 800 EUR erhöht.
  • Beachten Sie | Die Anhebung der GWG-Grenze auf 800 EUR gilt nicht nur für Unternehmer, sondern auch für alle anderen Steuerzahler, wie z. B. Arbeitnehmer oder Vermieter.
  • Alternativ zum Sofortabzug können GWG in einen Sammelposten eingestellt und über fünf Jahre abgeschrieben werden (Poolabschreibung). Die Wertuntergrenze wurde von 150 EUR auf 250 EUR angehoben. Die Obergrenze (1.000 EUR) bleibt bestehen.
  • Auch die Wertgrenze für die Aufzeichnungspflichten bei der Sofortabschreibung wurde von 150 EUR auf 250 EUR angehoben.

PRAXISHINWEIS | Bei den vorgenannten Grenzen ist stets der Nettobetrag maßgebend. Hierbei kommt es nicht darauf an, ob der Umsatzsteuerbetrag als Vorsteuer tatsächlich abziehbar ist.

Erwirbt ein Unternehmen im Jahr 2018 GWG, hat es hinsichtlich des Sofortabzugs bzw. der Abschreibung folgende steuerliche Wahlrechte:

Übersicht über die Wahlrechte
  • Grundsatz: Abschreibung über betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer
  • bis 250 EUR: Sofortabzug ohne besondere Aufzeichnungspflicht (Wahlrecht)
  • ab 250,01 bis 800 EUR: Sofortabzug oder Poolabschreibung (Wahlrecht)
  • ab 800,01 bis 1.000 EUR: Poolabschreibung (Wahlrecht)

Beachten Sie | Soll ein Sammelposten gebildet werden, sind hierin alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften, hergestellten oder eingelegten Wirtschaftsgüter mit Aufwendungen von 250,01 bis 1.000 EUR zu erfassen.

PRAXISHINWEIS | Die Wahlrechte gelten nur für die Gewinneinkünfte und damit gleichfalls für bilanzierende Unternehmer sowie für Einnahmen-Überschuss-Rechner.

Im Rahmen der Überschusseinkünfte (z. B. Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit oder Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung) kann kein Sammelposten gebildet werden. Hier kann aber ein Sofortabzug als Werbungskosten bei Aufwendungen von bis zu 800 EUR (netto) erfolgen.

Voraussetzungen

Damit ein GWG vorliegt, müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Es handelt sich um ein abnutzbares bewegliches Wirtschaftsgut des Anlagevermögens,
  • das Wirtschaftsgut ist selbstständig nutzbar und
  • die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten überschreiten die normierten Höchstgrenzen nicht.

Bei der Frage, ob das Wirtschaftsgut selbstständig nutzbar ist, helfen die Einkommensteuer-Hinweise (EStH) der Verwaltung weiter. Unter H 6.13 EStH gibt es nämlich ein ABC der selbstständig und nicht selbstständig nutzbaren Wirtschaftsgüter.

Selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter sind beispielsweise die Einrichtungsgegenstände in Büros und Werkstätten. Demgegenüber sind Peripheriegeräte einer PC-Anlage nicht selbstständig nutzbar. Sogenannte Kombinationsgeräte und externe Datenspeicher fallen jedoch nicht darunter und sind somit „begünstigt“.

Gestaltung durch Nutzung eines Investitionsabzugsbetrags

Durch die erhöhten Wertgrenzen kann es sich anbieten, anstehende Investitionen nicht noch in diesem Jahr, sondern erst ab Januar 2018 durchzuführen, um so von einem sofortigen Abzug zu profitieren. Aber auch für Jahre vor 2018 kann die Grenze von 410 EUR „angehoben“ werden. Dies funktioniert durch den 40 %igen Abzug für Investitionsabzugsbeträge.

Beispiel

Der bilanzierende Einzelunternehmer A hat für den Veranlagungszeitraum 2016 einen Investitionsabzugsbetrag in Höhe von 1.000 EUR beansprucht. In 2017 erwirbt er ein Notebook mit Anschaffungskosten von 683 EUR.

Frage: Wie kann in diesem Fall gestaltet werden?

A kann (Wahlrecht) dieser Investition den Investitionsabzugsbetrag aus 2016 in Höhe von 273 EUR (683 EUR x 0,4) zuordnen. Demzufolge würden sich die Anschaffungskosten für das Notebook um 273 EUR verringern, sodass ein Betrag von 410 EUR verbleibt, für den in 2017 ein sofortiger Betriebsausgabenabzug erfolgen kann.

Beachten Sie | Von dem Investitionsabzugsbetrag verbleiben somit noch 727 EUR, die für Investitionen in den Jahren 2017, 2018 und 2019 genutzt werden können.

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Für Vermieter


Steuerstrategien 2017/2018 im Überblick

| Bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung ist primär auf die Einkünfteverlagerung hinzuweisen, also etwa auf die Zahlung anstehender Reparaturen noch im laufenden Jahr oder die Steuerung von Mietzuflüssen. |

Darüber hinaus sind u. a. folgende Punkte zu beachten:

  • Beträgt das Entgelt für die Überlassung einer Wohnung zu Wohnzwecken weniger als 66 % der ortsüblichen Marktmiete, dürfen die Werbungskosten nur im Verhältnis der tatsächlichen Miete zur ortsüblichen Miete abgezogen werden. Ist die 66 %-Grenze erfüllt, ist der volle Werbungskostenabzug zulässig!
  • Sofern in 2017 größere Erhaltungsaufwendungen vorliegen, dürfen diese grundsätzlich auf zwei bis fünf Jahre gleichmäßig verteilt werden, was zur längerfristigen Progressionsminderung sinnvoll sein kann. Voraussetzung: Es handelt sich um Aufwendungen für ein Gebäude im Privatvermögen, das überwiegend Wohnzwecken dient.

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Antrag auf Grundsteuererlass bei wesentlicher Ertragsminderung

| Bei erheblichen Mietausfällen in 2017 kann ein teilweiser Erlass der Grundsteuer beantragt werden. |

Voraussetzung ist eine wesentliche Ertragsminderung, die der Steuerpflichtige nicht zu vertreten hat. Diese liegt vor, wenn der normale Rohertrag um mehr als die Hälfte gemindert ist. Ist dies der Fall, kann die Grundsteuer um 25 % erlassen werden. Fällt der Ertrag in voller Höhe aus, ist ein Grundsteuererlass von 50 % möglich.

Beachten Sie | Der Antrag ist bis zu dem auf den Erlasszeitraum folgenden 31.3. zu stellen. Da der 31.3. im nächsten Jahr auf Karsamstag fällt, verschiebt sich das Fristende auf den 3.4.2018.

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Für Kapitalanleger


Antrag auf Verlustbescheinigung ist bis zum 15.12.2017 zu stellen

| Erteilen Ehegatten einen gemeinsamen Freistellungsauftrag, kann eine übergreifende Verrechnung von Verlusten über alle Konten und Depots der Ehegatten erfolgen. Falls lediglich die übergreifende Verlustverrechnung beantragt werden soll, kann auch ein Freistellungsauftrag über 0 EUR erteilt werden. |

Hat ein Anleger bei einer Bank einen Verlust erzielt und bei einer anderen Bank positive Einkünfte erwirtschaftet, ist eine Verrechnung zwischen den Banken nicht möglich. In diesen Fällen gibt es folgende Option: Stellt der Steuerpflichtige bis zum 15.12. des jeweiligen Jahres bei dem Kreditinstitut, bei dem sich der Verlustverrechnungstopf befindet, einen Antrag auf Verlustbescheinigung, kann er bei der Veranlagung eine Verlustverrechnung vornehmen.

Beachten Sie | Der Verlust wird dann aus dem Verrechnungstopf der Bank herausgenommen und das Kreditinstitut beginnt 2018 wieder bei Null.

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Für Unternehmer


Obacht bei der verkürzten Aufbewahrungspflicht von Lieferscheinen

| Insbesondere zum Jahreswechsel stellt sich die Frage, welche Unterlagen vernichtet werden können. In diesem Zusammenhang ist auf eine Maßnahme durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl I 2017, S. 2143) hinzuweisen. Danach endet die Aufbewahrungsfrist von Lieferscheinen mit dem Erhalt oder dem Versand der Rechnung, wenn sie keine Buchungsbelege sind. |

Nimmt die Rechnung jedoch auf den Lieferschein Bezug (z. B. hinsichtlich des Lieferzeitpunkts), wird der Lieferschein zum umsatzsteuerlichen Rechnungsbestandteil und darf auch künftig nicht vorzeitig vernichtet werden!

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Wichtiges zur Kassen-Nachschau 2018 und zur Verfahrensdokumentation

| Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (BGBl I 2016, S. 3152) erhält die Finanzverwaltung ab dem 1.1.2018 die Möglichkeit einer Kassen-Nachschau. |

Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können Finanzbeamte

  • ohne vorherige Ankündigung,
  • außerhalb einer Außenprüfung und
  • während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten,

um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können.

Die von der Kassen-Nachschau betroffenen Steuerpflichtigen haben dem Amtsträger auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen.

Verfahrensdokumentation

In diesem Zusammenhang ist auch auf die sogenannte Verfahrensdokumentation hinzuweisen. Diese besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwender-, einer technischen System- und einer Betriebsdokumentation.

Beachten Sie | Das Erfordernis einer Verfahrensdokumentation ergibt sich bereits aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD)“. Dieses Schreiben des Bundesfinanzministeriums (14.11.2014, BStBl I 2014, S. 1450) ist bereits seit Anfang 2015 in Kraft. Danach muss für jedes Datenverarbeitungssystem (= DV-System) eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

PRAXISHINWEIS | Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Darauf weist die Finanzverwaltung in ihren GoBD ausdrücklich hin.

Dennoch ist (soweit noch nicht erfolgt) dringend anzuraten, eine Verfahrensdokumentation zu verfassen. Denn kommt es neben formellen auch zu materiellen Beanstandungen bei einer Betriebsprüfung, dürfte der Umstand der fehlenden Verfahrensdokumentation „schätzungserhöhend“ wirken.

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Für GmbH-Gesellschafter


Änderungsbedarf bei Verträgen überprüfen

| Wie in jedem Jahr sollten zwischen GmbH und (beherrschenden) Gesellschafter-Geschäftsführern getroffene Vereinbarungen auf ihre Fremdüblichkeit und Angemessenheit hin überprüft werden. Die entsprechende Dokumentation mindert das Risiko einer verdeckten Gewinnausschüttung. |

Sollen ab 2018 neue Vereinbarungen getroffen oder bestehende verändert werden, ist dies zeitnah schriftlich zu fixieren. Vertragsinhalte wirken sich bei beherrschenden Gesellschaftern nämlich steuerlich nur aus, wenn sie im Voraus getroffen und tatsächlich wie vereinbart durchgeführt werden. Insbesondere die Gesellschafter-Geschäftsführer-Bezüge sind mit der allgemeinen Gehaltsstruktur und der individuellen Gewinnlage abzugleichen.

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Für Arbeitgeber


Neuerungen für das Lohnbüro: Betriebsrentenstärkungsgesetz, Mindestlohn & Co.

| Durch das Betriebsrentenstärkungsgesetz (BGBl I 2017, S. 3214) soll die betriebliche Altersversorgung (bAV) in kleinen und mittelständischen Betrieben besser verbreitet werden. Herzstück des Gesetzes, das im Wesentlichen zum 1.1.2018 in Kraft tritt, ist das Sozialpartnermodell mit der Möglichkeit der reinen Beitragszusage, d. h. ohne Mindest- bzw. Garantieleistungen. |

Daneben kommt es zu weiteren Änderungen. Dies sind u. a.:

  • Der steuerliche Förderumfang des § 3 Nr. 63 Einkommensteuergesetz (EStG) wird von 4 % der Beitragsbemessungsgrenze auf 8 % ausgeweitet. Der Aufstockungsbetrag von 1.800 EUR entfällt.
  • Arbeitgeber, die für Geringverdiener (Bruttoeinkommen maximal 2.200 EUR monatlich) mindestens 240 EUR bis zu 480 EUR im Jahr an Beiträgen zugunsten einer bAV aufwenden, erhalten 30 % des Arbeitgeberbeitrags über eine Verrechnung mit der Lohnsteuer zurück.

PRAXISHINWEIS | Wegen der Änderungen soll das BMF-Schreiben vom 24.7.2013 „Steuerliche Förderung der privaten Altersvorsorge und betrieblichen Altersversorgung“ noch in 2017 in einer überarbeiteten Fassung veröffentlicht werden. Ein Entwurf wurde an die Verbände geschickt, die sich bis zum 13.10.2017 äußern konnten.

Digitale LohnSchnittstelle

Ab 1.1.2018 müssen Arbeitgeber der Finanzbehörde die aufzuzeichnenden lohnsteuerrelevanten Daten nach einer amtlich vorgeschriebenen einheitlichen digitalen Schnittstelle (Digitale LohnSchnittstelle DLS) elektronisch bereitstellen (BMF-Schreiben vom 26.5.2017, Az. IV C 5 – S 2386/07/0005:001). Damit ist die bisherige, reine Empfehlung zur Anwendung der DLS überholt.

Mindestlohn

Der gesetzliche Mindestlohn beträgt auch im nächsten Jahr 8,84 EUR pro Stunde.

Beachten Sie | Neben dem gesetzlichen Mindestlohn gibt es zahlreiche Branchen-Mindestlöhne. Der Pflegemindestlohn steigt im nächsten Jahr von derzeit 10,20 EUR (West inkl. Berlin) sowie 9,50 EUR (Ost) in 2018 auf 10,55 EUR (West inkl. Berlin) sowie 10,05 EUR (Ost).

Meldeverfahren: Kennzeichen Saisonarbeitnehmer

Wer als Arbeitgeber ab 1.1.2018 Saisonkräfte für sich arbeiten lässt, muss bei der Anmeldung zur Sozialversicherung das Kennzeichen „Saisonarbeitnehmer“ angeben (Besprechungsergebnis der Spitzenverbände in der Sozialversicherung zum gemeinsamen Meldeverfahren vom 28.6.2017, TOP 5).

Dadurch können die Kassen das weitere Krankenversicherungsverhältnis bereits während des Beschäftigungsverhältnisses klären. Dieses Verfahren läuft dann direkt zwischen der Krankenkasse und der Saisonkraft ab – eine Erleichterung für Arbeitgeber.

Neues Mutterschutzrecht

Die wesentlichen Neuerungen des „Gesetzes zur Neuregelung des Mutterschutzrechts“ (BGBl I 2017, S. 1228) treten zum 1.1.2018 in Kraft. Neben der Ausweitung des Anwendungsbereichs (z. B. Frauen in betrieblicher Berufsbildung und Praktikantinnen im Sinne von § 26 des Berufsbildungsgesetzes) ist das Gesetzesziel insbesondere, dass (werdende) Mütter die Möglichkeit bekommen, ihre Beschäftigung weiter ausüben zu können.

Beachten Sie | Jeder einzelne Arbeitsplatz muss auf „unverantwortbare“ Gefährdungen hin überprüft werden. Die bisherigen Gefährdungsbeurteilungen sind eventuell nicht mehr ausreichend oder müssen nachgeholt werden. Auch sind die innerbetrieblichen Regelungen zu Beschäftigungsverboten zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Zu den Prüfungen gehören jeweils entsprechende Dokumentations- und Informationspflichten.

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Für Arbeitnehmer


Interessante Aspekte zum steuerlichen Jahreswechsel 2017/2018

| Für Arbeitnehmer kann es vorteilhaft sein, berufsbezogene Ausgaben oder variable Gehaltsbestandteile vorzuziehen oder in das nächste Jahr zu verlagern. Maßgebend ist grundsätzlich das Zu- und Abflussprinzip. Sofern die Werbungskosten insgesamt unter dem Pauschbetrag von 1.000 EUR liegen werden, sollten noch ausstehende Aufwendungen (z. B. für Fachliteratur oder Arbeitsmittel) nach Möglichkeit in das Jahr 2018 verschoben werden. |

Spätestens zum Jahresende sollten Arbeitgeber und Belegschaft prüfen, ob die vielseitigen Möglichkeiten von steuerfreien und begünstigten Lohnbestandteilen optimal ausgeschöpft wurden. Darunter fallen z. B. Sachbezüge unter Ausnutzung der monatlichen Freigrenze von 44 EUR oder der Rabattfreibetrag von 1.080 EUR (jährlich) für vom Betrieb angebotene Waren.

Neuerungen bei der Steuerklassenwahl ab 2018

Ab 2018 gibt es durch das Steuerumgehungsbekämpfungsgesetz (BGBl I 2017, S. 1682) bei der Steuerklassenkombination von Ehegatten insoweit Neuerungen, als bei einer Eheschließung beide Ehegatten automatisch in die Steuerklasse IV eingestuft werden – und zwar auch dann, wenn nur einer der Ehegatten ein Gehalt bezieht. Wenn dies ungünstig ist, ist ein Steuerklassenwechsel selbstverständlich möglich.

Beachten Sie | Bei der Wahl der „günstigsten“ Steuerklassenkombination ist zu berücksichtigen, dass die gewählte Kombination auch die Höhe der Lohnersatzleistungen oder des Elterngelds beeinflussen kann.

Neu ist ab 2018 auch, dass der Wechsel von der Steuerklasse III oder V in die Steuerklasse IV auf Antrag nur eines Ehegatten möglich ist. Dies hat dann zur Folge, dass beide Ehegatten in die Steuerklasse IV eingereiht werden. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die Steuerklassenkombination III/V nur zur Anwendung kommt, wenn und solange beide Ehegatten dies wollen.

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25. Mai 2017
von MargitSchunke
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Ordnungsgemäße Kassenführung: Das müssen Sie beachten!

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Für Unternehmer


Ordnungsgemäße Kassenführung: Das müssen Sie beachten!

| Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist nicht nur für Unternehmen relevant, die überwiegend Barumsätze tätigen. Dies zeigen zahlreiche Betriebsprüfungen. Denn kommt es hier zu Beanstandungen, drohen oft erhebliche Hinzuschätzungen. Damit die Kasse in der nächsten Betriebsprüfung nicht zum Stolperstein wird, sollten die folgenden Aspekte unbedingt beherzigt werden. |

1. Pflicht zur Kassenführung

Ausgangspunkt für die Verpflichtung zur Kassenführung ist regelmäßig die Buchführungspflicht. Ist der Steuerpflichtige buchführungspflichtig, müssen die Bücher und Aufzeichnungen insbesondere den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO (= Abgabenordnung) und
§§ 238 ff. HGB (= Handelsgesetzbuch) entsprechen. Daneben sind auch Aufzeichnungspflichten zu erfüllen, die sich aus den Einzelsteuergesetzen und den außersteuerlichen Gesetzen ergeben.

Im Umkehrschluss sind also Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, grundsätzlich nicht zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet.

Beachten Sie | Eine Aufzeichnungspflicht kann sich aber auch für Einnahmen-Überschussrechner aus § 22 UStG (= Umsatzsteuergesetz) ergeben. Danach sind Einnahmen und Ausgaben getrennt nach Steuersätzen und steuerfreien Umsätzen aufzuzeichnen.

Das Finanzgericht Hamburg (Beschluss vom 1.8.2016, Az. 2 V 115/16) hat jüngst entschieden, dass auch für Einnahmen-Überschussrechner im bargeldintensiven Bereich regelmäßig die Führung von Aufzeichnungen ähnlich einem Kassenbuch oder einem Kassenbericht notwendig ist. Eine veränderbare Excel-Tabelle genügt diesen Anforderungen grundsätzlich nicht.

Beachten Sie | Ungeachtet der vorstehenden Aspekte kann es für Einnahmen-Überschussrechner auch aus betriebswirtschaftlichen Gründen sinnvoll sein, ein (ordnungsgemäßes) Kassenbuch zu führen. Dies verschafft einen schnellen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben und zeigt, wohin die liquiden Mittel geflossen sind.

2. Klarstellungen des Gesetzgebers mit Wirkung ab 29.12.2016

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (BGBl I 2016, S. 3152) wurde der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht nun auch gesetzlich festgeschrieben – und zwar mit Wirkung ab dem 29.12.2016.

MERKE | Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, sodass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können.

Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung.

Zudem wurde gesetzlich fixiert, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten sind. Zuvor war geregelt, dass diese täglich festgehalten werden sollen.

3. Offene Ladenkasse

Eine bestimmte Form der Kassenführung schreiben weder der Gesetzgeber noch die Gerichte vor. Somit besteht grundsätzlich auch die Möglichkeit, eine „offene Ladenkasse“ (auch Schubladenkasse genannt) zu führen.

In der Praxis findet man diese Form überwiegend in Kleinstbetrieben oder bei Außer-Haus-Veranstaltungen (Bier- und Weinstände auf Volks- und Stadtfesten, Außer-Haus-Verkauf in Eisdielen oder Wurst- und Getränkestände in Fußballstadien). Dabei werden als Behältnisse herkömmliche Geldkassetten, Zigarrenkisten oder ähnliche Aufbewahrungsutensilien genutzt.

3.1 Kassenbericht

Die offene Ladenkasse wird ohne technische Unterstützung geführt. Entscheidet sich der Steuerpflichtige für diese Kassenart, kann er die Tageseinnahmen mithilfe eines fortlaufend nummerierten Kassenberichts durch Rückrechnung (retrograde Methode) aus dem gezählten Kassenbestand ermitteln.

Sinn und Zweck eines Kassenberichts ist demzufolge die richtige und nachvollziehbare Ermittlung der Bareinnahmen. Ein Kassenbericht kann z. B. wie folgt aussehen:

Muster-Kassenbericht

Tagesendbestand
(Endbestand zum Geschäftsschluss)

./. Anfangsbestand
(Kassenbestand des Vortages)

= Zwischensumme (Saldo aus
Tageseinnahmen und Tagesausgaben)

+ Kassenausgaben des Tages

+ Geldtransit auf das betriebliche
Konto oder weitere Kassen

+ Privatentnahmen

./. Privateinlagen

./. sonstige Tageseinnahmen

= Kasseneinnahme des Tages

Der handschriftlich zu führende retrograd aufgebaute Kassenbericht entspricht der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs. Diese besagt, dass die tägliche Berechnung der Tageseinnahmen durch Rückrechnung aus dem ausgezählten Tageskassenbestand erfolgen muss.

Das Erfordernis, einen Kassenbericht handschriftlich anzufertigen, ergibt sich indirekt aus § 146 Abs. 4 AO (Grundsatz der Unveränderbarkeit). Denn bei Kassenberichten, die beispielsweise mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel geführt werden, können Änderungen nicht mehr nachvollzogen werden.

Der Kassenbestand bei Geschäftsschluss muss vom Unternehmer, Geschäftsführer bzw. von Beauftragten täglich ausgezählt werden. Dabei sind sowohl die Geldscheine als auch das Hartgeld (inklusive Centmünzen) zu zählen. Als weiterer Nachweis für das tatsächliche Auszählen dient das Zählprotokoll (mehr dazu unter 3.2). Es ist darauf zu achten, dass nicht zu hohe Bargeldbestände ausgewiesen werden. Diese sind nämlich oft ein Indiz für die rein rechnerische Führung eines Kassenberichts.

Beachten Sie | In einigen Bereichen
(z. B. bei Discotheken) sind Bargeldbestände in fünfstelliger Höhe aber durchaus als normal anzusehen.

Auch wird es von der Betriebsprüfung kritisch hinterfragt, wenn hohe Kassenbestände bei gleichzeitiger hoher Überziehung des Bankkontos vorliegen.

Unbare Geschäftsvorfälle, z. B. EC-Karten-Zahlungen, dürfen nicht im Kassenbericht miterfasst und dokumentiert werden. Der Kassenbericht stellt das Grundbuch für die Bargeldumsätze dar.

Privatentnahmen müssen zwingend durch Eigenbelege nachgewiesen werden. Fehlende Eigenbelege eröffnen der Betriebsprüfung nämlich die Schätzungsbefugnis dem Grunde nach. Auch müssen Privatentnahmen laufend im Kassenbericht eingetragen werden (und nicht nur am Monatsende).

Ferner sind auch Privateinlagen durch Eigenbelege nachzuweisen. Die Bareinlagen müssen nachvollziehbar sein,
d. h., ungeklärte Einlagen in nicht unerheblicher Höhe sind zu vermeiden.

Die Kassensturzfähigkeit (= jederzeitige Vergleichbarkeit des Sollbestands mit dem tatsächlich vorhandenen Istbestand der Kasse) muss für jede Kasse gegeben sein! Bei fehlender Kassensturzfähigkeit ist die Buchführung eines Betriebes, in dem die Einnahmen ganz überwiegend über die Barkasse vereinnahmt werden, sowohl formell als auch materiell nicht ordnungsgemäß (FG Münster, Urteil vom 16.5.2013, Az. 2 K 3030/11 E, U).

Beachten Sie | Bei Betriebsprüfungen werden oft Kassenberichte vorgelegt, die „glatte“ Zahlen (ohne Nachkommastellen) beinhalten. Ergeben sich aus der Preisliste des Betriebes indes regelmäßig Zahlen mit Nachkommastellen, dann dürfte dies den Prüfer zu weiteren Prüfungshandlungen animieren.

Im Übrigen ersetzt ein Kassenbuch auch dann nicht den Kassenbericht, wenn in einer gesonderten Spalte Bestände ausgewiesen werden. Es würde an einer vorgeschalteten Berechnung fehlen.

Und ganz wichtig: Keine Kassenminusbestände. Das bedeutet: Der Kassenbestand darf nie negativ sein.

MERKE | Das Fehlen von Kassenberichten bei einer offenen Ladenkasse stellt für sich genommen einen gravierenden formellen Mangel dar, der grundsätzlich zu einer Hinzuschätzung berechtigt (BFH-Urteil vom 25.3.2015, Az. X R 20/13).

3.2 Zählprotokoll

Der Bundesfinanzhof (BFH-Beschluss vom 16.12.2016, Az. X B 41/16) hat klargestellt, dass die Anfertigung eines Zählprotokolls für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung bei einer offenen Ladenkasse weiterhin nicht erforderlich ist. Nach der Entscheidung ist bei Bareinnahmen mittels einer offenen Ladenkasse ein täglicher Kassenbericht, der auf Grundlage eines täglichen Auszählens der Bareinnahmen erstellt wird, erforderlich – aber auch ausreichend.

Ein Zählprotokoll, d. h. die Aufstellung über die Stückzahl der in der Kasse am Tagesende vorhandenen und dem Kassenbericht zugrunde gelegten Geldscheine und -münzen, kann wie folgt aussehen:

Zählprotokoll

Scheine

Münzen

Einheit

Stück

Betrag

Einheit

Stück

Betrag

500 EUR

2 EUR

200 EUR

1 EUR

100 EUR

50 Cent

50 EUR

20 Cent

20 EUR

10 Cent

10 EUR

5 Cent

5 EUR

2 Cent

Summe

1 Cent

Summe

 

PRAXISHINWEIS | Auch wenn ein Zählprotokoll nicht zwingend erforderlich ist, ist die lückenlose Führung eines Zählprotokolls zu empfehlen. Der tägliche Zählnachweis sollte unter Angabe von Datum und Uhrzeit unterschrieben werden. So wird dokumentiert, dass die Zählung nach Geschäftsschluss vorgenommen wurde.

3.3 Kassenbuch

Das Kassenbuch (= Grundbuch) dient der buchmäßigen Darstellung und Erfassung des gesamten Bargeldverkehrs einschließlich der Bestände. Es erfüllt bei buchführungspflichtigen Steuerpflichtigen die Grundbuchfunktion.

PRAXISHINWEIS | Werden neben der Hauptkasse Sonderkassen geführt, erfordert die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung das Vorliegen von Nebenkassenbüchern für jede einzelne Sonderkasse.

 

Form des Kassenbuchs

Ein Kassenbuch kann wie folgt geführt werden:

  • handschriftlich als gebundenes Kassenbuch in Buchform oder
  • als Loseblattsammlung in Form aneinandergereihter, retrograd aufgebauter Kassenberichte oder
  • mithilfe spezieller „Kassenbuch“-Software (mit täglicher Festschreibung der Daten, sodass diese unveränderbar sind).

 

PRAXISHINWEIS | Ungeachtet der rechtlichen Möglichkeit, eine offene Ladenkasse zu führen, empfiehlt sich eine Registrierkasse spätestens vor dem Hintergrund der Aufzeichnungspflichten nach § 22 UStG.

4. Elektronische Registrierkassen

4.1 Rechtslage bis Ende 2016

Für elektronische Registrierkassen gilt grundsätzlich eine Einzelaufzeichnungspflicht. Das Bundesfinanzministerium (BMF 26.11.2010, Az. IV A 4 – S 0316/08/10004-07) sah jedoch in einem Schreiben aus 2010 (auch als 2. Kassenrichtlinie bezeichnet) für EDV-Registrierkassen ohne Einzelaufzeichnung und ohne Datenexportmöglichkeit Erleichterungen vor, wenn diese nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können.

Beachten Sie | Dieses Zugeständnis war aber zeitlich befristet und endete zum 31.12.2016, sodass diese Geräte ab 2017 nicht mehr einsetzbar sind! Sofern noch nicht geschehen, sollte bzw. muss schleunigst in eine finanzamtskonforme Kasse investiert werden.

4.2 Rechtslage ab 2017

Nach der 2. Kassenrichtlinie sind bei Geschäftsvorfällen, die mittels Registrierkassen erfasst werden, insbesondere folgende Punkte zu beachten:

Es müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen im Sinne des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig.

Was unter steuerlich relevante Einzeldaten zu verstehen ist, verdeutlicht folgendes Beispiel:

Beispiel

In einer Bäckerei werden am 2.3.2017 an den Kunden K folgende Brötchen und Croissants verkauft:

  • 3 Weizenbrötchen für 0,45 EUR
    pro Stück = 1,35 EUR
  • 3 Sesambrötchen für 0,40 EUR
    pro Stück = 1,20 EUR
  • 3 Croissants für 1,10 EUR
    pro Stück = 3,30 EUR

K bezahlt 5,85 EUR in bar.

Wenn die Betriebsprüfung diesen Sachverhalt prüft, muss sie diesen Vorgang in den gespeicherten Datenbanktabellen detailliert nachvollziehen können. Jedes einzelne verkaufte Brötchen bzw. Croissant muss erkennbar sein.

Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem mit der Prüfsoftware der Finanzverwaltung (IDEA) auswertbaren Datenformat vorliegen.

Beachten Sie | Alle steuerlich relevanten Daten (bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten) müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen!

Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten innerhalb des Gerätes indes nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem
externen Datenträger (beispielsweise USB-Stick, externe Festplatte) gespeichert werden.

Bei PC-(Kassen-)Systemen ist davon auszugehen, dass ausreichende Speicherkapazitäten vorhanden sind, um sämtliche Änderungsdaten auf einer internen Festplatte zu speichern. Aber auch bei diesen Systemen besteht die Möglichkeit der externen Datenspeicherung, ggf. auf besonderen Archivsystemen. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.

Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der EDV-Registrierkassen und PC-(Kassen-)Systeme sind zu protokollieren und diese Protokolle sind aufzubewahren (vgl. § 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UStDV (= Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung)).

Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden.

Die zu den Geräten gehörenden Organisationsunterlagen (u. a. Bedienungs- und Programmieranleitungen, Struktur- und Verfahrensdokumentation sowie sonstige Anweisungen zur Programmierung) müssen aufbewahrt werden.

Soweit mithilfe eines solchen Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.

4.3 Ausblick

Neben den bereits vorgestellten Änderungen durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen gibt es weitere gravierende Neuregelungen, die (zeitlich) wie folgt in Kraft treten werden.

4.3.1 Kassen-Nachschau ab 2018

Ab 2018 besteht für die Finanzverwaltung die Möglichkeit einer Kassen-Nachschau. Dies ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte, u. a. im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen. Die Kassen-Nachschau erfolgt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen durch einen Amtsträger der Finanzbehörde – und zwar ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung.

4.3.2 Neuerungen ab 2020

Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1.1.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die nach § 146a AO aus drei Bestandteilen besteht:

  • Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht unerkannt verändert werden können.
  • Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
  • Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung, z. B. für Prüfungszwecke.

Die technischen Anforderungen an die Sicherheitseinrichtung legt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik im Benehmen mit dem Bundesfinanzministerium fest.

Beachten Sie | Präzisiert werden die Anforderungen des § 146a AO durch eine sogenannte Kassensicherungsverordnung. Einen Entwurf hat das Bundesfinanzministerium am 3.4.2017 vorgelegt. Dieser sieht u. a. vor, dass elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen. Eine Ausweitung auf andere Aufzeichnungsgeräte (z. B. Taxameter) erfolgt nicht. Da es sich bis dato aber „nur“ um einen Entwurf handelt, bleibt die weitere Entwicklung abzuwarten.

Ab dem 1.1.2020 gilt die verpflichtende elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssystemen. Danach muss für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Mit der Belegausgabepflicht entsteht für den am Geschäftsvorfall Beteiligten aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs.

Beachten Sie | Bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen können die Finanzbehörden Unternehmen aus Zumutbarkeitsgründen unter gewissen Voraussetzungen von der Belegausgabepflicht befreien. Diese Befreiung kann allerdings widerrufen werden.

Ebenfalls ab 1.1.2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem Finanzamt mitzuteilen. Diejenigen Steuerpflichtigen, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem vor dem 1.1.2020 angeschafft haben, haben
diese Meldung bis zum 31.1.2020 zu erstatten.

PRAXISHINWEIS | Wurden Registrierkassen nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft, dann dürfen diese Kassen bis zum 31.12.2022 weiter verwendet werden. Voraussetzung: Sie entsprechen den Anforderungen der 2. Kassenrichtlinie (u. a. Einzelaufzeichnungspflicht) und sie können bauartbedingt nicht aufgerüstet werden, sodass sie die neuen Anforderungen des § 146a AO (u. a. zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung) nicht erfüllen.

Darüber hinaus hat der Gesetzgeber den Katalog der Steuergefährdungsvorschrift (§ 379 AO) erweitert. Aufgenommen wurde u. a., dass derjenige ordnungswidrig handelt, der vorsätzlich oder leichtfertig ein in § 146a Abs. 1 AO benanntes elektronisches Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig verwendet.

Beachten Sie | Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße in Höhe von bis zu 25.000 EUR geahndet werden.

5. Schätzung bei fehlerhafter Kassenführung

Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden.

Werden digitale Unterlagen bei Bargeschäften nicht entsprechend der 2. Kassenrichtlinie aufbewahrt, kann dies ein schwerwiegender formeller Mangel sein, der zu einer Hinzuschätzung berechtigt (vgl. Anwendungserlass zur Abgabenordnung zu § 158 AO).

Die Frage, ob und wenn ja, in welcher Höhe hinzugeschätzt werden darf, kann nicht allgemein beantwortet werden, sondern hängt vom Einzelfall ab. Beispielsweise hat das Finanzgericht Düsseldorf (26.3.2012, Az. 6 K 2749/11 K,G,U,F) in 2012 wie folgt entschieden:

Führt ein Restaurant mit hohen Bareinnahmen und hohen Kassenbeständen kein Kassenbuch und erstellt es auch keine ordnungsgemäßen Kassentagesberichte, dann rechtfertigen diese formellen Buchführungsmängel eine Hinzuschätzung von 8 % des erklärten Umsatzes. Dies gilt selbst dann, wenn eine Nachkalkulation möglicherweise keine Differenz erbracht hätte.

Fehlen bei einem programmierbaren Kassensystem Protokolle nachträglicher Programmänderungen, stellt dies einen formellen Mangel dar, der schon für sich genommen zu einer Zuschätzung berechtigt. Dies hat der Bundesfinanzhof in 2015 entschieden (BFH-Urteil vom 25.3.2015, Az. X R 20/13).

Die fehlende Kassensturzfähigkeit bei einer offenen Ladenkasse stellt einen so gewichtigen Mangel dar, dass die sachliche Richtigkeit der ausgewiesenen Ergebnisse zweifelhaft ist. Dieser gravierende Mangel berechtigt die Finanzverwaltung schon für sich genommen auch ohne Nachweis einer konkreten materiellen Unrichtigkeit zu Hinzuschätzungen (BFH-Urteil vom 25.3.2015, Az. X R 20/13).

PRAXISHINWEIS | Diese exemplarischen Entscheidungen zeigen, dass Unternehmer (insbesondere mit hohen Bareinnahmen) gut beraten sind, sich „an die Spielregeln“ für eine ordnungsgemäße Kassenführung zu halten.

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28. Januar 2017
von MargitSchunke
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Ordnungsgemäße Kassenführung ab 1.1.2017: Status Quo und Ausblick

| „Neue Kassenregeln ab 1.1.2017“: So oder so ähnlich lauteten zahlreiche Meldungen, durch die viele Unternehmer Ende vergangenen Jahres verunsichert wurden. Denn Fehler bei der Kassenführung können teuer werden. Zeigt sich z. B. bei einer Betriebsprüfung, dass die Kassenführung nicht ordnungsgemäß ist, drohen mitunter hohe Hinzuschätzungen. Was ab 2017 wirklich neu ist und wo Übergangsregelungen bestehen, zeigt der nachfolgende Überblick. |

Härtefallregelung für Altgeräte zum 31.12.2016 abgelaufen

Für elektronische Registrierkassen gilt grundsätzlich eine Einzelaufzeichnungspflicht. Das Bundesfinanzministerium sieht jedoch in einem Schreiben aus 2010 (auch als 2. Kassenrichtlinie bezeichnet) für EDV-Registrierkassen ohne Einzelaufzeichnung und ohne Datenexportmöglichkeit Erleichterungen vor, wenn diese nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können.

Beachten Sie | Dieses Zugeständnis war allerdings zeitlich befristet und endete zum 31.12.2016, sodass diese Geräte ab 2017 nicht mehr einsetzbar sind! Sofern noch nicht geschehen, sollte bzw. muss schleunigst in eine finanzamtskonforme Kasse investiert werden.

Gesetz zum Schutz vor Kassenmanipulation in Kraft

Weiterführende Anforderungen ergeben sich durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“, das am 28.12.2016 im Bundesgesetzblatt verkündet worden ist. Hinsichtlich der zeitlichen Anwendung ist zu unterscheiden: Einige Neuerungen gelten bereits. Die maßgeblichen Änderungen treten allerdings erst in den nächsten Jahren in Kraft.

Änderungen mit sofortiger Wirkung

Der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht wurde nun auch gesetzlich festgeschrieben – und zwar mit Wirkung ab dem 29.12.2016. Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, sodass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können.

Beachten Sie | Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung.

Zudem wurde gesetzlich fixiert, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten sind. Zuvor war geregelt, dass diese täglich festgehalten werden sollen.

Kassen-Nachschau ab 2018

Ab 2018 besteht die Möglichkeit einer Kassen-Nachschau. Dies ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte, u. a. im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen. Die Kassen-Nachschau erfolgt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen durch einen Amtsträger der Finanzbehörde – und zwar ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung.

Neuerungen ab 2020

Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 1.1.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht:

  • Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht unerkannt verändert werden können.
  • Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
  • Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung, z. B. für Prüfungszwecke.

Welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen, wird durch eine Rechtsverordnung festgelegt, die in 2017 erarbeitet werden soll. In dieser Rechtsverordnung sollen auch die Anforderungen an das Sicherheitsmodul, das Speichermedium und die digitale Schnittstelle bestimmt werden.

Beachten Sie | Die technischen Anforderungen zertifiziert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), das auch mit der Festlegung der Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung beauftragt werden kann.

Ab dem 1.1.2020 gilt die verpflichtende elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssystemen. Danach muss für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Mit der Belegausgabepflicht entsteht für den am Geschäftsvorfall Beteiligten aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs.

Beachten Sie | Bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen können die Finanzbehörden Unternehmen aus Zumutbarkeitsgründen unter gewissen Voraussetzungen von der Belegausgabepflicht befreien. Diese Befreiung kann allerdings widerrufen werden.

Ebenfalls ab 1.1.2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem Finanzamt mitzuteilen. Diejenigen Steuerpflichtigen, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem vor dem 1.1.2020 angeschafft haben, haben diese Meldung bis zum 31.1.2020 zu erstatten.

PRAXISHINWEIS | Wurden Registrierkassen nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft, dann dürfen diese Kassen bis zum 31.12.2022 weiter verwendet werden. Voraussetzung: Sie entsprechen den Anforderungen der 2. Kassenrichtlinie (u. a. Einzelaufzeichnungspflicht) und sie können bauartbedingt nicht aufgerüstet werden, sodass sie die neuen Anforderungen des § 146a Abgabenordnung (u. a. zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung) nicht erfüllen.

Quelle | Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016, BGBl I 2016, S. 3152; BMF vom 27.12.2016: „Das ändert sich 2017 bei der Steuer“; BMF-Schreiben vom 26.11.2010, Az. IV A 4 – S 0316/08/10004-07

28. Januar 2017
von MargitSchunke
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Grundfreibetrag, Kindergeld & Co. steigen ab 2017 geringfügig an

| Der steuerliche Grundfreibetrag, der Kinderfreibetrag, das Kindergeld und der Kinderzuschlag wurden geringfügig erhöht. Die folgende Aufstellung zeigt, welche Beträge in 2017 und 2018 gelten. |

Der Grundfreibetrag (bis zu dieser Höhe muss keine Einkommensteuer gezahlt werden) wurde für 2017 um 168 EUR auf 8.820 EUR erhöht. In 2018 erfolgt ein weiterer Anstieg um 180 EUR auf 9.000 EUR. Der Unterhaltshöchstbetrag wurde entsprechend angepasst.

Kinderfreibetrag: Anstieg in 2017 um 108 EUR auf 4.716 EUR und weitere Anhebung in 2018 um 72 EUR auf 4.788 EUR. In 2017 und 2018 steigt das Kindergeld um jeweils 2 EUR monatlich pro Kind.

Der monatliche Kinderzuschlag steigt ab 2017 um 10 EUR auf 170 EUR.

Beachten Sie | Zum Ausgleich der kalten Progression werden die Tarifeckwerte im Jahr 2017 um die geschätzte Inflationsrate des Jahres 2016 und in 2018 um die geschätzte Inflationsrate des Jahres 2017 nach rechts verschoben.

Quelle | Gesetz zur Umsetzung der Änderungen der EU-Amtshilferichtlinie und von weiteren Maßnahmen gegen Gewinnkürzungen und -verlagerungen vom 20.12.2016, BGBl I 2016, S. 3000

27. Dezember 2016
von MargitSchunke
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Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistung: Neues Anwendungsschreiben zur Steuerermäßigung

| Für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen gewährt der Fiskus im Zuge der Steuererklärung eine Steuerermäßigung, die jedoch von einigen Voraussetzungen abhängt. Da der Bundesfinanzhof in letzter Zeit einige steuerzahlerfreundliche Entscheidungen getroffen hat, sah sich die Finanzverwaltung gezwungen, ihr Anwendungsschreiben aus 2014 in einigen Punkten zu überarbeiten. Praxisrelevante Aspekte werden vorgestellt. |

Hintergrund

Für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse, haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen können Steuerpflichtige eine Steuerermäßigung in Höhe von 20 % der Aufwendungen geltend machen. Im Einzelnen gelten folgende Höchstbeträge:

  • 4.000 EUR für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse, haushaltsnahe Dienstleistungen sowie Pflege- und Betreuungsleistungen,
  • 510 EUR für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse bei geringfügig Beschäftigten,
  • 1.200 EUR für die Inanspruchnahme von Handwerkerleistungen (Lohnkosten, kein Material).

Leistungen im Haushalt

Die Leistungen müssen in einem Haushalt des Steuerpflichtigen ausgeübt oder erbracht werden. Der räumliche Bereich, in dem sich der Haushalt entfaltet, wird regelmäßig durch die Grundstücksgrenzen abgesteckt.

Ausnahmsweise können aber auch Leistungen, die jenseits der Grundstücksgrenzen auf fremdem, z. B. öffentlichem Grund erbracht werden, begünstigt sein. Es muss sich dabei allerdings um Leistungen handeln, die in unmittelbarem räumlichen Zusammenhang zum Haushalt durchgeführt werden und diesem dienen.

In diesem Sinne hat der Bundesfinanzhof in 2014 eine Steuerermäßigung für folgende Leistungen zugelassen:

  • Winterdienst auf öffentlichen Gehwegen vor dem eigenen Grundstück als haushaltsnahe Dienstleistung.
  • Aufwendungen für einen Hausanschluss an das öffentliche Versorgungsnetz als steuerbegünstigte Handwerkerleistung.

Der geforderte unmittelbare räumliche Zusammenhang liegt nach der Verwaltungsanweisung jedoch nur dann vor, wenn beide Grundstücke eine gemeinsame Grenze haben oder dieser durch eine Grunddienstbarkeit vermittelt wird.

Beachten Sie | Auch in dem neuen Verwaltungsschreiben gibt es eine Anlage 1, in der begünstigte und nicht begünstigte Leistungen aufgeführt sind. Hier wird nun nicht mehr nach „innerhalb und außerhalb des Grundstücks“, sondern nach „innerhalb und außerhalb des Haushalts“ differenziert.

Tätigkeiten, die außerhalb des Haushalts des Steuerpflichtigen erbracht werden, sind nicht begünstigt (nach der Anlage 1 zum Anwendungsschreiben sind dies z. B. Grabpflegekosten). Auch Aufwendungen für eine Tierpension sind nicht begünstigt; Kosten für Maßnahmen innerhalb des Haushalts (z. B. Fellpflege, Ausführen, Reinigungsarbeiten) hingegen schon.

Das Finanzgericht Rheinland-Pfalz hat kürzlich entschieden, dass das Beziehen von Polstermöbeln in einer nahe gelegenen Werkstatt nicht „im Haushalt des Steuerpflichtigen“ erfolgt.

PRAXISHINWEIS | Allerdings soll der Austausch einer Haustür, die in der Schreinerwerkstatt hergestellt, zum Haushalt geliefert und dort montiert wird, eine insgesamt begünstigte Renovierungsmaßnahme darstellen. Diese – der Verwaltungsmeinung entgegenstehende – Sichtweise hat zumindest das Finanzgericht München in einer Entscheidung aus 2015 vertreten. Endgültige Klarheit wird hier wohl nur eine Grundsatzentscheidung des Bundesfinanzhofs bringen.

Maßnahmen der öffentlichen Hand

Auch für Maßnahmen der öffentlichen Hand kann eine Steuerermäßigung in Betracht kommen. Ausgeschlossen werden jedoch Maßnahmen, die von der öffentlichen Hand oder einem von ihr beauftragten Dritten auf gesetzlicher Grundlage erbracht und mit dem Hauseigentümer nach öffentlich-rechtlichen Kriterien abgerechnet werden. Somit scheidet die Steuerermäßigung beispielsweise für öffentlich-rechtliche Erschließungsbeiträge und öffentlich-rechtliche Straßenausbaubeiträge bzw. -rückbaubeiträge aus.

PRAXISHINWEIS | Ein anhängiges Revisionsverfahren (VI R 18/16) wird für weitere Klarheit in diesem Bereich sorgen. Denn der Bundesfinanzhof muss klären, ob eine Steuerermäßigung für von der öffentlichen Hand erhobene Baukostenzuschüsse zu gewähren ist, die für die Herstellung der öffentlichen Abwasserentsorgungsanlage verlangt werden, an die das Grundstück angeschlossen wird.

Prüfungs- und Gutachtertätigkeiten

Die Prüfung der ordnungsgemäßen Funktion einer Anlage ist ebenso eine Handwerkerleistung, wie die Beseitigung eines bereits eingetretenen Schadens. Somit können z. B. die Dichtheitsprüfungen von Abwasserleitungen, Kontrollmaßnahmen des TÜVs bei Fahrstühlen oder auch die Kontrolle von Blitzschutzanlagen begünstigt sein.

Bei einer gutachterlichen Tätigkeit, die weder eine Handwerkerleistung noch eine haushaltsnahe Dienstleistung ist, kommt die Steuerermäßigung nicht in Betracht. Nicht begünstigt sind z. B. die Erstellung eines Energiepasses oder Tätigkeiten im Zusammenhang mit einer Finanzierung (z. B. zur Erlangung einer KfW-Förderung).

Hausnotrufsystem

Für ein mit der Betreuungspauschale abgegoltenes Notrufsystem, das innerhalb einer Wohnung im Rahmen des „Betreuten Wohnens” Hilfeleistung rund um die Uhr sicherstellt, kann eine Steuerermäßigung in Anspruch genommen werden. Dieser vom Bundesfinanzhof in 2015 entschiedene Fall wird nun auch in der Anlage 1 zum Anwendungsschreiben unter „Hausnotrufsystem“ als begünstigte Leistung aufgeführt. Nicht begünstigt sind nach Verwaltungsansicht indes die Aufwendungen für ein solches System außerhalb des „Betreuten Wohnens“.

Vermittlung von Leistungen

Erstmals äußert sich die Verwaltung zur Thematik Vermittlung von Dienst- und Handwerkerleistungen, insbesondere durch Online-Portale. Hier werden die Rechnungen oft vom Portal im Auftrag der Leistungskraft erstellt. Eine derartige Rechnung kann als Nachweis dienen, wenn sie folgende Angaben enthält:

  • Empfänger der Leistung,
  • Erbringer der Leistung (Name,
    Anschrift und Steuernummer),
  • Art, Zeitpunkt der Erbringung und Inhalt
    der Leistung,
  • geschuldetes Entgelt (ggf. aufgeteilt nach
    Arbeitszeit und Material).

Beachten Sie | Die Steuerermäßigung kann auch gewährt werden, wenn die unbare Bezahlung nicht direkt an den Leistungserbringer, sondern an den Betreiber des Portals erfolgt.

Quelle | BMF-Schreiben vom 9.11.2016, Az. IV C 8 – S 2296-b/07/10003 :008, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 190166; BFH-Urteil vom 20.3.2014, Az. VI R 56/12; BFH-Urteil vom 20.3.2014, Az. VI R 55/12; FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 6.7.2016, Az. 1 K 1252/16; FG München, Urteil vom 23.2.2015, Az. 7 K 1242/13; anhängiges Revisionsverfahren BFH: Az. VI R 18/16; BFH-Urteil vom 3.9.2015, Az. VI R 18/14

27. Mai 2016
von MargitSchunke
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Alles Wichtige zum Kostenabzug für ein (häusliches) Arbeitszimmer

| Das (häusliche) Arbeitszimmer ist ein Dauerbrenner im Einkommensteuerrecht. Denn zu kaum einem Thema gibt es so viel Rechtsprechung – und ein Ende ist nicht in Sicht, wie die zahlreichen anhängigen Verfahren zeigen. Dabei geht es im Kern immer um die Frage, ob die Aufwendungen voll abziehbar sind, nur zum Teil oder gar nicht. |

1. Grundsätze

Zunächst ist festzuhalten, dass die als Arbeitsmittel zu qualifizierenden Gegenstände (z. B. Computer, Aktenschränke, Regale) nicht von den Abzugsbeschränkungen betroffen sind.

Bei den eigentlichen Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer (Miete, Energiekosten etc.) ist wie folgt zu unterscheiden:

  • Die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer sind grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abzugsfähig.
  • Stellt das Arbeitszimmer jedoch den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung dar, besteht keine Abzugsbeschränkung.
  • Bildet das Arbeitszimmer zwar nicht den Mittelpunkt der Betätigung, steht aber für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, sind Kosten bis 1.250 EUR abziehbar.

2. Abgrenzungskriterien

Liegt jedoch ein außerhäusliches Arbeitszimmer oder eine (häusliche) Betriebsstätte vor, sind die Kosten in voller Höhe abzugsfähig. Auf den Tätigkeitsmittelpunkt oder einen weiteren Arbeitsplatz kommt es nicht an. Hier ist wie folgt abzugrenzen:

Nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs ist das häusliche Arbeitszimmer ein Raum, der in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden ist und vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher oder verwaltungstechnischer Arbeiten dient (so z. B. BFH 26.3.2009, Az. VI R 15/07). Der Nutzung entsprechend ist das häusliche Arbeitszimmer typischerweise mit Büromöbeln eingerichtet, wobei der Schreibtisch regelmäßig das zentrale Möbelstück darstellt.

In die häusliche Sphäre eingebunden ist ein solches Arbeitszimmer regelmäßig nur, wenn es sich in einem Raum befindet, der zur privat genutzten Wohnung oder zum Wohnhaus des Steuerpflichtigen einschließlich der Zubehörräume (wie Abstell-, Keller- und Speicherräume) gehört.

Ein Büroraum, der einem nicht unwesentlichen Publikumsverkehr unterliegt, ist seiner Funktion nach kein häusliches Arbeitszimmer (BFH 14.1.2004, Az. VI R 55/03). Räumlichkeiten, die ihrer Ausstattung und Funktion nach nicht einem Büro entsprechen (z. B. Lager, Werkstatt, Arztpraxis), sind auch dann nicht dem Typus des häuslichen Arbeitszimmers zuzuordnen, wenn sie ihrer Lage nach mit dem Wohnraum des Steuerpflichtigen verbunden sind (BFH 26.3.2009, Az. VI R 15/07).

3. Anderer Arbeitsplatz

Ein anderer Arbeitsplatz i. S. dieser Vorschrift ist grundsätzlich jeder Arbeitsplatz, der zur Erledigung büromäßiger Arbeiten geeignet ist. Ein eigener, räumlich abgeschlossener Arbeitsbereich ist nicht erforderlich.

Ein Poolarbeitsplatz ist nur dann ein anderer Arbeitsplatz, wenn ihn der Steuerpflichtige in dem konkret erforderlichen Umfang und in der konkret erforderlichen Art und Weise tatsächlich nutzen kann (BFH 26.2.2014, Az. VI R 37/13). Eine jederzeitige Zugriffsmöglichkeit ist zwar nicht erforderlich, es muss aber gewährleistet sein, dass der Arbeitnehmer seine beruflichen Tätigkeiten in dem konkret erforderlichen Umfang dort erledigen kann.

Beachten Sie | Ein anderer Arbeitsplatz steht erst dann zur Verfügung, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Arbeitsplatz tatsächlich zugewiesen hat. Ferner ist ein Raum nicht zur Erledigung büromäßiger Arbeiten geeignet, wenn wegen Sanierungsbedarfs Gesundheitsgefahr besteht (BFH 26.2.2014, Az. VI R 11/12).

Auch ein Raum, in dem ein Steuerpflichtiger zuhause einen Telearbeitsplatz unterhält, kann dem Typus des häuslichen Arbeitszimmers entsprechen (BFH 26.2.2014, Az. VI R 40/12). Der Werbungskostenabzug scheiterte im Streitfall, da dem Steuerpflichtigen an der Dienststelle auch ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand. Denn ihm war es weder untersagt, seinen dienstlichen Arbeitsplatz jederzeit und damit auch an den eigentlich häuslichen Arbeitstagen zu nutzen, noch war die Nutzung des dienstlichen Arbeitsplatzes in tatsächlicher Hinsicht in irgendeiner Weise eingeschränkt.

4. Mittelpunkt der betrieblichen/beruflichen Tätigkeit

Bei der Frage, ob das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet, ist der qualitative Schwerpunkt der Betätigung maßgeblich. Bei Hochschullehrern (BFH 27.10.2011, Az. VI R 71/10), Richtern (BFH 8.12.2011, Az. VI R 13/11) und Universitäts-Professoren (BFH 14.12.2012, Az. VI B 134/12) ist das Arbeitszimmer nicht der Mittelpunkt der Betätigung.

Ebenfalls negativ entschied der Bundesfinanzhof (9.6.2015, Az. VIII R 8/13) bei einer selbstständigen Klavierlehrerin, die auch außerhalb des Arbeitszimmers Unterricht gab und Honorare als Konzertpianistin erzielte. Da der Publikumsverkehr darüber hinaus nicht dauerhaft/intensiv genug war, musste sie sich mit 1.250 EUR begnügen.

Mehr Glück hatte ein Dirigent und Orchestermanager vor dem Finanzgericht Baden-Württemberg (4.3.2015, Az. 6 K 610/14). Er durfte die Aufwendungen insgesamt als Betriebsausgaben abziehen, da er darlegen konnte, dass ihm als Manager umfangreiche Verwaltungsaufgaben übertragen worden waren, die er nur von zuhause aus erledigen konnte.

Hat die betriebswirtschaftliche Tätigkeit eines Handelsvertreters im häuslichen Arbeitszimmer – ausnahmsweise – ein größeres Gewicht als die Präsenz beim Kunden vor Ort, kann das häusliche Arbeitszimmer als Mittelpunkt der Gesamttätigkeit anzusehen sein (FG Münster 5.3.2015, Az. 5 K 980/12 E).

5. Umbaukosten am Gebäude

Aufwendungen für die Renovierung des Badezimmers im privaten Einfamilienhaus, die den Wert des gesamten Hauses nachhaltig steigern, erhöhen anteilig den Betriebsausgabenabzug für das häusliche Arbeitszimmer (FG Münster 18.3.2015, Az. 11 K 829/14, Revision BFH Az. VIII R 16/15).

Dabei argumentierte das Finanzgericht Münster u. a. wie folgt: Wären die Räume angemietet worden, würden vergleichbare Modernisierungsarbeiten zu einem Anstieg der Gesamtmiete führen und damit auch zu einem höheren Mietanteil für das Arbeitszimmer.

PRAXISHINWEIS | Im Streitfall befand sich das Arbeitszimmer im Betriebsvermögen des Steuerpflichtigen, sodass es spätestens bei Einstellung der betrieblichen Tätigkeit zur Aufdeckung der stillen Reserven kommt. Der durch die Modernisierung erhöhte Gebäudewert erhöht also – anders als Schönheitsreparaturen – auch den Entnahmewert des Arbeitszimmers. Dann ist es nach Ansicht des Finanzgerichts Münster folgerichtig, die zu den stillen Reserven führenden werterhöhenden Maßnahmen auch zum Zeitpunkt ihrer Verursachung anteilig zu berücksichtigen.

6. Keine Verdopplung des Höchstbetrags

Die Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 2.3.2011, Az. IV C 6 – S 2145/07/10002) und die finanzgerichtliche Rechtsprechung lehnen eine Verdopplung des Höchstbetrags von 1.250 EUR in den folgenden Fällen grundsätzlich ab:

6.1 Zwei parallel genutzte Arbeitszimmer

Nach Ansicht des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz (25.2.2015, Az. 2 K 1595/13, Revision BFH Az. VIII R 15/15) ist der Abzugsbetrag in Höhe von 1.250 EUR objekt- und personenbezogen, sodass die parallele Nutzung zweier Arbeitszimmer in verschiedenen Hausständen nicht zu einer Verdopplung dieses Abzugsbetrags führt. Das gleiche gilt bei einem Umzug in einem Veranlagungsjahr, wenn das Arbeitszimmer gewechselt wird oder ein weiterer Raum für die zukünftige Nutzung als Arbeitszimmer hergerichtet wird.

PRAXISHINWEIS | Positiv ist allerdings, dass der Höchstbetrag von 1.250 EUR auch bei nicht ganzjähriger Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers in voller Höhe zu gewähren ist (BMF-Schreiben vom 2.3.2011, Az. IV C 6 – S 2145/07/10002, Rz. 22).
6.2 Höchstbetrag nicht einkünftebezogen

Das Zusammentreffen mehrerer Einkunftsarten (beispielsweise Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit und Einkünfte aus Gewerbebetrieb) rechtfertigt die Vervielfältigung des Abzugsbetrags von 1.250 EUR selbst dann nicht, wenn für mehrere Tätigkeiten kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand (BFH 16.7.2014, Az. X R 49/11).

6.3 Gemeinschaftliche Nutzung

Jeder Nutzer darf die Aufwendungen abziehen, die er getragen hat, wenn die Voraussetzungen (Mittelpunkt der betrieblichen/beruflichen Betätigung oder kein anderer Arbeitsplatz) in seiner Person vorliegen. Steht den Nutzern jeweils nur ein beschränkter Abzug zu, ist der Höchstbetrag auf den jeweiligen Nutzenden nach seinem Nutzungsanteil aufzuteilen; er ist nicht mehrfach zu gewähren (BFH 20.11.2003, Az. IV R 30/03). Gleiches gilt, wenn nur einem Nutzenden ein beschränkter Abzug zusteht (BFH 23.9.2009, Az. IV R 21/08).

Beispiel

Die Eheleute EM und EF nutzen ein häusliches Arbeitszimmer gemeinsam (jeweils zu 50 %). Für die im Arbeitszimmer ausgeübte Tätigkeit steht ihnen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung. Betragen die Gesamtaufwendungen z. B. 3.000 EUR, dann können sie jeweils 625 EUR (50 % von 1.250 EUR) steuerlich abziehen.

Beachten Sie | Endgültig entschieden ist die Frage zum Kostenabzug bei gemeinschaftlicher Nutzung allerdings noch nicht. Hier sollte der Ausgang der Revisionsverfahren (Revision BFH Az. VI R 53/12 sowie Az. VI R 86/13) verfolgt werden.

7. Arbeitszimmer bei Vermietungseinkünften

In einem Streitfall des Finanzgerichts Nürnberg (12.2.2014, Az. 5 K 1251/12, Revision BFH Az. VIII R 34/14) erzielte ein Ruheständler neben seinen Versorgungsbezügen Beteiligungseinkünfte, Vermietungseinkünfte und Einkünfte aus Kapitalvermögen. Die Kosten seines Arbeitszimmers i. H. von 3.500 EUR machte er als Werbungskosten bei den Vermietungseinkünften geltend, was das Finanzgericht Nürnberg ablehnte.

Nach Auffassung des Finanzgerichts ist das Arbeitszimmer für seine Tätigkeit (Vermietung von drei Wohnungen, von denen eine auch noch von einer Hausverwaltung betreut wird) nicht notwendig. Ferner liegt der Mittelpunkt der Vermietungstätigkeit nicht im Arbeitszimmer, da wesentliche und die Vermietungstätigkeit prägende Betätigungen außerhalb des Arbeitszimmers erfolgen (zum Mittelpunkt bei Vermietungstätigkeit vgl. auch FG München 9.12.2014, Az. 15 K 2153/12).

Beachten Sie | Das Finanzgericht Nürnberg will Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nur berücksichtigen, wenn sie für die Tätigkeit erforderlich sind. Um einen Missbrauch durch Verlagerung von Kosten der privaten Lebensführung in den beruflichen bzw. betrieblichen Bereich zu verhindern, sei es sachgerecht, insoweit auf die Erforderlichkeit des Aufwandes abzustellen.

PRAXISHINWEIS | Es bleibt abzuwarten, ob der Bundesfinanzhof dieser restriktiven Sichtweise folgen wird. Im Zusammenhang mit Ruheständlern hat er indes bereits festgestellt, dass Einkünfte, die nach Erreichen der Altersgrenze aufgrund einer früheren Tätigkeit gezahlt werden, nicht in die Gesamtbetrachtung zur Beurteilung des Mittelpunkts der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung einzubeziehen sind (BFH 11.11.2014, Az. VIII R 3/12).

8. Nur teilweise beruflich genutzte Arbeitszimmer

Nach der Grundsatzentscheidung des Großen Senats des Bundesfinanzhofs (27.7.2015, GrS 1/14) wirken sich Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer weiterhin nur dann steuermindernd aus, wenn die Räume nahezu ausschließlich für betriebliche oder berufliche Zwecke genutzt werden.

Bei seiner Entscheidung hat sich der Große Senat wohl von praktischen Erwägungen leiten lassen (vgl. Mitteilung Nr. 6 vom 27.1.2016): Dass der Raum wie ein Büro eingerichtet ist und nahezu ausschließlich zur Erzielung von Einnahmen genutzt werden muss, diene dazu, den betrieblich/beruflichen und den privaten Bereich sachgerecht voneinander abzugrenzen, Gestaltungsmöglichkeiten zu unterbinden und den Verwaltungsvollzug zu erleichtern. Bei einer Aufteilung sind diese Ziele nicht zu erreichen, da sich der Umfang der jeweiligen Nutzung innerhalb der Wohnung des Steuerpflichtigen nicht objektiv überprüfen lässt. Eine sachgerechte Abgrenzung wäre daher nicht gewährleistet.

Kurzum: Aufwendungen für Räume, die z. B. zu 60 % beruflich und zu 40 % privat genutzt werden, sind weiterhin steuerlich nicht abziehbar. Auch Aufwendungen für eine „Arbeitsecke“ sind nicht abzugsfähig, da diese Räume schon ihrer Art und ihrer Einrichtung nach erkennbar auch privaten Wohnzwecken dienen.

9. Häusliches Arbeitszimmer als Steuerfalle

Dass ein häusliches Arbeitszimmer bei der Veräußerung der Immobilie schnell zur Steuerfalle werden kann, verdeutlicht das nachfolgende Beispiel:

Beispiel

Der ledige Syndikusanwalt M ist (hauptberuflich) in einem mittelständischen Industrieunternehmen angestellt und (nebenberuflich) als Rechtsanwalt selbstständig tätig. M hat mit Wirkung zum 1.1.2014 eine Eigentumswohnung (160 m2 Nutzfläche) für 150.000 EUR erworben. Einen Raum (16 m2) nutzt er als häusliches Arbeitszimmer für seine nebenberufliche Tätigkeit als Rechtsanwalt. Im Rahmen der Einnahmen-Überschussrechnung hat er 1.250 EUR als Betriebsausgaben geltend gemacht.

Beachten Sie | Ein Syndikusanwalt kann für sein häusliches Arbeitszimmer grundsätzlich nur den begrenzten Betriebsausgabenabzug geltend machen (BFH 13.4.2010, Az. VIII R 27/08).

Mit Wirkung zum 31.12.2015 wurde die Wohnung für 200.000 EUR verkauft. Die Veräußerungskosten (Makler etc.) haben 4.000 EUR betragen.

Frage: Muss M einen Veräußerungsgewinn versteuern?

Der Veräußerungsgewinn ist nur steuerpflichtig, wenn die Eigentumswohnung entweder dem Betriebsvermögen (anteilig) zuzuordnen ist oder ein privates Veräußerungsgeschäft vorliegt.

9.1 Arbeitszimmer im Betriebsvermögen

Nach den Einkommensteuerrichtlinien (R 4.2 Abs. 7 S. 1 EStR) gehört das Arbeitszimmer grundsätzlich zum notwendigen Betriebsvermögen, da es ausschließlich und unmittelbar für eigenbetriebliche Zwecke genutzt wird. Eine Ausnahme besteht allerdings beiGrundstücksteilen von untergeordnetem Wert. Nach § 8 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV) müssen eigenbetrieblich genutzte Grundstücksteile nicht als Betriebsvermögen behandelt werden, wenn ihr Wert nicht mehr als ein Fünftel des gemeinen Werts des gesamten Grundstücks und nicht mehr als 20.500 EUR beträgt.

Das häusliche Arbeitszimmer umfasst vorliegend nur 10 % der gesamten Nutzfläche. Da darüber hinaus auch die nominelle Wertgrenze von 20.500 EUR unterschritten ist, ist das Arbeitszimmer im Ergebnis nicht (zwingend) als Betriebsvermögen zu behandeln.

PRAXISHINWEIS | Aufwendungen für einen eigenbetrieblich genutzten Grundstücksteil sind auch dann als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn der Grundstücksteil wegen seines untergeordneten Werts nicht als Betriebsvermögen behandelt wird (R 4.7 Abs. 2 EStR).
9.2 Privates Veräußerungsgeschäft

Im zweiten Schritt ist zu prüfen, ob ein privates Veräußerungsgeschäft vorliegt. Die Veräußerung der Eigentumswohnung erfolgte innerhalb der gesetzlichen 10-Jahresfrist. Dies ist steuerlich allerdings insoweit unbeachtlich, als eine Nutzung zu eigenen Wohnzwecken erfolgte. In Bezug auf das Arbeitszimmer greift diese Regelung nicht, da hier eine betriebliche Nutzung und somit keine Nutzung zu eigenen Wohnzwecken erfolgte. M muss demzufolge einen (anteiligen) Veräußerungsgewinn versteuern:

Ermittlung des Veräußerungsgewinns

Veräußerungspreis (10 % von 200.000 EUR)

20.000 EUR

./. Veräußerungskosten (10 % von 4.000 EUR)

– 400 EUR

./. Anschaffungskosten (10 % von 150.000 EUR)

– 15.000 EUR

= Veräußerungsgewinn

4.600 EUR

Beachten Sie | Grundsätzlich sind die anteiligen Anschaffungs- oder Herstellungskosten um den auf das häusliche Arbeitszimmer entfallenden Teil der Absetzungen für Abnutzungen zu kürzen. Nach einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (5.10.2000, Az. IV C 3 – S 2256 – 263/00, Rz. 39) sind die anteiligen Anschaffungs- oder Herstellungskosten allerdings nicht zu kürzen, wenn die Aufwendungen für das Arbeitszimmer nicht oder nur begrenzt berücksichtigungsfähig waren.

Ergebnis: M muss einen Veräußerungsgewinn von 4.600 EUR versteuern. Vergleicht man diesen Betrag mit den steuermindernden Aufwendungen für das Arbeitszimmer (1.250 EUR pro Jahr) wird die „unglückliche“ Gestaltung deutlich. So würde sich beispielsweise bei einem Steuersatz von 35 % eine steuerliche Mehrbelastung von 735 EUR ((4.600 EUR ./. 2.500 EUR) x 0,35) ergeben.