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Gehaltsextras für ein höheres Nettogehalt

Inhalt:

Mit diesen Gehaltsextras erhalten Ihre Mitarbeiter ein höheres Nettogehalt

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Für Arbeitgeber


Mit diesen Gehaltsextras erhalten Ihre Mitarbeiter ein höheres Nettogehalt

| Fast alle Arbeitnehmer wünschen sich mehr „Netto vom Brutto“. Und da der Staat zahlreiche begünstigte Gehaltsbestandteile anbietet, können die Lohnsteuern und Sozialabgaben optimiert werden. Die Sonderausgabe zeigt interessante Vergütungsbestandteile und was bei deren Implementierung beachtet werden sollte. |

1. Das heißt „abgabenbegünstigt“

Gewähren Arbeitgeber eine reguläre Gehaltserhöhung, bleibt bei dem Mitarbeiter netto oft nicht viel übrig.

Beispiel

Ein Arbeitgeber möchte einen engagierten Arbeitnehmer (ledig, kinderlos, Konfession: römisch-katholisch) „belohnen“, weshalb sein Gehalt von 2.000 auf 2.200 EUR monatlich erhöht wird. Das sind also 2.400 EUR jährlich mehr Lohn. Hierauf fallen für den Arbeitgeber jährlich rund 468 EUR Lohnnebenkosten an, d. h. die Gehaltserhöhung kostet den Arbeitgeber im Jahr sogar 2.868 EUR.

Dem Mitarbeiter bleiben nach Steuern (609 EUR höhere jährliche Steuerbelastung) und Sozialabgaben (482 EUR höhere jährliche Abgabenlast) jährlich lediglich rund 1.309 EUR (2.400 EUR abzüglich 609 EUR und 482 EUR) von der Gehaltserhöhung übrig.

Demgegenüber sind abgabenbegünstigte Vergütungsbestandteile teilweise oder sogar vollständig von Abgaben und Steuern befreit. Die Vorteile:

  • Es werden keine Sozialabgaben mehr auf Arbeitgeberseite fällig. Bei manchen Vergütungsbestandteilen zahlen Arbeitgeber stattdessen nur eine pauschale Lohnsteuer von 15 oder 25 %.
  • Mitarbeiter zahlen für die zusätzliche Vergütung keine Sozialabgaben und keine Steuern.

Beispiel (Fortsetzung)

Bei einer abgabenbegünstigten Gestaltung der Gehaltserhöhung hätte der Arbeitnehmer im Vergleich zu einer „normalen“ Gehaltserhöhung von 2.400 EUR im Jahr somit 1.091 EUR mehr im Portemonnaie.

Alle Gestaltungen haben einen kleinen Nachteil: Für die abgabenbegünstigten Gehaltsbestandteile werden für den Mitarbeiter keine Beiträge in die gesetzliche Rentenversicherung gezahlt. Hierfür gibt es später also keine Rente.

Andererseits stehen dem erworbenen Rentenanspruch bei einer normalen Gehaltserhöhung zugleich höhere Zahlungen an die Krankenkasse gegenüber, sofern die Beitragsbemessungsgrenze noch nicht erreicht ist. Würden Arbeitnehmer wegen der Rentenansprüche auf die Gestaltung verzichten, wäre die Rente daher teuer erkauft.

PRAXISTIPP | Möchten Mitarbeiter etwas für ihre Altersvorsorge tun, bieten sich eher eine private oder eine wiederum steuerbegünstigte betriebliche Altersvorsorge an.

Im Einkommensteuergesetz (EStG) gibt es zahlreiche begünstigte Gehaltsextras. Nachfolgend sind interessante Zusatzleistungen exemplarisch aufgeführt:

2. Aufmerksamkeiten

Sachzuwendungen können Arbeitnehmer oder deren Angehörige aus besonderem personenbezogenen Anlass (z. B. Geburtstag) bis zu einem Höchstbetrag von 60 EUR je Anlass steuer- und beitragsfrei erhalten.

Beachten Sie | Übersteigt der Wert der Sachzuwendung die Freigrenze von 60 EUR, ist die Zuwendung in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig.

3. Beihilfen

Arbeitgeber können Arbeitnehmern insbesondere folgende Unterstützungsleistungen zukommen lassen:

Private Arbeitgeber können Arbeitnehmer mit bis zu 600 EUR p. a. steuer- und abgabenfrei unterstützen, wenn die Unterstützungen dem Anlass nach gerechtfertigt sind (z. B. in Krankheits- und Unglücksfällen). Bei besonderen Notfällen sind höhere Beträge möglich.

Beachten Sie | Betriebe mit mehr als vier Arbeitnehmern müssen bestimmte Voraussetzungen für die Steuerfreiheit beachten, die in R 3.11 Abs. 2 der Lohnsteuerrichtlinien aufgeführt sind.

Fallen Erholungsbeihilfen nicht unter diese Steuerbefreiung, können Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 % für die Arbeitnehmer übernehmen. Sozialabgaben entstehen nicht. Begünstigt sind diese Beihilfen bis zu (jährlich) 156 EUR für den Arbeitnehmer selbst, 104 EUR für den Ehegatten und 52 EUR für jedes Kind.

Das Geld muss zu Erholungszwecken verwendet werden. Davon ist auszugehen, wenn es im zeitlichen Zusammenhang mit einem Urlaub gezahlt wird. Um etwaigen „Problemen“ bei einer Außenprüfung vorzubeugen, sollten Arbeitgeber eine schriftliche Bestätigung des Arbeitnehmers zum Lohnkonto nehmen.

4. Dienstfahrräder

Der geldwerte Vorteil aus der Überlassung eines betrieblichen Fahrrads ist mit Wirkung ab dem 1.1.2019 (zunächst bis Ende 2021 befristet) steuerfrei.

Voraussetzung ist, dass der Vorteil zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Im Gegensatz zur Steuerbefreiung bei Jobtickets (vgl. unter 10.) erfolgt hier keine Anrechnung auf die Entfernungspauschale.

Beachten Sie | Die Steuerbefreiung gilt sowohl für Elektrofahrräder als auch für Fahrräder. Ist ein Elektrofahrrad jedoch verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen – z. B. gelten Elektrofahrräder, deren Motor auch Geschwindigkeiten über 25 Kilometer pro Stunde unterstützt, als Kraftfahrzeuge – sind für die Bewertung dieses geldwerten Vorteils die Regelungen der Dienstwagenbesteuerung anzuwenden.

5. Essenszuschüsse/Restaurantschecks

Bezuschussen Arbeitgeber die arbeitstägliche Verpflegung ihrer Arbeitnehmer z. B. durch Essensgutscheine, die in Lokalen oder Gaststätten eingelöst werden können, ist als geldwerter Vorteil unter gewissen Voraussetzungen nur der amtliche Sachbezugswert (Werte für 2019: Frühstück = 1,77 EUR, Mittag- und Abendessen jeweils 3,30 EUR) anzusetzen. Eine etwaige Zuzahlung des Arbeitnehmers ist hiervon abzuziehen.

Die Voraussetzungen sind in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (18.1.2019, Az. IV C 5 – S 2334/08/10006-01) aufgeführt. Zu nennen sind insbesondere:

  • Der Zuschuss darf den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigen. 2019 darf ein Essenszuschuss also maximal 6,40 EUR (3,30 EUR + 3,10 EUR) betragen.
  • Der Zuschuss darf den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen.
  • Für jede Mahlzeit kann lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheits-, Urlaubstage) beansprucht werden.
  • Mit dem Essensgutschein muss eine Mahlzeit erworben werden. Werden einzelne Lebensmittel erworben, müssen diese zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sein.
  • Der Zuschuss kann nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate noch nicht abgelaufen sind.

MERKE | Die Einhaltung der Voraussetzungen für den Ansatz einer Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert muss der Arbeitgeber im Einzelnen nachweisen bzw. dokumentieren.

6. Fahrtkostenzuschüsse

Nutzen Arbeitnehmer für den Weg zwischen ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte ihren privaten Pkw, gewähren Arbeitgeber oft einen Zuschuss, der grundsätzlich zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führt. In Höhe der Entfernungspauschale können Arbeitgeber indes eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 15 % vornehmen, die zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung führt.

7. Firmenwagen

Die Überlassung eines Firmenwagens zur privaten Nutzung ist zwar nicht steuerbegünstigt, bietet dem Arbeitnehmer aber wirtschaftliche Vorteile, wenn der Arbeitgeber die Kosten trägt. Für den Arbeitgeber sind die Kosten Betriebsausgaben, auch soweit der Arbeitnehmer den Firmenwagen privat nutzt. Er kann allerdings auch an den Kosten beteiligt werden, was den geldwerten Vorteil reduziert. Für die steuerliche Behandlung gibt es zwei Möglichkeiten:

Pauschalierung: Für den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung ist monatlich 1 % des Bruttolistenneupreises zu versteuern. Hinzu kommen 0,03 % pro Monat und Entfernungskilometer für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Statt der monatlichen 0,03 % ist die Bewertung jeder einzelnen Fahrt mit 0,002 % pro Entfernungskilometer möglich, wenn der Arbeitnehmer monatlich schriftlich erklärt, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er mit dem Pkw von der Wohnung zur Arbeit gefahren ist (BMF-Schreiben vom 4.4.2018, Az. IV C 5 – S 2334/18/10001). Dies ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn es weniger als 180 Tage im Jahr sind.

MERKE | Seit dem 1.1.2019 ist der Arbeitgeber zur Einzelbewertung verpflichtet, wenn der Arbeitnehmer dies verlangt und sich aus der arbeitsvertraglichen oder einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage nichts anderes ergibt.

Erfolgt die Einzelbewertung nicht im Lohnsteuerabzugsverfahren, kann die Korrektur des Arbeitslohns durch den Arbeitnehmer über seine Steuererklärung erfolgen.

Fahrtenbuch: Führt der Arbeitnehmer ganzjährig ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, können die Privatfahrten und die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit den anteiligen Fahrzeugkosten angesetzt werden. Diese Methode lohnt sich vor allem bei geringer Privatnutzung und/oder einem hohen Bruttolistenpreis.

8. Gesundheitsleistungen

In § 3 Nr. 34 EStG werden bestimmte – zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte – Gesundheitsförderungsmaßnahmen steuerfrei gestellt, soweit sie 500 EUR im Kalenderjahr (= Freibetrag) nicht übersteigen. Hierdurch soll der allgemeine Gesundheitszustand verbessert und die betriebliche Gesundheitsförderung gestärkt werden.

Seit 1.1.2019 fallen unter die Steuerbefreiung nur noch Gesundheitsmaßnahmen, die hinsichtlich Qualität, Zweckbindung, Zielgerichtetheit und Zertifizierung den Anforderungen der §§ 20 und 20b SGB V genügen. Das heißt: In 2019 begonnene Gesundheitsmaßnahmen müssen zertifiziert sein.

PRAXISTIPP | Bei bereits vor dem 1.1.2019 begonnenen unzertifizierten Gesundheitsmaßnahmen ist eine Zertifizierung erstmals für Sachbezüge erforderlich, die nach dem 31.12.2019 gewährt werden.

9. Gutscheine (44 EUR-Freigrenze für Sachbezüge)

Kostenlose oder verbilligte Sachbezüge können bis zu einer monatlichen Freigrenze von 44 EUR (brutto) – insgesamt für alle Vorteile – steuer- und abgabenfrei erbracht werden. Unter Sachbezüge fallen z. B. Warengutscheine (also auch Tankgutscheine).

Beachten Sie | Übersteigt der Wert die Freigrenze von 44 EUR, ist die Zuwendung in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer erhält im Januar 2019 Sachbezüge in Höhe von 20 EUR. Im Februar beträgt der Wert der zugeflossenen Sachbezüge 60 EUR.

Im Januar bleiben die Sachbezüge steuer- und beitragsfrei, da die Freigrenze von 44 EUR nicht überschritten wurde. Demgegenüber sind die Sachbezüge im Februar steuer- und beitragspflichtig. Denn sie übersteigen die Freigrenze von 44 EUR.

Da es sich um eine monatliche Freigrenze handelt, ist eine Nachholung nicht ausgeschöpfter Beträge unzulässig. Das bedeutet: Der im Januar 2019 nicht ausgeschöpfte Betrag von 24 EUR (44 EUR abzüglich 20 EUR) ist nicht auf den Folgemonat übertragbar.

Beachten Sie | Da die 44 EUR-Freigrenze nur für Sachbezüge und nicht für Barlohn gilt, kommt es entscheidend darauf an, welche Leistung der Arbeitnehmer beanspruchen kann.

MERKE | Bei Sachzuwendungen aus dem Sortiment des Arbeitgebers gilt anstelle der monatlichen Freigrenze ein jährlicher Rabattfreibetrag von 1.080 EUR (brutto).

10. Jobtickets

Mit Wirkung zum 1.1.2019 wurde die 2004 aufgehobene Steuerbefreiung für Arbeitgeberleistungen (Zuschüsse und Sachbezüge) zu den Aufwendungen für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel im Linienverkehr der Arbeitnehmer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte wieder eingeführt. Ferner wurde die Steuerbegünstigung auf private Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr erweitert.

Beachten Sie | Steuerfrei sind nur Leistungen, die der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbringt. Arbeitgeberleistungen, die durch Umwandlung des ohnehin geschuldeten Arbeitslohns finanziert werden (Gehaltsumwandlungen), werden nicht von der Steuerbefreiung erfasst. Ferner werden die steuerfreien Leistungen auf die Entfernungspauschale bei der eigenen Einkommensteuer-Erklärung angerechnet.

PRAXISTIPP | Da das Jobticket nunmehr steuerfrei ist, bleibt es bei der Prüfung der monatlichen 44-EUR-Grenze außen vor. Somit kann die Freigrenze für andere Sachbezüge genutzt werden.

11. Kindergartenzuschüsse

Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmer in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen sind sowohl steuer- als auch sozialabgabenfrei.

Beachten Sie | Bei Barzuschüssen ist Voraussetzung, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die entsprechende Verwendung auch nachweist. Der Arbeitgeber hat die Nachweise im Original als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.

12. Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit

Erhalten Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit Mahlzeiten im Wert bis zu 60 EUR, können diese mit dem amtlichen Sachbezugswert (zur Höhe vgl. unter „5. Essenszuschüsse/Restaurantschecks“) angesetzt werden. Dies setzt voraus, dass dem Arbeitnehmer – insbesondere wegen Nichterfüllung der Zeitgrenzen – keine Verpflegungspauschalen (vgl. unter „15. Reisekostenersatz“) zustehen. Arbeitgeber können den Arbeitslohn mit 25 % pauschal besteuern, was Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung auslöst.

Der Ansatz des Sachbezugswerts entfällt, wenn dem Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen zustehen. Diese sind dann allerdings zu kürzen – und zwar um 20 % für ein Frühstück sowie um 40 % für ein Mittag- oder Abendessen (jeweils auf Grundlage der für 24 Stunden geltenden Verpflegungspauschale des jeweiligen Reisetags). Zahlt der Arbeitgeber trotz Kürzungspflicht indes die vollen Verpflegungsgelder, kann er den unterlassenen Kürzungsbetrag mit 25 % pauschal und sozialversicherungsfrei besteuern.

Beachten Sie | Salzgebäck oder vergleichbare Knabbereien im Flugzeug, Zug oder Schiff erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit und führen nicht zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale (BMF-Schreiben vom 19.5.2015, Az. IV C 5 – S 2353/15/10002).

13. Mitarbeiterbeteiligungen

Überlassen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern Beteiligungen am eigenen oder einem verbundenen Unternehmen unentgeltlich oder verbilligt, bleibt der geldwerte Vorteil bis zu 360 EUR im Jahr steuer- und sozialabgabenfrei (§ 3 Nr. 39 EStG).

Die Beteiligung muss mindestens allen Arbeitnehmern offenstehen, die im Zeitpunkt der Bekanntgabe des Angebots ein Jahr oder länger ununterbrochen in einem gegenwärtigen Dienstverhältnis zum Unternehmen stehen.

14. Private Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte

Die Vorteile aus der privaten Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte wie Smartphones, Handys, Laptops, Tablets etc. sind steuer- und sozialabgabenfrei. Die Steuerfreiheit gilt nicht nur für die private Nutzung des Telefons am Arbeitsplatz, sondern auch, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer z. B. ein Smartphone zur ständigen Privatnutzung überlässt.

Die Verwaltung legt die in § 3 Nr. 45 EStG geregelte Steuerbefreiung wie folgt aus (vgl. R 3.45 der Lohnsteuerrichtlinien):

Die Steuerfreiheit gilt nur für die Überlassung zur Nutzung durch den Arbeitgeber oder aufgrund des Dienstverhältnisses durch einen Dritten. In diesen Fällen sind auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten) steuerfrei.

Beachten Sie | Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder aufgrund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden.

MERKE | Die Steuerfreiheit tritt nicht ein, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Smartphone, das Laptop etc. schenkt oder verbilligt übereignet. In diesen Fällen kann der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil aber pauschal mit 25 % versteuern, wenn die Übereignung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt.

15. Reisekostenersatz

Vom Arbeitgeber erstattete Reisekosten sind steuer- und beitragsfrei, solange sie die als Werbungskosten abziehbaren Beträge nicht übersteigen.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer hat eine erste Tätigkeitsstätte bei seinem Arbeitgeber und nutzt seinen privaten Pkw für diverse Kundenbesuche (Auswärtstätigkeit). Der Arbeitgeber kann ihm die Fahrtkosten für die Kundenbesuche mit 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer steuer- und sozialabgabenfrei ersetzen.

Bei einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit im Inland können folgende Verpflegungspauschalen steuerfrei gezahlt werden:

  • Für eintägige Dienstreisen ohne Übernachtung mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden kann eine Pauschale von 12 EUR berücksichtigt werden.
  • Beachten Sie | Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer seine Auswärtstätigkeit über Nacht (also an zwei Kalendertagen) ausübt – somit nicht übernachtet – und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend ist.
  • Bei mehrtägigen Dienstreisen gilt eine Pauschale von 24 EUR, wenn der Arbeitnehmer volle 24 Stunden abwesend ist (Zwischentag).
  • Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung kann ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von jeweils 12 EUR berücksichtigt werden.

PRAXISTIPP | Beim Verpflegungsmehraufwand kann der Arbeitgeber bis zu doppelt so hohe Pauschalen gewähren, wenn er die über die normalen Pauschalen hinausgehenden Beträge mit 25 % pauschal versteuert.

16. Unentgeltliche Parkplatzgestellung

Gerade in Großstädten und attraktiven Innenstadtlagen können Arbeitgeber Mitarbeiter mit einer Parkplatzgestellung an sich binden.

Stellt der Arbeitgeber für das Abstellen des Fahrzeugs während der Arbeitszeit eine Parkmöglichkeit unentgeltlich zur Verfügung, dann handelt es sich um eine lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Annehmlichkeit, die im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers erbracht wird. Arbeitslohn liegt insoweit nicht vor. Das gilt auch, wenn der Arbeitgeber selbst Park- oder Einstellplätze von einem Dritten anmietet und sie seinen Arbeitnehmern unentgeltlich überlässt.

Beachten Sie | Das Finanzgericht Köln (15.3.2006, Az. 11 K 5680/04) hat entschieden, dass die Parkraumgestellung seitens des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln ist. Da diese Entscheidung der bundeseinheitlich abgestimmten Verwaltungsauffassung widerspricht, wendet die Finanzverwaltung das Urteil über den entschiedenen Einzelfall hinaus nicht an (vgl. u. a. OFD Münster 25.6.2007, Kurzinformation ESt Nr. 017/2007).

MERKE | Ersetzt dagegen der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Parkgebühren, z. B. für einen vom Arbeitnehmer angemieteten Einstellplatz in der Nähe des Arbeitsplatzes, liegt steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor. Auch eine Pauschalbesteuerung von 15 % (§ 40 Abs. 2 S. 2 EStG) kommt nicht in Betracht, da die Parkgebühren durch die Entfernungspauschale abgegolten sind und nicht gesondert als Werbungskosten angesetzt werden können.

Eine steuer- und sozialversicherungsfreie Erstattung des Arbeitgebers ist allenfalls bei Parkgebühren als Reisenebenkosten einer Auswärtstätigkeit möglich.

17. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit

Zuschläge, die Arbeitgeber für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit neben dem Grundlohn zahlen, sind in bestimmter Höhe steuerfrei. Die jeweiligen Grenzen sind in § 3b EStG geregelt.

Die Steuerfreiheit setzt voraus, dass die Zuschläge neben dem Grundlohn gezahlt werden. Sie dürfen nicht Teil einer einheitlichen Entlohnung für die gesamte Tätigkeit sein. Zudem ist erforderlich, dass die Zuschläge für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit gezahlt werden.

MERKE | Der maximale Grund-Stundenlohn, auf den sich die Steuerfreiheit der Zuschläge bezieht, beträgt 50 EUR. Sozialversicherungsrechtlich gilt demgegenüber ein Höchstbetrag von nur 25 EUR.

Steuerfreie Überlassung von Smartphones, Tablets und Software

Bislang war die kostenlose oder verbilligte Privatnutzung von Software nur dann steuerfrei, wenn sie auf einem betrieblichen PC des Arbeitgebers installiert war. Durch das „Gesetz zur Änderung des Gemeindefinanzreformgesetzes und von steuerlichen Vorschriften“, dem der Bundesrat am 30.3.2012 zugestimmt hat, ist nunmehr unbeachtlich, ob der Arbeitnehmer die Software auf einem betrieblichen oder einem privaten PC einsetzt.

Durch die neu gefasste Vorschrift sind zur privaten Nutzung überlassene Systemprogramme (z.B. Betriebssystem, Virenscanner, Browser) und Anwendungsprogramme steuerfrei, wenn der Arbeitgeber sie auch in seinem Betrieb einsetzt. Computerspiele sind somit regelmäßig nicht steuerfrei.

Praxisrelevant ist die Neuregelung insbesondere im Rahmen sogenannter Home Use Programme, bei denen der Arbeitgeber mit einem Softwareanbieter eine Volumenlizenzvereinbarung abschließt, die auch für den Arbeitnehmer eine private Nutzung der Software auf dem privaten PC ermöglicht.

Anpassung an die technische Entwicklung

Auch die steuerfreie Privatnutzung betrieblicher Personalcomputer und Telekommunikationsgeräte nebst Zubehör wurde infolge der technischen Entwicklung angepasst. So wurde der Begriff „Personalcomputer“ durch „Datenverarbeitungsgerät“ ersetzt. Dadurch ist nunmehr klargestellt, dass auch die Überlassung von Smartphones und Tablets steuerfrei ist.

Wichtig: Die Gesetzesänderung gilt rückwirkend in allen offenen Fällen ab dem Jahr 2000, dem Jahr der Einführung der Steuerbefreiungsvorschrift.

Weiterführende Hinweise

Liegt eine Überlassung durch den Arbeitgeber vor, sind auch die vom Arbeitgeber getragenen laufenden Aufwendungen steuerfrei. Auf das Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung kommt es nicht an.

Sofern der Arbeitgeber einen PC unentgeltlich oder verbilligt übereignet, kann dieser geldwerte Vorteil pauschal mit 25 % versteuert werden (Gesetz zur Änderung des Gemeindefinanzreformgesetzes und von steuerlichen Vorschriften, BR-Drs. 114/12 (B) vom 30.3.2012).

Privat und beruflich genutzter Laptop: Regelmäßig hälftige Aufteilung

Ein privat angeschaffter Computer (Laptop) ist ein Arbeitsmittel und damit als Werbungskosten abziehbar, wenn er nahezu ausschließlich der Erledigung dienstlicher Aufgaben dient und die private Mitbenutzung 10 % nicht übersteigt. Beträgt der private Nutzungsanteil hingegen mehr als 10 %, sind die Kosten aufzuteilen. Wird das Verhältnis der Nutzungsanteile nicht im Einzelnen nachgewiesen, ist im Wege einer vereinfachenden Handhabung regelmäßig von einer hälftigen Aufteilung auszugehen. Diese Vorgehensweise wurde aktuell vom Finanzgericht Baden-Württemberg in einem mittlerweile rechtskräftigen Urteil bestätigt.

Hinweis: Will der Steuerpflichtige oder das Finanzamt von diesem Aufteilungsmaßstab abweichen, so bedarf es zusätzlicher Anhaltspunkte und Umstände, die von dem Beteiligten näher darzulegen und nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen sind (FG Baden-Württemberg, Urteil vom 5.5.2010, Az. 12 K 18/07).

Arbeitszimmer: Trotz erheblicher privater Mitbenutzung absetzbar?

Das Finanzgericht Köln hat ein aufsehenerregendes Urteil gefällt. Danach können Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer auch bei erheblicher Privatnutzung in Höhe des beruflichen bzw. betrieblichen Nutzungsanteils steuerlich berücksichtigt werden.

In dem Verfahren beantragte ein Unternehmer den Abzug von 50 % der Kosten für einen jeweils hälftig als Wohnzimmer und zur Erledigung seiner Büroarbeiten genutzten Raum – und bekam vor dem Finanzgericht Köln grundsätzlich recht. Damit widersprechen die Richter der ständigen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs, wonach die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nur dann steuerlich abzugsfähig sind, wenn es so gut wie ausschließlich beruflich genutzt wird.

Auch gemischt veranlasste Reisekosten sind aufteilbar

Das Finanzgericht Köln stützt seine Sichtweise auf eine Entscheidung des Großen Senats des Bundesfinanzhofs aus dem Jahr 2009, wonach gemischt veranlasste Reisekosten aufgeteilt werden können. Daraus schlussfolgert das Finanzgericht, dass auch für den Bereich des Arbeitszimmers eine Aufteilung in einen betrieblichen und privaten Teil grundsätzlich zulässig ist.

Revision anhängig

Da das Finanzgericht Baden-Württemberg erst kürzlich eine entsprechende Aufteilung abgelehnt hat, wurde die Revision zum Bundesfinanzhof zur Sicherung einer einheitlichen Rechtsprechung zugelassen. Mittlerweile ist die Revision anhängig, sodass geeignete Fälle über ein ruhendes Verfahren offengehalten werden können.

Weitere Voraussetzungen bleiben unberührt

Von dem Urteil unberührt bleiben die weiteren Voraussetzungen für die steuerliche Absetzbarkeit. Bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung, sind die Aufwendungen ohne Höchstgrenze abzugsfähig. Bis zu 1.250 EUR jährlich sind die Aufwendungen abzugsfähig, wenn für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht (FG Köln, Urteil vom 19.5.2011, Az. 10 K 4126/09, Rev. BFH Az. X R 32/11; FG Baden-Württemberg, Urteil vom 2.2.2011, Az. 7 K 2005/08; BFH-Urteil vom 21.9.2009, GrS 1/06).

Privatnutzung eines Firmenwagens: Widerlegung des Anscheinsbeweises

Ob ein betrieblicher Pkw auch privat genutzt wird und demzufolge ein geldwerter Vorteil entsteht, beurteilt sich nach den Grundsätzen über den Anscheinsbeweis. Danach gilt: Ist die private Mitbenutzung möglich, dann wird das Fahrzeug erfahrungsgemäß auch privat genutzt. Der Anscheinsbeweis kann allerdings widerlegt werden, z.B. wenn nachvollziehbar ist, dass das Fahrzeug nicht für Privatfahrten genutzt wurde. Dabei ist oft strittig, welche Anforderungen an die Widerlegung zu stellen sind.

 

Der Nachweis durch ein Fahrtenbuch ist nicht notwendig. Die Gründe zur Widerlegung können auch dann glaubhaft sein, wenn sie zwar nicht der allgemeinen Lebenserfahrung entsprechen, aber plausibel erscheinen, wie im Fall des Finanzgerichts Hessen. Dort hatten die Eheleute angegeben, dass der betriebliche Pkw, ein Citroen Berlingo, des gewerblich tätigen Ehemanns ausschließlich für betriebliche Fahrten eingesetzt wurde. Die Privatfahrten der Familie wurden aus wirtschaftlichen Gründen mit dem Dienstwagen der angestellten Ehefrau, einem Audi A4, durchgeführt.

 

Anders als das Finanzamt glaubte das Finanzgericht dieser Darstellung, u.a. weil die Kosten für die privaten Fahrten mit dem Firmenwagen der Ehefrau – unabhängig von der tatsächlichen Anzahl – nur mit einer geringen Pauschale abgegolten wurden. Ansonsten wurden alle Kosten vom Arbeitgeber getragen. Ferner erschien es dem Finanzgericht durchaus nachvollziehbar, dass wegen eines Audi A4 von der Privatnutzung eines Citroen Berlingo abgesehen wurde (FG Hessen, Urteil vom 10.2.2011, Az. 3 K 1679/10).

Pkw-Umrüstung auf Flüssiggas erhöht pauschalen Nutzungswert nicht

Die Besteuerung des geldwerten Vorteils aus der Privatnutzung von Dienstwagen nach der 1 %-Regelung bemisst sich nach dem inländischen Listenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen einschließlich der Umsatzsteuer.

Nach einem aktuellen Urteil des Bundesfinanzhofs sind Sonderausstattungen in diesem Sinne nur werkseitig zusätzlich eingebaute Ausstattungen im Zeitpunkt der Erstzulassung. Nicht dazu zählt eine nachträglich eingebaute Flüssiggasanlage, selbst wenn der Einbau kurz nach der Auslieferung des Fahrzeugs erfolgt (BFH-Urteil vom 13.10.2010, Az. VI R 12/09).

Vorsteuerabzug: Keine abweichende Zuordnung für den Gebäudeanbau

Bei einem teilweise unternehmerisch und teilweise privat genutzten Gebäude können Unternehmer das Gebäude insgesamt dem Unternehmen zuordnen und die Vorsteuer voll abziehen (sogenanntes Seeling-Modell). Dieses Wahlrecht besteht aber nicht für einen Anbau, sofern das bisherige Gebäude zuvor nur anteilig dem Unternehmensvermögen zugeordnet worden ist.

Die Zuordnung eines Gegenstands zum Unternehmen erfordert eine Entscheidung des Unternehmers bei dessen Anschaffung, Herstellung oder Einlage. Dabei ist eine nachträglich mit Rückwirkung auf den Zeitpunkt des Leistungsbezugs getroffene Zuordnung ebenso wenig zulässig wie eine nachträgliche Änderung des einmal gewählten Aufteilungsmaßstabes für die Vorsteuer.

Wurden also nur die unternehmerisch genutzten Gebäudeteile dem Unternehmensvermögen zugeordnet, ist diese Entscheidung für das Wirtschaftsgut bindend. Für einen anschließend errichteten Anbau, der mit dem Gebäude bautechnisch verbunden ist, kann somit keine abweichende Zuordnung erfolgen. Dementsprechend können Vorsteuern auch nur für die unternehmerisch genutzten Gebäudeteile geltend gemacht werden.

Anders sieht es hingegen aus, wenn es sich bei dem Anbau nicht um einen Bestandteil des bisher schon vorhandenen Altbaus, sondern um einen selbstständigen Gegenstand handeln würde. In diesem Fall hängt die Zuordnung nicht von der vorher ausgeübten Wahl ab und der Anbau kann dem Unternehmen vollständig zugeordnet werden.

Geplante Gesetzesänderung

Nach dem Entwurf des Jahressteuergesetzes 2010 soll der Vorsteuerabzug für gemischt genutzte Grundstücke ab 2011 auf die unternehmerische Verwendung beschränkt werden. Der volle Vorsteuerabzug und die unentgeltliche Wertabgabe für die Privatnutzung scheiden folglich aus.

Geplant ist ein Bestandsschutz, wonach die derzeitige Regelung noch für Objekte gelten soll, bei denen im Erwerbsfall der Kaufvertrag vor dem 1.1.2011 abgeschlossen oder in Errichtungsfällen vor dem 1.1.2011 mit der Herstellung begonnen wurde. Bei baugenehmigungspflichtigen Objekten gilt insofern der Zeitpunkt der Bauantragstellung. Bei baugenehmigungsfreien, aber meldepflichtigen Objekten ist der Zeitpunkt der Einreichung der Bauunterlagen maßgebend.

Um von dem Zins- und Liquiditätsvorteil des Seeling-Modells profitieren zu können, sollten Investitionen daher nach Möglichkeit vorgezogen werden (FG Niedersachsen, Urteil vom 10.5.2010, Az. 16 K 11384/08).

Verdeckte Gewinnausschüttung: Bei Privatnutzung eines Flachbildschirms

Im Streitfall erwarb eine GmbH einen Flachbildschirm, aktivierte ihn in der Bilanz und machte Abschreibungen geltend. Im Rahmen einer Betriebsprüfung stellte der Betriebsprüfer fest, dass der Flachbildschirm vom Gesellschafter-Geschäftsführer ausschließlich privat genutzt wurde. Nach Auffassung des Finanzgerichts München bedingt die ausschließliche Privatnutzung keine Entnahme in das Privatvermögen des Gesellschafter-Geschäftsführers. Da das Gerät von der GmbH bilanziert und abgeschrieben wurde, war es Betriebsvermögen der GmbH und dem Gesellschafter lediglich zur Nutzung überlassen.

Infolge der unterlassenen Vereinbarung eines Aufwendungsersatzes stufte das Finanzgericht den Sachverhalt als verdeckte Gewinnausschüttung ein. Dabei besteht die verdeckte Gewinnausschüttung in Höhe der der GmbH entstandenen Aufwendungen (insbesondere Abschreibung) zuzüglich eines angemessenen Gewinnaufschlags.

Hinweis: Eine verdeckte Gewinnausschüttung ist eine Vermögensminderung oder verhinderte Vermögensmehrung, die durch eine Vorteilsgewährung an einen Gesellschafter oder eine ihm nahestehende Person eintritt und nicht auf einem Gewinnverteilungsbeschluss der Gesellschaft beruht. Sie muss ihre Veranlassung im Gesellschaftsverhältnis haben und sich auf die Höhe des Einkommens der Kapitalgesellschaft auswirken (FG München, Beschluss vom 7.1.2010, Az. 7 V 3332/09).

Dienstwagen: Vermutete Privatnutzung reicht für Besteuerung nicht aus

In einem aktuellen Urteil entschied der Bundesfinanzhof, dass die Privatnutzung eines Firmenwagens nur dann zu versteuern ist, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer auch tatsächlich einen Dienstwagen zur privaten Nutzung überlässt. Wird ein Pkw zu betrieblichen Zwecken bereitgestellt, kann nicht aufgrund eines Anscheinsbeweises darauf geschlossen werden, dass der Pkw vom Arbeitnehmer auch privat genutzt werde.

In dem zugrunde liegenden Sachverhalt betrieb der Steuerpflichtige eine Apotheke. Im Betriebsvermögen befanden sich sechs Pkw, die für betriebliche Fahrten zur Verfügung standen. Fahrtenbücher wurden nicht geführt. Im Anschluss an eine Lohnsteuerprüfung ging das Finanzamt davon aus, dass der Sohn das teuerste der sechs betrieblichen Pkw auch privat nutze und ermittelte einen steuerpflichtigen Sachbezug nach der Ein-Prozent-Regel. Vor dem Finanzgericht machte der Steuerpflichtige geltend, dass die Mitarbeiter und auch sein Sohn die betrieblichen Pkw nicht privat sondern nur betrieblich genutzt hätten. Ferner sei die Privatnutzung arbeitsvertraglich verboten gewesen. Dem folgte das Finanzgericht nicht, da der Beweis des ersten Anscheins auch für eine private Nutzung des Dienstwagens spreche. Der Bundesfinanzhof hingegen hob die Entscheidung auf und verwies den Rechtsstreit an das Finanzgericht zur weiteren Sachverhaltsaufklärung zurück.

Hinweis: Mit diesem Urteil hat der Bundesfinanzhof der Anwendung des Anscheinsbeweises eine Grenze gesetzt. Das heißt, steht nicht fest, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur privaten Nutzung überlassen hat, kann auch der Beweis des ersten Anscheins diese fehlende Feststellung nicht ersetzen. Nach der allgemeinen Lebenserfahrung ist zwar typischerweise davon auszugehen, dass ein dem Arbeitnehmer auch zur privaten Nutzung überlassener Dienstwagen von ihm tatsächlich auch privat genutzt wird. Weiter reicht dieser allgemeine Erfahrungssatz aber nicht (BFH-Urteil vom 21.4.2010, Az. VI R 46/08).