Zum Anfang
Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Der erste Firmenwagen: Richtige Besteuerung und Gestaltungsmodelle
| Soll ein Arbeitnehmer erstmals einen Firmenwagen erhalten, ist die Freude oft groß. Doch mit dem Firmenwagen gehen auch viele Fragen einher: Wie wird der Vorteil „Firmenwagen“ versteuert und wie lässt er sich reduzieren? Lohnt ein Fahrtenbuch? Wie wirken sich Zuzahlungen und privat getragene Kosten aus? Ist eine günstigere Fahrzeugklasse oder ein E-Fahrzeug lukrativ? Diese und weitere Fragen werden nachfolgend beantwortet. |
1. Ausgangsfall
Der ledige, konfessions- und kinderlose Arbeitnehmer A wurde befördert. Hierdurch erhöht sich zwar nicht sein Bruttoarbeitslohn (bisher 4.000 EUR in der Steuerklasse I), aber er darf sich einen Firmenwagen aussuchen. Diesen darf er auch unbeschränkt privat nutzen. Nach einigen Recherchen beabsichtigt A, einen Neuwagen (Verbrenner) mit einem Bruttolistenneupreis (BLP) i. H. von 40.000 EUR und werkseits verbauter Sonderausstattung (10.000 EUR brutto) zu wählen.
A fragt sich aber, welche steuerlichen Folgen der Firmenwagen für ihn hat. Immerhin spart er sich nun die Kosten für alle Privatfahrten und auch die täglichen Fahrten zur Arbeit (20 km Entfernung) trägt ab sofort sein Chef.
2. Pauschale Besteuerung
Weil der Arbeitgeber alle Kosten trägt, darf A den Firmenwagen zwar theoretisch kostenlos fahren. Dennoch wird A durch den Firmenwagen effektiv belastet, da ein steuer- und beitragspflichtiger Vorteil (Sachbezug) vorliegt.
Die Ermittlung des geldwerten Vorteils richtet sich nach § 8 Abs. 2 S. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) i. V. mit § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG grundsätzlich nach der pauschalen Ein-Prozent-Regelung. Somit erhöht sich der Bruttoarbeitslohn von A wie folgt:
|
Privatnutzung
|
|
BLP
|
40.000 EUR
|
|
zzgl. Sonderausstattung
|
10.000 EUR
|
|
Summe
|
50.000 EUR
|
|
× 1 % (= Sachbezug pro Monat)
|
500 EUR
|
Beachten Sie | Für die Ein-Prozent-Regelung ist immer der BLP zum Zeitpunkt der Erstzulassung relevant. Das gilt auch für Gebrauchtwagen und auch dann, wenn der tatsächliche Kaufpreis durch Rabatte niedriger ausfällt. Nur nachträglich (nach erfolgter Erstzulassung) eingebaute Sonderausstattung bleibt bei der Ermittlung des Sachbezugswerts unberücksichtigt.
Da der Firmenwagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt werden kann, ist für diese Fahrten nach § 8 Abs. 2 S. 3 EStG ein Zuschlag von 0,03 % des BLP zzgl. Sonderausstattung für jeden Entfernungskilometer zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte pro Monat anzusetzen.
|
Wohnung/erste Tätigkeitsstätte
|
|
BLP zzgl. Sonderausstattung
|
50.000 EUR
|
|
× 0,03 %
|
15 EUR
|
|
× Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte (20 km)
|
300 EUR
|
Beachten Sie | Kann der Firmenwagen auch für eine doppelte Haushaltsführung genutzt werden, sind für jede Fahrt pauschal 0,002 % des BLP zzgl. Sonderausstattung je Entfernungskilometer zwischen dem Ort des eigenen Haushalts und dem Beschäftigungsort anzusetzen (§ 8 Abs. 2 S. 5 EStG). Das gilt aber nur für Fahrten, für die keine Werbungskosten abzugsfähig sind also immer dann, wenn mehr als einmal in der Woche zur Zweitwohnung gefahren wird.
Durch den Firmenwagen ergeben sich für A effektiv zwei Änderungen: Er wird durch die Fahrzeugkosten nicht mehr unmittelbar finanziell belastet und sein steuer- und beitragspflichtiger Bruttolohn steigt von 4.000 EUR auf 4.800 EUR. Das führt zu einer Schmälerung seines Nettoeinkommens. Denn während ihm sein Arbeitgeber bisher einen Nettolohn von 2.602 EUR überwiesen hat, reduziert sich dieser künftig auf 2.222 EUR.
|
MERKE | A kostet der Firmenwagen somit effektiv 380 EUR netto pro Monat. Diesen Betrag muss er von den gesparten Kfz-Kosten abziehen. Denn nur in Höhe der Differenz führt der Firmenwagen zu einem echten finanziellen Vorteil.
|
Infolge der Belastung (380 EUR pro Monat) gilt es zu überlegen, wie sich diese reduzieren lässt. Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten.
3. Günstigeres Fahrzeug
Die einfachste Möglichkeit zur Reduzierung der finanziellen Belastungen ist, dass A einen Firmenwagen mit einem niedrigeren BLP wählt.
|
Beispiel
|
|
A entscheidet sich für einen günstigeren Firmenwagen. Bei diesem beträgt der BLP inklusive Sonderausstattung im Zeitpunkt der Erstzulassung nicht mehr 50.000 EUR, sondern lediglich 40.000 EUR.
Durch den niedrigeren BLP reduziert sich der Sachbezug für Privatfahrten auf monatlich 400 EUR (40.000 EUR × 1 %) und für die Fahrten zur Arbeit auf 240 EUR (40.000 EUR × 0,03 % × 20 km). Damit steigt der Bruttoarbeitslohn von 4.000 EUR auf nur noch 4.640 EUR (bisher 4.800 EUR). Da der Nettolohn nun 2.300 EUR beträgt, erhält A monatlich 78 EUR netto mehr Gehalt.
|
|
MERKE | Dies führt auch beim Arbeitgeber zu einer Ersparnis. Zum einen muss er für den Firmenwagen (Kauf oder Leasing) weniger aufwenden. Zum anderen spart er monatlich rund 20 % Arbeitgeberanteile zu den Sozialabgaben bezogen auf den verringerten Bruttolohn. Bei einer Differenz wie im Beispiel von 160 EUR (bisher 4.800 EUR und neu 4.640 EUR) sind das immerhin 32 EUR pro Monat.
|
4. Elektro- oder Hybridelektrofahrzeuge
Der Sachbezug kann auch reduziert werden, indem kein Verbrenner, sondern ein Elektro- oder Hybridelektrofahrzeug gewählt wird. Weil der Staat die Elektromobilität auch steuerlich fördern möchte, gibt es für diese Fahrzeuge unter den in § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG verankerten Bedingungen Ermäßigungen, die sich auf die Höhe des BLP auswirken. Wird als Firmenwagen z. B. ein reines Elektrofahrzeug ohne Kohlendioxidemission gewählt und beträgt der BLP bei einer erstmaligen Überlassung durch den Arbeitgeber nach dem 31.12.2018 und vor dem 1.1.2031 maximal 60.000 EUR (erhöht durch das Wachstumschancengesetz auf 70.000 EUR bei Anschaffungen nach dem 31.12.2023), ist der BLP nicht in voller Höhe, sondern nur zu einem Viertel anzusetzen, sodass sich die Sachbezüge reduzieren.
Wird die Grenze von 60.000 EUR bzw. 70.000 EUR bei einem Elektrofahrzeug überschritten, gilt zwar kein geviertelter, aber ein halbierter BLP, der im Übrigen auch für Hybrid-E-Fahrzeuge Anwendung findet. Voraussetzung ist bei einer erstmaligen Überlassung durch den Arbeitgeber nach dem 31.12.2021 und vor dem 1.1.2025, dass das Hybrid-E-Fahrzeug eine Kohlendioxidemission von höchstens 50 g je gefahrenen km hat oder die Reichweite unter ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine mindestens 60 km (nach dem 31.12.2024 und vor dem 1.1.2031 gelten 80 km) beträgt.
|
Beispiel
|
|
A entscheidet sich für einen Firmenwagen mit einem BLP inkl. Sonderausstattung von 50.000 EUR. Es handelt sich nun aber um ein E-Fahrzeug.
Der BLP von 50.000 EUR ist nur mit 1/4 (12.500 EUR) anzusetzen. Somit reduziert sich der Sachbezug für Privatfahrten auf monatlich 125 EUR (12.500 EUR × 1 %). Der Sachbezug für die Fahrten zur Arbeit verringert sich auf 75 EUR (12.500 EUR × 0,03 % × 20 km). Damit steigt der Bruttoarbeitslohn auf lediglich 4.200 EUR (bisher 4.800 EUR). Der Nettolohn erhöht sich deshalb von bisher 2.222 EUR auf 2.509 EUR. Damit spart A monatlich 287 EUR netto.
|
|
PRAXISTIPPS | Für den (Hybrid)-E-Firmenwagen wird eine Ladevorrichtung (z. B. Wallbox) benötigt. Diese kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nach § 3 Nr. 46 EStG und § 1 Abs. 1 der Sozialversicherungsentgeltverordnung steuer- und beitragsfrei überlassen. Eigentümer bleibt aber der Arbeitgeber. Soll der Arbeitnehmer Eigentümer werden, stellt die Übereignung der Ladevorrichtung einen Sachbezug dar. Die Steuer kann dann zulasten des Arbeitgebers mit 25 % pauschaliert werden (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 6 EStG). Der Vorteil: Die Sozialabgaben entfallen.
Da der Arbeitnehmer für die zu Hause durchgeführten Ladevorgänge seinen privaten Strom verwendet, kann der Arbeitgeber diesen steuer- und beitragsfrei erstatten. Grundsätzlich wird ein Einzelnachweis des verbrauchten Stroms gefordert. Zur Vereinfachung gestattet die Verwaltung (BMF-Schreiben vom 29.9.2020, Az. IV C 5 – S 2334/19/10009 :004, Rz. 24) aber auch Pauschalen.
|
|
Bei deren Höhe kommt es darauf an, ob es sich um ein E- oder um ein Hybrid-E-Fahrzeug handelt und ob der Arbeitnehmer zusätzlich auch eine Lademöglichkeit beim Arbeitgeber hat:
- mit zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber: 30 EUR im Monat für Elektrofahrzeuge und 15 EUR für Hybrid-E-Fahrzeuge,
- ohne zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber: 70 EUR im Monat für Elektrofahrzeuge und 35 EUR für Hybrid-E-Fahrzeuge.
|
5. Einzelbewertung für Fahrten zum Betrieb
Die bislang für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angesetzte Pauschale berücksichtigt das individuelle Fahrverhalten nicht und lässt unberücksichtigt, wie oft die erste Tätigkeitsstätte tatsächlich aufgesucht wurde.
Problematisch ist das, wenn der Arbeitnehmer infolge von Tätigkeiten im Homeoffice oder Außendienst, Teilzeit, Urlaub, Krankheit etc. nur wenige Fahrten durchführt. Denn derartige Nutzungsausfälle sind in dem pauschalen Nutzungswert bereits berücksichtigt, sodass keine Reduzierung des Sachbezugs möglich ist (vgl. BMF-Schreiben vom 3.3.2022, Az. IV C 5 – S 2334/21/10004 :001, Rz. 12). Das gilt selbst für volle Kalendermonate, an denen der Firmenwagen tatsächlich nicht für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wurde.
|
Beispiel
|
|
A nutzt seinen Firmenwagen (BLP: 50.000 EUR) infolge einer längeren Erkrankung und diversen Tätigkeiten im Homeoffice für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte im Jahr nur für 100 Fahrten.
Der Sachbezug beträgt unabhängig von der Anzahl der durchgeführten Fahrten 3.600 EUR (50.000 EUR × 0,03 % × 20 km × 12).
|
Dieses unbillige Ergebnis kann aber vermieden werden, da anstelle der pauschalen Methode auch eine Einzelbewertung der tatsächlich durchgeführten Fahrten erfolgen kann. Dabei ist zu beachten, dass das Wahlrecht nur für das ganze Jahr ausgeübt werden kann und die Bewertung für jede Fahrt mit 0,002 % des BLP erfolgt. Lukrativ ist die Einzelbewertung, wenn der Arbeitnehmer in dem Kalenderjahr an weniger als 180 Tagen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte durchführt (12 Monate × 0,03 % = 0,36 %; 180 Tage × 0,002 % sind ebenfalls 0,36 %).
|
Beispiel
|
|
Wie Beispiel zuvor, A beantragt aber die Einzelbewertung: Der Sachbezug reduziert sich von 3.600 EUR auf 2.000 EUR (50.000 EUR × 0,002 % × 20 km × 100 Fahrten). Bei unterstellten 20 % Sozialabgaben und 30 % Steuern bedeutet das eine Ersparnis von 800 EUR netto pro Jahr (1.600 EUR × 50 %).
|
Die Anforderungen für die Einzelbewertung hat die Verwaltung (BMF 3.3.2022, a. a. O.) in der Rz. 13 niedergelegt. Danach muss A gegenüber dem Arbeitgeber kalendermonatlich fahrzeugbezogen schriftlich erklären, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er den Firmenwagen tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat; die bloße Angabe der Anzahl der Tage reicht nicht aus. Demgegenüber vertritt das Finanzgericht Nürnberg (23.1.2020, Az. 4 K 1789/18) die Ansicht, dass eine Datumsangabe nicht zwingend erforderlich ist.
Es sind keine Angaben erforderlich, wie der Arbeitnehmer an den anderen Arbeitstagen zur ersten Tätigkeitsstätte gelangt ist. Tage, an denen er mit dem Firmenwagen mehrfach Fahrten durchführt (z. B. wegen einer Mittagsheimfahrt) gelten als ein Tag.
Die schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber zum Lohnkonto nehmen. Aus Vereinfachungsgründen ist es nicht zu beanstanden, wenn für die Ermittlung des Sachbezugs jeweils die Erklärung des Vormonats zugrunde gelegt wird.
Beachten Sie | Damit die Einzelbewertung nicht zu einem höheren Sachbezug führt, muss der Arbeitgeber eine jahresbezogene Begrenzung auf insgesamt 180 Fahrten vornehmen.
Die Einzelbewertung stellt zwar ein Wahlrecht dar. Der Arbeitgeber muss sie aber vornehmen, wenn sie der Arbeitnehmer beantragt. Diese Verpflichtung kann der Arbeitgeber nur umgehen, wenn er im Arbeitsvertrag oder der Vereinbarung über die Überlassung des Firmenwagens eine Klausel aufnimmt, nach der er keine Einzelbewertung vorzunehmen hat. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung zur Einzelbewertung übergehen und seinen Bruttoarbeitslohn reduzieren. Hierzu muss er mit Datumsangabe darlegen, an welchen Tagen er den Firmenwagen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat und in welcher Höhe sein Arbeitgeber den Sachbezug berücksichtigt hat.
|
MERKE | Durch die nachträgliche Einzelbewertung sinkt die Einkommensteuer. Die Sozialabgaben bleiben aber unverändert.
|
6. Kostendeckelung
Die pauschal ermittelten Sachbezüge dürfen die Gesamtkosten des Firmenwagens nicht übersteigen. Denn sonst würde ein Sachbezug versteuert, der tatsächlich nicht entstanden ist. Deshalb ist es erforderlich, den insgesamt für das jeweilige Jahr ermittelten Sachbezug mit den tatsächlich entstandenen Fahrzeugkosten (u. a. Versicherung, Kfz-Steuer, Treibstoff, Reparaturen, Abschreibung) zu vergleichen. Übersteigen die Fahrzeugkosten den Sachbezug, ist dieser um die Differenz zu reduzieren.
|
Beispiel
|
|
Der Arbeitgeber des A hat die Fahrzeuggesamtkosten zusammengestellt. Diese betragen 8.000 EUR. Da der bisher für das Jahr als Arbeitslohn zu erfassende Sachbezug 9.600 EUR beträgt, ist er um 1.600 EUR zu reduzieren.
|
7. Fahrtenbuch
Führt A ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (BMF 3.3.2022, a. a. O., Rz. 26 ff.), können anstelle der pauschal ermittelten Sachbezüge die tatsächlichen Fahrzeugkosten angesetzt werden. Hierzu werden die jährlichen Gesamtkosten des Firmenwagens ermittelt, durch die jährliche Gesamtfahrleistung geteilt und der sich so ergebende Kilometersatz mit jedem privat gefahrenen km multipliziert (ebenso für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte). Dieses Verfahren bietet sich vor allem bei einem hohen BLP an und/oder, wenn der Firmenwagen wenig privat genutzt wird.
|
Beispiel
|
|
Die Sachbezüge für den Firmenwagen betragen jährlich 9.600 EUR. A hat ein Fahrtenbuch geführt. Daraus ergeben sich 20.000 gefahrene km (8.000 privat, 8.000 geschäftlich und 4.000 für Fahrten Wohnung erste Tätigkeitsstätte). Die Fahrzeuggesamtkosten wurden mit 12.000 EUR (inkl. Abschreibung auf acht Jahre) ermittelt.
Die Kosten pro km betragen 0,60 EUR (12.000 EUR/20.000 km). Der Sachbezug ist von 9.600 EUR auf 7.200 EUR zu reduzieren (12.000 km × 0,60 EUR).
|
Bei einem (Hybrid)-E-Fahrzeug sind Begünstigungen möglich (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 3 EStG). Je nach Art des Fahrzeugs werden die in die Gesamtkosten einzubeziehenden Abschreibungen nur zur Hälfte oder einem Viertel angesetzt. Die Folge: Ein geringerer Kostensatz pro km und ein geringerer Sachbezug.
Das Fahrtenbuch muss eine leichte und einwandfreie Überprüfung der Angaben ermöglichen. Alle Fahrstrecken müssen gesondert, fortlaufend und zeitnah aufgeführt werden. Für Privatfahrten sind die Kilometerangaben nebst Angabe des Tages und der Vermerk „privat“ einzutragen. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte reicht die Angabe des Tages, der Kilometerstände und der Vermerk „Wohnung/erste Tätigkeitsstätte“. Für geschäftlich veranlasste Fahrten sind das Datum und die Kilometerstände, das Reiseziel und -zweck sowie der Name des Geschäftspartners zu dokumentieren.
Das Fahrtenbuch muss in geschlossener Form und so geführt werden, dass es nicht manipuliert werden kann und etwaige Änderungen einsehbar sind. Elektronische Fahrtenbücher sind zulässig, wenn sich aus diesen dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen und eine nachträgliche Veränderung der Eintragungen ohne Dokumentation ausgeschlossen ist. Eine einfache Excel-Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht.
8. Zuzahlungen
Zuzahlungen und Nutzungsentgelte, die an den Arbeitgeber zu leisten sind, haben eines gemeinsam: Sie mindern den Nutzungswert und damit den Sachbezug (BFH 30.11.2016, Az. VI R 49/14 und Az. VI R 2/15). Der Grund: Der Arbeitnehmer wird in Höhe des Nutzungsentgelts durch die Firmenwagenüberlassung nicht bereichert, sodass in diesem Umfang kein Arbeitslohn vorliegt.
|
MERKE | Übersteigt das Nutzungsentgelt den Sachbezug, führt der übersteigende Betrag weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten.
|
8.1 Einmalige Zuzahlung zu den Anschaffungskosten
Leistet der Arbeitnehmer eine einmalige Zuzahlung zu den Anschaffungskosten oder übernimmt er eine Leasingsonderzahlung, mindern diese oft hohen Beträge den Sachbezug bis auf 0 EUR (R 8.1 Abs. 9 Nr. 4 S. 2 und 3 Lohnsteuerrichtlinien [LStR]). Aufgrund der hohen Zahlung ergibt sich oft ein den Sachbezug übersteigender Betrag. Dieser geht aber nicht verloren, sondern lässt sich in künftige Perioden vortragen.
|
Beispiel
|
|
Da A ein teureres Fahrzeug wünscht, als sein Arbeitgeber bereit ist zu gewähren, leistet er eine Zuzahlung zu den Anschaffungskosten von 15.000 EUR. Der jährlich ermittelte Sachbezug nach der Ein-Prozent-Methode beträgt 9.600 EUR.
Die Zuzahlung wird mit dem Sachbezug verrechnet. Übersteigende Beträge werden in künftige Jahre vorgetragen:
|
|
Jahr
|
Sachbezug
|
Zuzahlung
|
steuerpflichtig
|
|
1
|
9.600 EUR
|
9.600 EUR
|
0 EUR
|
|
2
|
9.600 EUR
|
5.400 EUR
|
4.200 EUR
|
|
3 ff.
|
9.600 EUR
|
0 EUR
|
9.600 EUR
|
Beachten Sie | Entsprechendes gilt bei der Ermittlung des Sachbezugs durch ein Fahrtenbuch. In diesem Fall sind bei der Ermittlung der Fahrzeuggesamtkosten die nicht um die Zuzahlung geminderten Anschaffungskosten maßgebend dafür wird die Zuzahlung dann von dem ermittelten Sachbezug abgezogen.
Das Beispiel verdeutlicht das Problem der Zuzahlung: Es kommt zu Schwankungen in der Einkommensprogression (Sachbezug im Jahr 1: 0 EUR; Sachbezug in den Jahren 3 ff.: 9.600 EUR). Günstiger wäre es oft, wenn die Zuzahlung linear auf den Zeitraum der Firmenwagenüberlassung verteilt werden könnte und das geht, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine arbeitsvertragliche Vereinbarung über den Zuzahlungszeitraum treffen (BFH 16.12.2020, Az. VI R 19/18; BMF 3.3.2022, a. a. O., Rz. 66).
|
Beispiel
|
|
Wie das Beispiel zuvor, allerdings vereinbart A mit seinem Arbeitgeber, dass die Zuzahlung von 15.000 EUR auf drei Jahre zu verteilen ist, da ihm der Firmenwagen zunächst für drei Jahre überlassen wird.
|
|
Jahr
|
Sachbezug
|
Zuzahlung
|
steuerpflichtig
|
|
1
|
9.600 EUR
|
5.000 EUR
|
4.600 EUR
|
|
2
|
9.600 EUR
|
5.000 EUR
|
4.600 EUR
|
|
3
|
9.600 EUR
|
5.000 EUR
|
4.600 EUR
|
|
4 ff.
|
9.600 EUR
|
0 EUR
|
9.600 EUR
|
|
MERKE | Entsprechendes gilt für zeitraumbezogene (Einmal-)Zahlungen für die außerdienstliche Nutzung. Auch diese sind bei der Bemessung des geldwerten Vorteils auf den Zeitraum, für den sie geleistet werden, gleichmäßig zu verteilen und vorteilsmindernd zu berücksichtigen (BFH 16.12.2020, Az. VI R 19/18; BMF 3.3.2022, a. a. O., Rz. 57).
|
Zum Problem wird eine auf den Nutzungszeitraum verteilte Einmalzahlung, wenn der Firmenwagen frühzeitig gewechselt wird (z. B. wegen eines Totalschadens). Denn noch nicht verrechnete Zuzahlungen können nicht auf einen neuen Pkw übertragen werden. Die Zuzahlung ist insoweit steuerlich verloren. Erhält der Arbeitnehmer einen Teilbetrag zurück, ist die Rückzahlung nur insoweit steuerpflichtig, wie die Zuzahlung bereits Sachbezüge gemindert hat.
8.2 Laufendes Nutzungsentgelt
Muss der Arbeitnehmer ein laufendes Nutzungsentgelt (z. B. eine Kilometerpauschale) zahlen oder einzelne Kosten (z. B. Treibstoff) übernehmen, mindern die Nutzungsentgelte den Sachbezug bis auf maximal 0 EUR (Beispiel: Sachbezug: 800 EUR abzgl. Benzinkosten: 250 EUR = steuer- und beitragspflichtiger Sachbezug i. H. von 550 EUR).
Wird der Sachbezug nach der Fahrtenbuchmethode berechnet und übernimmt der Arbeitnehmer einzelne Kosten, sind die vom Arbeitnehmer getragenen Aufwendungen nach der R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 S. 8 LStR nicht in die Ermittlung der Gesamtkosten einzubeziehen. Das Bundesfinanzministerium (3.3.2022, a. a. O., Rz. 59) gestattet aber auch eine günstigere Berechnung: Danach können zunächst die Gesamtkosten und damit die Kfz-Kosten je gefahrenen Kilometer inklusive der vom Arbeitnehmer getragenen Kosten ermittelt werden. Die vom Arbeitnehmer getragenen Kosten werden dann von dem Sachbezug abgezogen.
|
Beispiel
|
|
A führt ein Fahrtenbuch. 2023 nutzt er den Firmenwagen mit 9.000 km für private und mit 16.000 km für dienstliche Zwecke. Von den Gesamtkosten (10.000 EUR) entfallen 2.500 EUR auf Treibstoffkosten, die A auf Basis des Nutzungsvertrags selbst zahlen musste.
|
|
LStR
|
BMF
|
|
Gesamtkosten
|
10.000 EUR
|
10.000 EUR
|
|
von A getragen
|
2.500 EUR
|
|
|
maßgebende Gesamtkosten
|
7.500 EUR
|
10.000 EUR
|
|
gefahrene km
|
25.000 km
|
25.000 km
|
|
Kosten je km
|
0,30 EUR
|
0,40 EUR
|
|
km (privat)
|
9.000 km
|
9.000 km
|
|
Sachbezug (km-Satz × km)
|
2.700 EUR
|
3.600 EUR
|
|
von A getragen
|
|
2.500 EUR
|
|
Sachbezug
|
2.700 EUR
|
1.100 EUR
|
|
Vorteil
|
1.600 EUR
|
8.3 Lohnabrechnung oder Steuererklärung
Die Zuzahlungen sind im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigen, es sei denn, aus der arbeitsvertraglichen oder einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage ergibt sich etwas anderes.
Wurde der Sachbezug vom Arbeitgeber nicht um das Nutzungsentgelt gemindert (z. B., weil es arbeitsvertraglich ausgeschlossen wurde) oder wurde die Minderung falsch berechnet, ist der Steuervorteil nicht verloren. Der Arbeitnehmer kann das Nutzungsentgelt auch in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen und den Bruttoarbeitslohn in entsprechender Höhe reduzieren.
Damit das Finanzamt den Vorgang prüfen kann, muss die Nutzungsvereinbarung vorgelegt, das Nutzungsentgelt nachgewiesen und dargelegt werden, wie der Arbeitgeber den Vorteil bisher als Sachbezug versteuert hat. Im Anschluss werden dem Arbeitnehmer durch den geringeren Bruttoarbeitslohn die zu viel entrichteten Lohnsteuern (nicht aber die Sozialabgaben) erstattet.
Zum Anfang
Inhalt:
Zum Anfang
Für Arbeitgeber
Mit diesen Gehaltsextras erhalten Ihre Mitarbeiter ein höheres Nettogehalt
| Fast alle Arbeitnehmer wünschen sich mehr „Netto vom Brutto“. Und da der Staat zahlreiche begünstigte Gehaltsbestandteile anbietet, können die Lohnsteuern und Sozialabgaben optimiert werden. Die Sonderausgabe zeigt interessante Vergütungsbestandteile und was bei deren Implementierung beachtet werden sollte. |
1. Das heißt „abgabenbegünstigt“
Gewähren Arbeitgeber eine reguläre Gehaltserhöhung, bleibt bei dem Mitarbeiter netto oft nicht viel übrig.
|
Beispiel
|
|
Ein Arbeitgeber möchte einen engagierten Arbeitnehmer (ledig, kinderlos, Konfession: römisch-katholisch) „belohnen“, weshalb sein Gehalt von 2.000 auf 2.200 EUR monatlich erhöht wird. Das sind also 2.400 EUR jährlich mehr Lohn. Hierauf fallen für den Arbeitgeber jährlich rund 468 EUR Lohnnebenkosten an, d. h. die Gehaltserhöhung kostet den Arbeitgeber im Jahr sogar 2.868 EUR.
Dem Mitarbeiter bleiben nach Steuern (609 EUR höhere jährliche Steuerbelastung) und Sozialabgaben (482 EUR höhere jährliche Abgabenlast) jährlich lediglich rund 1.309 EUR (2.400 EUR abzüglich 609 EUR und 482 EUR) von der Gehaltserhöhung übrig.
|
Demgegenüber sind abgabenbegünstigte Vergütungsbestandteile teilweise oder sogar vollständig von Abgaben und Steuern befreit. Die Vorteile:
- Es werden keine Sozialabgaben mehr auf Arbeitgeberseite fällig. Bei manchen Vergütungsbestandteilen zahlen Arbeitgeber stattdessen nur eine pauschale Lohnsteuer von 15 oder 25 %.
- Mitarbeiter zahlen für die zusätzliche Vergütung keine Sozialabgaben und keine Steuern.
|
Beispiel (Fortsetzung)
|
|
Bei einer abgabenbegünstigten Gestaltung der Gehaltserhöhung hätte der Arbeitnehmer im Vergleich zu einer „normalen“ Gehaltserhöhung von 2.400 EUR im Jahr somit 1.091 EUR mehr im Portemonnaie.
|
Alle Gestaltungen haben einen kleinen Nachteil: Für die abgabenbegünstigten Gehaltsbestandteile werden für den Mitarbeiter keine Beiträge in die gesetzliche Rentenversicherung gezahlt. Hierfür gibt es später also keine Rente.
Andererseits stehen dem erworbenen Rentenanspruch bei einer normalen Gehaltserhöhung zugleich höhere Zahlungen an die Krankenkasse gegenüber, sofern die Beitragsbemessungsgrenze noch nicht erreicht ist. Würden Arbeitnehmer wegen der Rentenansprüche auf die Gestaltung verzichten, wäre die Rente daher teuer erkauft.
|
PRAXISTIPP | Möchten Mitarbeiter etwas für ihre Altersvorsorge tun, bieten sich eher eine private oder eine wiederum steuerbegünstigte betriebliche Altersvorsorge an.
|
Im Einkommensteuergesetz (EStG) gibt es zahlreiche begünstigte Gehaltsextras. Nachfolgend sind interessante Zusatzleistungen exemplarisch aufgeführt:
2. Aufmerksamkeiten
Sachzuwendungen können Arbeitnehmer oder deren Angehörige aus besonderem personenbezogenen Anlass (z. B. Geburtstag) bis zu einem Höchstbetrag von 60 EUR je Anlass steuer- und beitragsfrei erhalten.
Beachten Sie | Übersteigt der Wert der Sachzuwendung die Freigrenze von 60 EUR, ist die Zuwendung in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig.
3. Beihilfen
Arbeitgeber können Arbeitnehmern insbesondere folgende Unterstützungsleistungen zukommen lassen:
Private Arbeitgeber können Arbeitnehmer mit bis zu 600 EUR p. a. steuer- und abgabenfrei unterstützen, wenn die Unterstützungen dem Anlass nach gerechtfertigt sind (z. B. in Krankheits- und Unglücksfällen). Bei besonderen Notfällen sind höhere Beträge möglich.
Beachten Sie | Betriebe mit mehr als vier Arbeitnehmern müssen bestimmte Voraussetzungen für die Steuerfreiheit beachten, die in R 3.11 Abs. 2 der Lohnsteuerrichtlinien aufgeführt sind.
Fallen Erholungsbeihilfen nicht unter diese Steuerbefreiung, können Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 % für die Arbeitnehmer übernehmen. Sozialabgaben entstehen nicht. Begünstigt sind diese Beihilfen bis zu (jährlich) 156 EUR für den Arbeitnehmer selbst, 104 EUR für den Ehegatten und 52 EUR für jedes Kind.
Das Geld muss zu Erholungszwecken verwendet werden. Davon ist auszugehen, wenn es im zeitlichen Zusammenhang mit einem Urlaub gezahlt wird. Um etwaigen „Problemen“ bei einer Außenprüfung vorzubeugen, sollten Arbeitgeber eine schriftliche Bestätigung des Arbeitnehmers zum Lohnkonto nehmen.
4. Dienstfahrräder
Der geldwerte Vorteil aus der Überlassung eines betrieblichen Fahrrads ist mit Wirkung ab dem 1.1.2019 (zunächst bis Ende 2021 befristet) steuerfrei.
Voraussetzung ist, dass der Vorteil zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Im Gegensatz zur Steuerbefreiung bei Jobtickets (vgl. unter 10.) erfolgt hier keine Anrechnung auf die Entfernungspauschale.
Beachten Sie | Die Steuerbefreiung gilt sowohl für Elektrofahrräder als auch für Fahrräder. Ist ein Elektrofahrrad jedoch verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen – z. B. gelten Elektrofahrräder, deren Motor auch Geschwindigkeiten über 25 Kilometer pro Stunde unterstützt, als Kraftfahrzeuge – sind für die Bewertung dieses geldwerten Vorteils die Regelungen der Dienstwagenbesteuerung anzuwenden.
5. Essenszuschüsse/Restaurantschecks
Bezuschussen Arbeitgeber die arbeitstägliche Verpflegung ihrer Arbeitnehmer z. B. durch Essensgutscheine, die in Lokalen oder Gaststätten eingelöst werden können, ist als geldwerter Vorteil unter gewissen Voraussetzungen nur der amtliche Sachbezugswert (Werte für 2019: Frühstück = 1,77 EUR, Mittag- und Abendessen jeweils 3,30 EUR) anzusetzen. Eine etwaige Zuzahlung des Arbeitnehmers ist hiervon abzuziehen.
Die Voraussetzungen sind in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (18.1.2019, Az. IV C 5 – S 2334/08/10006-01) aufgeführt. Zu nennen sind insbesondere:
- Der Zuschuss darf den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigen. 2019 darf ein Essenszuschuss also maximal 6,40 EUR (3,30 EUR + 3,10 EUR) betragen.
- Der Zuschuss darf den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen.
- Für jede Mahlzeit kann lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheits-, Urlaubstage) beansprucht werden.
- Mit dem Essensgutschein muss eine Mahlzeit erworben werden. Werden einzelne Lebensmittel erworben, müssen diese zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sein.
- Der Zuschuss kann nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate noch nicht abgelaufen sind.
|
MERKE | Die Einhaltung der Voraussetzungen für den Ansatz einer Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert muss der Arbeitgeber im Einzelnen nachweisen bzw. dokumentieren.
|
6. Fahrtkostenzuschüsse
Nutzen Arbeitnehmer für den Weg zwischen ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte ihren privaten Pkw, gewähren Arbeitgeber oft einen Zuschuss, der grundsätzlich zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führt. In Höhe der Entfernungspauschale können Arbeitgeber indes eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 15 % vornehmen, die zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung führt.
7. Firmenwagen
Die Überlassung eines Firmenwagens zur privaten Nutzung ist zwar nicht steuerbegünstigt, bietet dem Arbeitnehmer aber wirtschaftliche Vorteile, wenn der Arbeitgeber die Kosten trägt. Für den Arbeitgeber sind die Kosten Betriebsausgaben, auch soweit der Arbeitnehmer den Firmenwagen privat nutzt. Er kann allerdings auch an den Kosten beteiligt werden, was den geldwerten Vorteil reduziert. Für die steuerliche Behandlung gibt es zwei Möglichkeiten:
Pauschalierung: Für den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung ist monatlich 1 % des Bruttolistenneupreises zu versteuern. Hinzu kommen 0,03 % pro Monat und Entfernungskilometer für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
Statt der monatlichen 0,03 % ist die Bewertung jeder einzelnen Fahrt mit 0,002 % pro Entfernungskilometer möglich, wenn der Arbeitnehmer monatlich schriftlich erklärt, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er mit dem Pkw von der Wohnung zur Arbeit gefahren ist (BMF-Schreiben vom 4.4.2018, Az. IV C 5 – S 2334/18/10001). Dies ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn es weniger als 180 Tage im Jahr sind.
|
MERKE | Seit dem 1.1.2019 ist der Arbeitgeber zur Einzelbewertung verpflichtet, wenn der Arbeitnehmer dies verlangt und sich aus der arbeitsvertraglichen oder einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage nichts anderes ergibt.
Erfolgt die Einzelbewertung nicht im Lohnsteuerabzugsverfahren, kann die Korrektur des Arbeitslohns durch den Arbeitnehmer über seine Steuererklärung erfolgen.
|
Fahrtenbuch: Führt der Arbeitnehmer ganzjährig ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, können die Privatfahrten und die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit den anteiligen Fahrzeugkosten angesetzt werden. Diese Methode lohnt sich vor allem bei geringer Privatnutzung und/oder einem hohen Bruttolistenpreis.
8. Gesundheitsleistungen
In § 3 Nr. 34 EStG werden bestimmte – zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte – Gesundheitsförderungsmaßnahmen steuerfrei gestellt, soweit sie 500 EUR im Kalenderjahr (= Freibetrag) nicht übersteigen. Hierdurch soll der allgemeine Gesundheitszustand verbessert und die betriebliche Gesundheitsförderung gestärkt werden.
Seit 1.1.2019 fallen unter die Steuerbefreiung nur noch Gesundheitsmaßnahmen, die hinsichtlich Qualität, Zweckbindung, Zielgerichtetheit und Zertifizierung den Anforderungen der §§ 20 und 20b SGB V genügen. Das heißt: In 2019 begonnene Gesundheitsmaßnahmen müssen zertifiziert sein.
|
PRAXISTIPP | Bei bereits vor dem 1.1.2019 begonnenen unzertifizierten Gesundheitsmaßnahmen ist eine Zertifizierung erstmals für Sachbezüge erforderlich, die nach dem 31.12.2019 gewährt werden.
|
9. Gutscheine (44 EUR-Freigrenze für Sachbezüge)
Kostenlose oder verbilligte Sachbezüge können bis zu einer monatlichen Freigrenze von 44 EUR (brutto) – insgesamt für alle Vorteile – steuer- und abgabenfrei erbracht werden. Unter Sachbezüge fallen z. B. Warengutscheine (also auch Tankgutscheine).
Beachten Sie | Übersteigt der Wert die Freigrenze von 44 EUR, ist die Zuwendung in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig.
|
Beispiel
|
|
Ein Arbeitnehmer erhält im Januar 2019 Sachbezüge in Höhe von 20 EUR. Im Februar beträgt der Wert der zugeflossenen Sachbezüge 60 EUR.
Im Januar bleiben die Sachbezüge steuer- und beitragsfrei, da die Freigrenze von 44 EUR nicht überschritten wurde. Demgegenüber sind die Sachbezüge im Februar steuer- und beitragspflichtig. Denn sie übersteigen die Freigrenze von 44 EUR.
Da es sich um eine monatliche Freigrenze handelt, ist eine Nachholung nicht ausgeschöpfter Beträge unzulässig. Das bedeutet: Der im Januar 2019 nicht ausgeschöpfte Betrag von 24 EUR (44 EUR abzüglich 20 EUR) ist nicht auf den Folgemonat übertragbar.
|
Beachten Sie | Da die 44 EUR-Freigrenze nur für Sachbezüge und nicht für Barlohn gilt, kommt es entscheidend darauf an, welche Leistung der Arbeitnehmer beanspruchen kann.
|
MERKE | Bei Sachzuwendungen aus dem Sortiment des Arbeitgebers gilt anstelle der monatlichen Freigrenze ein jährlicher Rabattfreibetrag von 1.080 EUR (brutto).
|
10. Jobtickets
Mit Wirkung zum 1.1.2019 wurde die 2004 aufgehobene Steuerbefreiung für Arbeitgeberleistungen (Zuschüsse und Sachbezüge) zu den Aufwendungen für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel im Linienverkehr der Arbeitnehmer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte wieder eingeführt. Ferner wurde die Steuerbegünstigung auf private Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr erweitert.
Beachten Sie | Steuerfrei sind nur Leistungen, die der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbringt. Arbeitgeberleistungen, die durch Umwandlung des ohnehin geschuldeten Arbeitslohns finanziert werden (Gehaltsumwandlungen), werden nicht von der Steuerbefreiung erfasst. Ferner werden die steuerfreien Leistungen auf die Entfernungspauschale bei der eigenen Einkommensteuer-Erklärung angerechnet.
|
PRAXISTIPP | Da das Jobticket nunmehr steuerfrei ist, bleibt es bei der Prüfung der monatlichen 44-EUR-Grenze außen vor. Somit kann die Freigrenze für andere Sachbezüge genutzt werden.
|
11. Kindergartenzuschüsse
Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmer in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen sind sowohl steuer- als auch sozialabgabenfrei.
Beachten Sie | Bei Barzuschüssen ist Voraussetzung, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die entsprechende Verwendung auch nachweist. Der Arbeitgeber hat die Nachweise im Original als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.
12. Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit
Erhalten Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit Mahlzeiten im Wert bis zu 60 EUR, können diese mit dem amtlichen Sachbezugswert (zur Höhe vgl. unter „5. Essenszuschüsse/Restaurantschecks“) angesetzt werden. Dies setzt voraus, dass dem Arbeitnehmer – insbesondere wegen Nichterfüllung der Zeitgrenzen – keine Verpflegungspauschalen (vgl. unter „15. Reisekostenersatz“) zustehen. Arbeitgeber können den Arbeitslohn mit 25 % pauschal besteuern, was Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung auslöst.
Der Ansatz des Sachbezugswerts entfällt, wenn dem Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen zustehen. Diese sind dann allerdings zu kürzen – und zwar um 20 % für ein Frühstück sowie um 40 % für ein Mittag- oder Abendessen (jeweils auf Grundlage der für 24 Stunden geltenden Verpflegungspauschale des jeweiligen Reisetags). Zahlt der Arbeitgeber trotz Kürzungspflicht indes die vollen Verpflegungsgelder, kann er den unterlassenen Kürzungsbetrag mit 25 % pauschal und sozialversicherungsfrei besteuern.
Beachten Sie | Salzgebäck oder vergleichbare Knabbereien im Flugzeug, Zug oder Schiff erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit und führen nicht zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale (BMF-Schreiben vom 19.5.2015, Az. IV C 5 – S 2353/15/10002).
13. Mitarbeiterbeteiligungen
Überlassen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern Beteiligungen am eigenen oder einem verbundenen Unternehmen unentgeltlich oder verbilligt, bleibt der geldwerte Vorteil bis zu 360 EUR im Jahr steuer- und sozialabgabenfrei (§ 3 Nr. 39 EStG).
Die Beteiligung muss mindestens allen Arbeitnehmern offenstehen, die im Zeitpunkt der Bekanntgabe des Angebots ein Jahr oder länger ununterbrochen in einem gegenwärtigen Dienstverhältnis zum Unternehmen stehen.
14. Private Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte
Die Vorteile aus der privaten Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte wie Smartphones, Handys, Laptops, Tablets etc. sind steuer- und sozialabgabenfrei. Die Steuerfreiheit gilt nicht nur für die private Nutzung des Telefons am Arbeitsplatz, sondern auch, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer z. B. ein Smartphone zur ständigen Privatnutzung überlässt.
Die Verwaltung legt die in § 3 Nr. 45 EStG geregelte Steuerbefreiung wie folgt aus (vgl. R 3.45 der Lohnsteuerrichtlinien):
Die Steuerfreiheit gilt nur für die Überlassung zur Nutzung durch den Arbeitgeber oder aufgrund des Dienstverhältnisses durch einen Dritten. In diesen Fällen sind auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten) steuerfrei.
Beachten Sie | Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder aufgrund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden.
|
MERKE | Die Steuerfreiheit tritt nicht ein, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Smartphone, das Laptop etc. schenkt oder verbilligt übereignet. In diesen Fällen kann der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil aber pauschal mit 25 % versteuern, wenn die Übereignung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt.
|
15. Reisekostenersatz
Vom Arbeitgeber erstattete Reisekosten sind steuer- und beitragsfrei, solange sie die als Werbungskosten abziehbaren Beträge nicht übersteigen.
|
Beispiel
|
|
Ein Arbeitnehmer hat eine erste Tätigkeitsstätte bei seinem Arbeitgeber und nutzt seinen privaten Pkw für diverse Kundenbesuche (Auswärtstätigkeit). Der Arbeitgeber kann ihm die Fahrtkosten für die Kundenbesuche mit 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer steuer- und sozialabgabenfrei ersetzen.
|
Bei einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit im Inland können folgende Verpflegungspauschalen steuerfrei gezahlt werden:
- Für eintägige Dienstreisen ohne Übernachtung mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden kann eine Pauschale von 12 EUR berücksichtigt werden.
- Beachten Sie | Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer seine Auswärtstätigkeit über Nacht (also an zwei Kalendertagen) ausübt – somit nicht übernachtet – und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend ist.
- Bei mehrtägigen Dienstreisen gilt eine Pauschale von 24 EUR, wenn der Arbeitnehmer volle 24 Stunden abwesend ist (Zwischentag).
- Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung kann ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von jeweils 12 EUR berücksichtigt werden.
|
PRAXISTIPP | Beim Verpflegungsmehraufwand kann der Arbeitgeber bis zu doppelt so hohe Pauschalen gewähren, wenn er die über die normalen Pauschalen hinausgehenden Beträge mit 25 % pauschal versteuert.
|
16. Unentgeltliche Parkplatzgestellung
Gerade in Großstädten und attraktiven Innenstadtlagen können Arbeitgeber Mitarbeiter mit einer Parkplatzgestellung an sich binden.
Stellt der Arbeitgeber für das Abstellen des Fahrzeugs während der Arbeitszeit eine Parkmöglichkeit unentgeltlich zur Verfügung, dann handelt es sich um eine lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Annehmlichkeit, die im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers erbracht wird. Arbeitslohn liegt insoweit nicht vor. Das gilt auch, wenn der Arbeitgeber selbst Park- oder Einstellplätze von einem Dritten anmietet und sie seinen Arbeitnehmern unentgeltlich überlässt.
Beachten Sie | Das Finanzgericht Köln (15.3.2006, Az. 11 K 5680/04) hat entschieden, dass die Parkraumgestellung seitens des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln ist. Da diese Entscheidung der bundeseinheitlich abgestimmten Verwaltungsauffassung widerspricht, wendet die Finanzverwaltung das Urteil über den entschiedenen Einzelfall hinaus nicht an (vgl. u. a. OFD Münster 25.6.2007, Kurzinformation ESt Nr. 017/2007).
|
MERKE | Ersetzt dagegen der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Parkgebühren, z. B. für einen vom Arbeitnehmer angemieteten Einstellplatz in der Nähe des Arbeitsplatzes, liegt steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor. Auch eine Pauschalbesteuerung von 15 % (§ 40 Abs. 2 S. 2 EStG) kommt nicht in Betracht, da die Parkgebühren durch die Entfernungspauschale abgegolten sind und nicht gesondert als Werbungskosten angesetzt werden können.
Eine steuer- und sozialversicherungsfreie Erstattung des Arbeitgebers ist allenfalls bei Parkgebühren als Reisenebenkosten einer Auswärtstätigkeit möglich.
|
17. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit
Zuschläge, die Arbeitgeber für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit neben dem Grundlohn zahlen, sind in bestimmter Höhe steuerfrei. Die jeweiligen Grenzen sind in § 3b EStG geregelt.
Die Steuerfreiheit setzt voraus, dass die Zuschläge neben dem Grundlohn gezahlt werden. Sie dürfen nicht Teil einer einheitlichen Entlohnung für die gesamte Tätigkeit sein. Zudem ist erforderlich, dass die Zuschläge für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit gezahlt werden.
|
MERKE | Der maximale Grund-Stundenlohn, auf den sich die Steuerfreiheit der Zuschläge bezieht, beträgt 50 EUR. Sozialversicherungsrechtlich gilt demgegenüber ein Höchstbetrag von nur 25 EUR.
|
Gerade im Lohn- und Gehaltsbereich sollte rechtzeitig vor dem anstehenden Jahreswechsel 2013/2014 geprüft werden, ob alle notwendigen „Hausaufgaben“ gemacht worden sind. Zu denken ist dabei insbesondere an die Umstellung auf das ELStAM-Verfahren und das neue ab 2014 geltende steuerliche Reisekostenrecht.
ELStAM-Verfahren
Das ELStAM-Verfahren (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) ist Anfang 2013 gestartet und ersetzt die Papier-Lohnsteuerkarte. Der Einstiegszeitpunkt kann im Jahr 2013 frei gewählt werden. Für Arbeitgeber, die das neue Verfahren noch nicht anwenden, bleibt allerdings nicht mehr viel Zeit – sie sind nämlich grundsätzlich verpflichtet, spätestens für die letzte Lohnabrechnung des Jahres 2013 die ELStAM ihrer Arbeitnehmer abzurufen. Ein Abruf mit Wirkung ab 2014 ist also verspätet.
Hinweis: Weitere Informationen zum ELStAM-Verfahren sind unter www.elster.de aufgeführt.
Reisekostenreform
Das neue Reisekostenrecht bringt zum 1.1.2014 zum Teil umfangreiche Änderungen für das Lohnbüro. Arbeitgeber sollten sich also rechtzeitig auf die Neuregelungen vorbereiten. Denn vielfach müssen Festlegungen zur ersten Tätigkeitsstätte getroffen und die neuen Regeln in die Reisekostenrichtlinien eingearbeitet werden.
Hinweis: Handelt es sich um eine erste Tätigkeitsstätte, hat dies u.a. zur Folge, dass nur die Entfernungspauschale (0,30 EUR je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) Anwendung findet.
Mit dem Grundsatz „Steuerrecht folgt Arbeitsrecht“ ergeben sich Gestaltungsspielräume, die zugunsten der Arbeitnehmer genutzt werden können. Die Zuordnung zur ersten Tätigkeitsstätte erfolgt nämlich vorrangig anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber. Da die Zuordnungsentscheidung eindeutig sein muss, ist sie zu dokumentieren.
Hinweis: In Zweifelsfällen sollte zunächst das 52-seitige Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums, das zahlreiche Beispiele enthält, zur Hand genommen werden.
Steuerfreie und begünstigte Gehaltsextras
Rechtzeitig vor dem Jahresende sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer prüfen, ob die vielseitigen Möglichkeiten von steuerfreien und begünstigten Lohnbestandteilen optimal ausgeschöpft wurden. Darunter fallen beispielsweise Sachbezüge unter Ausnutzung der monatlichen Freigrenze von 44 EUR oder steuerfreie Kindergartenzuschüsse.
Hinweis: Reine Gehaltsumwandlungen sind vielfach schädlich, d.h. es muss sich um eine zusätzliche Leistung (zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn) handeln.
Privatnutzungsverbot bei Firmenwagen
Überlässt der Arbeitgeber einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung, liegt ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor. Wird dieser Vorteil nach der pauschalen Ein-Prozent-Regelung ermittelt, kommt es nach der neuen, verschärfenden Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs nicht darauf an, ob der Arbeitnehmer den Firmenwagen auch tatsächlich privat genutzt hat.
Die Ein-Prozent-Regelung kommt aber nur dann zur Anwendung, wenn feststeht, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur privaten Nutzung arbeitsvertraglich oder doch zumindest auf Grundlage einer konkludent getroffenen Nutzungsvereinbarung überlassen hat. Steht dies nicht fest, kann auch der Beweis des ersten Anscheins diese fehlende Feststellung nicht ersetzen.
Soll der Arbeitnehmer den Firmenwagen nicht für private Zwecke nutzen dürfen, bietet es sich an, im Anstellungsvertrag ein Privatnutzungsverbot auszusprechen. Darüber hinaus sollte im Einzelfall geprüft werden, ob die Ermittlung des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuchmethode günstiger ist.
Jahresmeldung zur Sozialversicherung
Bislang mussten die Jahresmeldungen zur Sozialversicherung bis spätestens zum 15.4 des Folgejahres an die Sozialversicherungsträger gemeldet werden. Durch das BUK-Neuorganisationsgesetz wurde diese Frist nun vorverlegt. Demzufolge müssen die Jahresmeldungen für das Kalenderjahr 2013 spätestens bis zum 15.2.2014 übermittelt werden.
Hinweis: Ist nach Abgabe der Jahresmeldung noch einmalig gezahltes Arbeitsentgelt wegen der Märzklausel dem Vorjahr zuzuordnen, ist eine Sondermeldung erforderlich.
Darf ein Arbeitnehmer seinen Firmenwagen auch privat nutzen, muss er diesen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern. Leistet er eine Zuzahlung für die Privatnutzung, stellt sich die Frage, inwiefern diese den geldwerten Vorteil mindert. Das Bundesfinanzministerium hat hierzu in einem aktuellen Schreiben Stellung genommen.
Nutzungsentgelt
Zahlt der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber für die außerdienstliche Nutzung (private Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte sowie Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung) ein laufendes Entgelt – sogenanntes Nutzungsentgelt -, mindert dieses den geldwerten Vorteil.
Dabei kommt es nicht darauf an, ob das Nutzungsentgelt pauschal oder nach der tatsächlichen Pkw-Nutzung bemessen wird. Handelt es sich um eine Pauschale, ist es darüber hinaus unerheblich, wie der Arbeitgeber das pauschale Nutzungsentgelt kalkuliert.
Nach dem Verwaltungsschreiben muss das Nutzungsentgelt arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbart worden sein, wobei drei Ausgestaltungen möglich sind:
- nutzungsunabhängiger pauschaler Betrag (z.B. Monatspauschale),
- ein an den gefahrenen Kilometern ausgerichteter Betrag (z.B. Kilometerpauschale) oder
- Übernahme der Leasingraten.
Beispiel: A erhält von seinem Arbeitgeber einen Dienstwagen auch zur privaten Nutzung sowie für seine Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Nach der pauschalen Methode (1 %-Regel für die Privatnutzung sowie 0,03 %-Regel für die Fahrten zur Arbeitsstätte) beträgt der geldwerte Vorteil für den Monat Juli 300 EUR. Sofern A eine monatliche Pauschale von 50 EUR zahlen muss, verringert sich der lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtige Sachbezug auf 250 EUR.
Hinweis: Würde der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil nach der individuellen Methode (Fahrtenbuch) ermitteln, ist der individuelle Nutzungswert um das pauschale Nutzungsentgelt zu kürzen.
Übernahme einzelner Kraftfahrzeugkosten
Übernimmt der Arbeitnehmer hingegen einzelne Kfz-Kosten (z.B. Treibstoff, Wagenwäsche, Versicherungsbeiträge), wird der Sachbezugswert bei der pauschalen Nutzungswertmethode nicht gemindert.
Dies gilt für ab dem 1.7.2013 verwirklichte Sachverhalte auch dann, wenn
- der Arbeitgeber zunächst die Kosten verauslagt und sie dem Arbeitnehmer später weiterberechnet oder
- der Arbeitnehmer pauschale Abschläge leistet, die später nach den tatsächlichen Kfz-Kosten abgerechnet werden.
Hinweis: Bei der Fahrtenbuchmethode fließen die vom Arbeitnehmer selbst getragenen individuellen Pkw-Kosten von vornherein nicht in die Gesamtkosten ein und erhöhen somit nicht den individuellen Nutzungswert. Somit ist der geldwerte Vorteil anhand der (niedrigeren) Gesamtkosten zu ermitteln.
Zuzahlungen zu den Pkw-Anschaffungskosten
Nicht im aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums geregelt, aber dennoch praxisrelevant, ist die Behandlung von Zuzahlungen zu den Anschaffungskosten des Firmenwagens.
Nach den Lohnsteuerrichtlinien können etwaige Zuzahlungen des Arbeitnehmers im Zahlungsjahr auf den privaten Nutzungswert angerechnet werden. Bei der Fahrtenbuchmethode gilt dies jedoch nur, wenn die für die Ermittlung der Abschreibungen maßgebenden Anschaffungskosten nicht um die Zuschüsse gemindert worden sind. Nach der Anrechnung im Zahlungsjahr verbleibende Zuschüsse können in den Folgejahren angerechnet werden.
Hinweis: Eine Verrechnung in den Folgejahren ist nur möglich, solange kein Fahrzeugwechsel erfolgt ist (BMF-Schreiben vom 19.4.2013, Az. IV C 5 – S 2334/11/10004).
Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer mehr als ein Kfz auch zur privaten Nutzung, ist der geldwerte Vorteil für jedes Fahrzeug nach der Ein-Prozent-Regelung zu berechnen. Auf die tatsächlichen Nutzungsverhältnisse kommt es nach Ansicht des Bundesfinanzhofs nicht an.
Werden dem Arbeitnehmer arbeitsvertraglich zwei Pkw zur privaten Nutzung überlassen, wird ihm ein doppelter Nutzungsvorteil zugewandt. Er kann nach Belieben auf beide Fahrzeuge zugreifen und diese entweder selbst nutzen oder – soweit arbeitsvertraglich erlaubt – einem Dritten überlassen. Hierdurch erspart er sich den Betrag, den er für die Nutzungsmöglichkeit vergleichbarer Fahrzeuge am Markt aufwenden müsste, so der Bundesfinanzhof.
Billigkeitsregelung der Finanzverwaltung
Diese Rechtsprechung steht im Gegensatz zur Billigkeitsregelung der Finanzverwaltung. Hiernach kann dem privaten Nutzungswert der Listenpreis des überwiegend genutzten Fahrzeugs zugrunde gelegt werden, wenn die Nutzung der Fahrzeuge durch andere zur Privatsphäre des Arbeitnehmers gehörende Personen so gut wie ausgeschlossen ist.
Diesbezüglich hat der Bundesfinanzhof darauf hingewiesen, dass die Inhaftungnahme des Arbeitgebers mittels Haftungsbescheids regelmäßig ermessensfehlerhaft ist, wenn er entsprechend einer Billigkeitsregelung der Finanzbehörden Lohnsteuer materiell unzutreffend einbehält.
Praxishinweise
Die Reaktion der Finanzverwaltung auf dieses Urteil steht noch aus. Um auf der „sicheren Seite“ zu sein, sollte die Führung eines Fahrtenbuchs in Erwägung gezogen werden. Falls auf die Privat-Nutzungsmöglichkeit mehrerer Pkw verzichtet werden kann, kommt auch eine arbeitsvertragliche Regelung in Betracht (BFH-Urteil vom 13.6.2013, Az. VI R 17/12; BMF-Schreiben vom 28.5.1996, Az. IV B 6 – S 2334 – 173/96).
Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer mehr als ein Kfz auch zur privaten Nutzung, ist der geldwerte Vorteil für jedes Fahrzeug nach der Ein-Prozent-Regelung zu berechnen. Auf die tatsächlichen Nutzungsverhältnisse kommt es nach Ansicht des Bundesfinanzhofs nicht an.
Werden dem Arbeitnehmer arbeitsvertraglich zwei Pkw zur privaten Nutzung überlassen, wird ihm ein doppelter Nutzungsvorteil zugewandt. Er kann nach Belieben auf beide Fahrzeuge zugreifen und diese entweder selbst nutzen oder – soweit arbeitsvertraglich erlaubt – einem Dritten überlassen. Hierdurch erspart er sich den Betrag, den er für die Nutzungsmöglichkeit vergleichbarer Fahrzeuge am Markt aufwenden müsste, so der Bundesfinanzhof.
Billigkeitsregelung der Finanzverwaltung
Diese Rechtsprechung steht im Gegensatz zur Billigkeitsregelung der Finanzverwaltung. Hiernach kann dem privaten Nutzungswert der Listenpreis des überwiegend genutzten Fahrzeugs zugrunde gelegt werden, wenn die Nutzung der Fahrzeuge durch andere zur Privatsphäre des Arbeitnehmers gehörende Personen so gut wie ausgeschlossen ist.
Diesbezüglich hat der Bundesfinanzhof darauf hingewiesen, dass die Inhaftungnahme des Arbeitgebers mittels Haftungsbescheids regelmäßig ermessensfehlerhaft ist, wenn er entsprechend einer Billigkeitsregelung der Finanzbehörden Lohnsteuer materiell unzutreffend einbehält.
Praxishinweise
Die Reaktion der Finanzverwaltung auf dieses Urteil steht noch aus. Um auf der „sicheren Seite“ zu sein, sollte die Führung eines Fahrtenbuchs in Erwägung gezogen werden. Falls auf die Privat-Nutzungsmöglichkeit mehrerer Pkw verzichtet werden kann, kommt auch eine arbeitsvertragliche Regelung in Betracht (BFH-Urteil vom 13.6.2013, Az. VI R 17/12; BMF-Schreiben vom 28.5.1996, Az. IV B 6 – S 2334 – 173/96).
Ein Fahrtenbuch ist nicht ordnungsgemäß, wenn es nicht während des ganzen Kalenderjahres geführt wird. Das hat das Finanzgericht Münster entschieden. Die Revision beim Bundesfinanzhof ist bereits anhängig.
Nach der Geburt seines dritten Kindes konnte ein Arbeitnehmer seinen Firmenwagen nur noch eingeschränkt privat nutzen und begann am 1. Mai des Streitjahres ein Fahrtenbuch zu führen.
Das Finanzamt und das Finanzgericht Münster erkannten das Fahrtenbuch indes nicht an, da es für einen repräsentativen Zeitraum von mindestens einem Kalenderjahr geführt werden muss. Ein monatlicher Wechsel zwischen der Fahrtenbuch- und der Pauschalwertmethode widerspricht dem Vereinfachungs- und Typisierungsgedanken der gesetzlichen Regelung, so das Finanzgericht.
Hinweis: Nach Ansicht der Verwaltung ist ein Wechsel des Verfahrens während des Kalenderjahres nur dann möglich, wenn der Pkw gewechselt wird (FG Münster, Urteil vom 27.4.2012, Az. 4 K 3589/09 E, Rev. BFH, Az. VI R 35/12).
Ein Tierarzt gönnte sich neben einem Multivan einen Ferrari Spider und machte die damit verbundenen Aufwendungen als Betriebsausgaben geltend. Das Finanzgericht Nürnberg erkannte aber nur die Kosten für die tatsächlich durchgeführten betrieblichen Fahrten mit dem Ferrari und diese auch nur in angemessener Höhe an. Zur Ermittlung noch angemessener Betriebskosten eines Pkw zog das Finanzgericht die Kosten für andere aufwändige Modelle gängiger Marken der Oberklasse (BMW und Mercedes-Benz) zum Vergleich heran.
Im Streitfall konnte der Tierarzt nicht glaubhaft machen, dass für den Kauf betriebliche Gründe ausschlaggebend waren. So war für die Richter nicht erkennbar, welcher betriebliche Nutzen bestanden haben soll, bei der Tätigkeit als Fachtierarzt für Kleintiere neben einem Multivan einen Luxus-Sportwagen in die betriebliche Sphäre zu überführen.
Zudem war nicht ersichtlich, inwieweit der mit dem Ferrari verbundene Repräsentationsaufwand für den Geschäftserfolg des Klägers von Bedeutung sein könnte. Kunden in dieser Branche kommt es nämlich nicht darauf an, was für ein Auto der Tierarzt fährt (FG Nürnberg, Urteil vom 27.1.2012, Az. 7 K 966/2009).
Darf der Dienstwagen auch privat genutzt werden, ist dieser geldwerte Vorteil bekanntlich zu versteuern. Bei der Ein-Prozent-Regelung wird dabei der Bruttoneuwagenlistenpreis des Pkw zugrunde gelegt. Die üblicherweise gewährten Rabatte von durchschnittlich 20 % fallen unter den Tisch. Diese für den Steuerpflichtigen nachteilige Praxis hat der Bund der Steuerzahler in einem Musterverfahren auf den Prüfstand gestellt. Das Finanzgericht Niedersachsen hat den verfassungsrechtlichen Bedenken für das Streitjahr 2009 aber eine Absage erteilt. Allerdings wurde die Revision zugelassen, die bereits beim Bundesfinanzhof anhängig ist.
Der jetzige Streit basiert auf einer früheren Entscheidung des Bundesfinanzhofs. Hier kamen die Richter zu dem Ergebnis, dass die unverbindliche Preisempfehlung eines Automobilherstellers jedenfalls seit 2003 keine geeignete Grundlage mehr für die Bewertung des lohnsteuerrechtlich erheblichen Vorteils eines Personalrabatts für Jahreswagen ist. Im Nachgang zu diesem Verfahren stellte sich nun die Frage, ob der Gesetzgeber weiter am Bruttolistenneupreis als Bemessungsgrundlage festhalten darf, wenn dieser nicht mehr am Markt gezahlt wird.
Im Streitfall konnte das Finanzgericht Niedersachsen keine zur Anpassung der Ein-Prozent-Regelung zwingende Veränderung der Lebenswirklichkeit feststellen. Die Größenordnung der gewährten Rabatte (10 % bis über 30 %), die zudem von Hersteller, Modell und Sonderfaktoren abhängig sind, rechtfertige dies nicht. Die Richter lehnten sich dabei an die Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts zur Verfassungsmäßigkeit der Steuerfreiheit von Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschlägen an. Hier hatte das Gericht eine gravierende Abweichung von den ursprünglichen Verhältnissen von 66 % festgestellt und die Norm für verfassungswidrig erklärt.
Hinweise: Da die Revision anhängig ist, können Einspruchsverfahren ruhend gestellt und Klageverfahren ausgesetzt werden. Im Einzelfall sollte das Führen eines Fahrtenbuchs in Erwägung gezogen werden (FG Niedersachsen, Urteil vom 14.9.2011, Az. 9 K 394/10, Rev. BFH Az. VI R 51/11).
Ob ein betrieblicher Pkw auch privat genutzt wird und demzufolge ein geldwerter Vorteil entsteht, beurteilt sich nach den Grundsätzen über den Anscheinsbeweis. Danach gilt: Ist die private Mitbenutzung möglich, dann wird das Fahrzeug erfahrungsgemäß auch privat genutzt. Der Anscheinsbeweis kann allerdings widerlegt werden, z.B. wenn nachvollziehbar ist, dass das Fahrzeug nicht für Privatfahrten genutzt wurde. Dabei ist oft strittig, welche Anforderungen an die Widerlegung zu stellen sind.
Der Nachweis durch ein Fahrtenbuch ist nicht notwendig. Die Gründe zur Widerlegung können auch dann glaubhaft sein, wenn sie zwar nicht der allgemeinen Lebenserfahrung entsprechen, aber plausibel erscheinen, wie im Fall des Finanzgerichts Hessen. Dort hatten die Eheleute angegeben, dass der betriebliche Pkw, ein Citroen Berlingo, des gewerblich tätigen Ehemanns ausschließlich für betriebliche Fahrten eingesetzt wurde. Die Privatfahrten der Familie wurden aus wirtschaftlichen Gründen mit dem Dienstwagen der angestellten Ehefrau, einem Audi A4, durchgeführt.
Anders als das Finanzamt glaubte das Finanzgericht dieser Darstellung, u.a. weil die Kosten für die privaten Fahrten mit dem Firmenwagen der Ehefrau – unabhängig von der tatsächlichen Anzahl – nur mit einer geringen Pauschale abgegolten wurden. Ansonsten wurden alle Kosten vom Arbeitgeber getragen. Ferner erschien es dem Finanzgericht durchaus nachvollziehbar, dass wegen eines Audi A4 von der Privatnutzung eines Citroen Berlingo abgesehen wurde (FG Hessen, Urteil vom 10.2.2011, Az. 3 K 1679/10).
