Das Gesetz zur Aufhebung von Vorschriften zum Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA) wurde am 2.12.2011 im Bundesgesetzblatt verkündet und tritt damit am 3.12.2011 in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt entfällt die Pflicht des Arbeitgebers, monatliche Meldungen zu Entgeltdaten im ELENA-Verfahren an die Zentrale Speicherstelle zu erstatten. Gleichzeitig werden keine Arbeitnehmerdaten mehr angenommen und alle bisher gespeicherten Daten werden unverzüglich gelöscht (BMWi, Mitteilung vom 2.12.2011).
Der Bundesrat hat die Aufhebung des ELENA-Verfahrens (Elektronischer Entgeltnachweis) gebilligt. Damit ist der Weg frei, um das ELENA-Verfahren noch vor Jahresende einzustellen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie teilte mit, dass Arbeitgeber ab Inkrafttreten des Gesetzes am Tag nach seiner Verkündung von den elektronischen Meldepflichten befreit sind. Es werden dann keine Arbeitnehmerdaten mehr angenommen und alle bisher gespeicherten ELENA-Daten unverzüglich gelöscht.
Zum Hintergrund
Seit 2010 müssen jeden Monat teilweise hochsensible Arbeitnehmer-Daten an eine zentrale Speicherstelle gemeldet werden. Mithilfe dieser Daten sollte die Arbeitgeberverpflichtung zur Ausstellung von Entgelt- bzw. Lohnbescheinigungen durch ein elektronisches Verfahren ersetzt werden. Anträge auf Sozialleistungen sollten so beschleunigt werden.
Ursächlich für die Aufhebung sind Probleme mit der qualifizierten elektronischen Signatur und das notwendige Sicherheitsniveau im Bereich des Datenschutzes (BMWi, Mitteilung vom 4.11.2011; Gesetz zur Änderung des Beherbergungsstatistikgesetzes und des Handelsstatistikgesetzes sowie zur Aufhebung von Vorschriften zum Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises).
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie und das Bundesministerium für Arbeit und Soziales haben sich darauf verständigt, das ELENA-Verfahren schnellstmöglich einzustellen. Der Grund liegt in der fehlenden Verbreitung der qualifizierten elektronischen Signatur. Umfassende Untersuchungen haben gezeigt, dass sich dieser Sicherheitsstandard, der für das ELENA-Verfahren datenschutzrechtlich geboten ist, in absehbarer Zeit nicht flächendeckend verbreiten wird.
Die bisher gespeicherten Daten sollen unverzüglich gelöscht und die Arbeitgeber von den bestehenden elektronischen Meldepflichten entlastet werden. In Kürze soll ein Entwurf für ein Aufhebungsgesetz vorgelegt werden.
Zum Hintergrund
Seit 2010 müssen jeden Monat teilweise hochsensible Arbeitnehmer-Daten an eine zentrale Speicherstelle gemeldet werden. Mithilfe dieser Daten sollte die Arbeitgeberverpflichtung zur Ausstellung von Entgelt- bzw. Lohnbescheinigungen durch ein elektronisches Verfahren ersetzt werden. Anträge auf Sozialleistungen sollten so beschleunigt werden (Gemeinsame Mitteilung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie und des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom 18.7.2011).
Bündnis 90/Die Grünen sind im Bundestag mit einem Antrag gescheitert, wonach die Datenübermittlung im Rahmen des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA) sofort ausgesetzt werden sollte. Die Grünen hatten ihren Antrag damit begründet, dass die gesetzlichen Regelungen zum ELENA-Verfahren einer gründlichen Überprüfung bedürfen.
Rund zwei Wochen zuvor war bereits ein Eilantrag auf vorläufige Aussetzung des Verfahrens vor dem Bundesverfassungsgericht gescheitert. Ob tatsächlich eine Grundrechtsverletzung vorliegt, muss also im Hauptsacheverfahren geklärt werden (Deutscher Bundestag, Mitteilung vom 30.9.2010, „Beschlüsse vom 29. und 30. September 2010“; BVerfG vom 14.9.2010, Az. 1 BvR 872/10).
Nach einer aktuellen Meldung des Deutschen Steuerberaterverbandes sind die im Rahmen des ELENA-Verfahrens im Datenbaustein Kündigung/Entlassung (DBKE) vorgesehenen Freitextfelder bei der Meldung an die Zentrale Speicherstelle nicht auszufüllen.
Die Änderung hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales kurzfristig am 30.6.2010 und damit nur einen Tag vor dem Inkrafttreten der neuen Meldepflichten bei Kündigungen und Entlassungen beschlossen. Die Folge: Die in der Version 01 des Datenbausteins DBKE vorhandenen Freitextfelder müssen vollständig ignoriert werden.
Meldungen, die in diesen Freifeldern dennoch Angaben enthalten, werden als fehlerhaft abgewiesen und müssen noch einmal korrigiert, d. h. ohne Angaben in den Freifeldern erneut gemeldet werden. Eine überarbeitete Version, in der die Freitextfelder nicht enthalten sind, gibt es voraussichtlich ab 2011.
Hinweis: Die Meldung DBKE darf jedoch nicht gänzlich unterbleiben. Dies würde gegen die Meldepflichten verstoßen und damit eine Ordnungswidrigkeit darstellen, die mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 EUR geahndet werden kann (Deutscher Steuerberaterverband e.V., Mitteilung vom 22.7.2010).
Das Gesetz über den Elektronischen Entgeltnachweis (ELENA) regelt, wie Bürger ihre Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelte nachweisen, wenn sie Sozialleistungen beantragen. Seit dem 1. 1. 2010 muss jeder Arbeitgeber für jeden seiner Beschäftigten einmal pro Monat einen Datensatz an die Zentrale Speicherstelle der Deutschen Rentenversicherung übermitteln. Dieser Datensatz enthält u. a. die Stammdaten der Arbeitnehmer, das gezahlte Entgelt, Fehlzeiten wegen Elternzeit oder Krankheit.
Seit dem 1. 7. 2010 müssen Arbeitgeber jede Kündigung oder Entlassung und jedes befristete Arbeitsverhältnis mit dem Datenbaustein DBKE (=Datenbaustein Kündigung/Entlassung) melden.
– Die Kündigung muss in dem Monat gemeldet werden, indem sie ausgesprochen wurde.
– Bei am 1. 7. 2010 bestehenden Kündigungen müssen diese im Juli 2010 gemeldet werden.
– Bei einer späteren Verlängerung des befristeten Arbeitsverhältnisses muss der Datenbaustein DBKE storniert werden.
– Bei befristeten Arbeitsverhältnissen muss der Datenbaustein DBKE mindestens drei Monate vor Ende der Befristung geliefert werden.
Der Datenbaustein DBKE muss vollständig erstellt werden. Dazu gehören alle Angaben zur Kündigung wie Kündigungsgrund, ob eine Abfindung gezahlt wurde etc. Kann-Felder müssen nicht gefüllt werden, allerdings wird dann u. U. eine Rückfrage seitens der Behörde erfolgen.
Hinweise: Die in der aktuellen Version des Datenbausteins DBKE noch vorhandenen Freitextfelder dürfen vom Arbeitgeber nicht ausgefüllt werden. Meldungen mit Datenbaustein DBKE, die ausgefüllte Freitextfelder enthalten, werden als fehlerhaft abgewiesen und müssen dann korrigiert und erneut abgegeben werden. Datenschützer haben erreicht, dass am 30.6.2010 im Bundesministerium für Arbeit und Soziales die „Gemeinsame Grundsätze für die Erstattung der Meldungen der Arbeitgeber an die Zentrale Speicherstelle im Rahmen des Verfahrens des elektronischen Entgeltnachweises“ geändert wurden unter Verzicht auf die umstrittenen Freitextfelder.
Infolge des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA) müssen Arbeitgeber seit 2010 jeden Monat persönliche und teilweise hochsensible Daten aller Arbeitnehmer an eine zentrale Speicherstelle melden.
Ob der Regelbetrieb tatsächlich in 2012 starten wird, ist nach den jüngsten Aussagen des Bundeswirtschaftsministers Rainer Brüderle mehr als ungewiss. Der Wirtschaftsminister will die Speicherung der Arbeitnehmerdaten vorerst nämlich aussetzen. „Wir müssen verschärft über ein Moratorium nachdenken“, sagte Brüderle dem Handelsblatt (Montagsausgabe vom 5.7.2010). Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) begrüßt den Vorstoß von Brüderle, u.a. aufgrund der hohen Belastungen der öffentlichen Haushalte (DStV, Mitteilung 17/2010 vom 5.7.2010).
