Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich einer Betriebsveranstaltung (Betriebsausflug, Weihnachtsfeier etc.) führen erst bei Überschreiten einer Freigrenze von 110 EUR je Person zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Hinsichtlich der Berechnung dieser Freigrenze hat der Bundesfinanzhof aktuell zwei steuerzahlerfreundliche Entscheidungen getroffen, die neue Gestaltungsmöglichkeiten eröffnen.
Zum Hintergrund
Sofern es sich um eine herkömmliche (übliche) Betriebsveranstaltung und um bei diesen Veranstaltungen übliche Zuwendungen handelt, liegt regelmäßig ein ganz überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers vor, welches nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führt.
Betriebsveranstaltungen werden als üblich angesehen, wenn nicht mehr als zwei Veranstaltungen jährlich durchgeführt werden. Somit führt die dritte (und jede weitere) Veranstaltung zu steuerpflichtigem Arbeitslohn.
Hinweis: Bei mehr als zwei Betriebsveranstaltungen kann der Arbeitgeber die beiden üblichen Veranstaltungen bestimmen. Unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge kann er die Betriebsveranstaltung mit den niedrigsten Kosten als dritte (lohnsteuerpflichtige) Veranstaltung wählen.
Von üblichen Zuwendungen geht die Verwaltung aus, wenn die Zuwendungen an den einzelnen Arbeitnehmer 110 EUR (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigen. Wird die Freigrenze überschritten, liegt in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.
Ermittlung der Gesamtkosten
Um die Kosten je Mitarbeiter ermitteln zu können, sind im ersten Schritt die Gesamtkosten der Veranstaltung festzustellen. In diese Gesamtkosten sind nach Ansicht des Bundesfinanzhofs nur solche Aufwendungen des Arbeitgebers einzubeziehen, die geeignet sind, beim Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil auszulösen. Dies sind nur solche Leistungen, die die Teilnehmer unmittelbar konsumieren können (z.B. Speisen, Getränke und Musikdarbietungen).
Kosten für die Ausgestaltung der Feierlichkeiten (z.B. Miete für den Veranstaltungsraum oder Kosten für die organisatorischen Tätigkeiten eines Eventveranstalters) bewirken bei den Teilnehmern dagegen keinen unmittelbaren Wertzugang. Sie bleiben daher bei der Gesamtkostenermittlung grundsätzlich außer Betracht.
Auf Begleitpersonen entfallende Kosten
In einer weiteren Entscheidung bestätigte der Bundesfinanzhof, dass die Kosten der Veranstaltung nicht nur auf die Arbeitnehmer, sondern auf alle Teilnehmer (z.B. auch Familienangehörige) zu verteilen sind. Neu ist jedoch, dass den Arbeitnehmern der auf die Familienangehörigen entfallende Aufwand bei der Berechnung, ob die Freigrenze überschritten ist, grundsätzlich nicht zuzurechnen ist.
Beispiel: Arbeitnehmer A nimmt mit seiner nicht im Betrieb tätigen Ehefrau an der Weihnachtsfeier 2013 teil. Die maßgeblichen Gesamtkosten der Weihnachtsfeier belaufen sich auf 8.100 EUR. Bei der Feier sind 90 Personen zugegen.
Lösung: Die Aufwendungen betragen 90 EUR pro Person. Da A die auf seine Ehefrau entfallenden Kosten hinsichtlich der Freigrenze nicht zugerechnet werden, fällt keine Lohnsteuer an.
Hinweis: Eine andere Beurteilung kann sich jedoch bei Betriebsfeiern ergeben, die ihrer Art nach den Schluss zulassen, dass dem Arbeitnehmer über die Familienangehörigen ein Vorteil zugewendet werden soll. Dies kommt insbesondere bei Veranstaltungen in Betracht, die bereits für sich selbst einen marktgängigen Wert besitzen und die vom Arbeitgeber nicht selbst durchgeführt werden können, z.B. der Besuch eines Musicals (BFH-Urteil vom 16.5.2013, Az. VI R 94/10; BFH-Urteil vom 16.5.2013, Az. VI R 7/11).
In den nächsten Wochen steht in vielen Betrieben wieder die Weihnachtsfeier an. Werden dabei gewisse Spielregeln eingehalten, fallen weder Lohnsteuer noch Beiträge zur Sozialversicherung an. Um die Steuerfreiheit nicht zu gefährden, sollten die nachfolgenden Punkte beachtet werden.
Begriffsbestimmung
Zuwendungen des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen (Betriebsausflug, Weihnachtsfeier etc.) gehören als Leistungen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers nicht zum Arbeitslohn, sofern es sich um eine herkömmliche (übliche) Betriebsveranstaltung und um bei diesen Veranstaltungen übliche Zuwendungen handelt.
Die Betriebsveranstaltung muss allen Betriebsangehörigen offenstehen. Handelt es sich um eine Veranstaltung einer Organisationseinheit des Betriebs (z.B. Abteilung), müssen alle Arbeitnehmer dieser Einheit teilnehmen dürfen. Eine nur Führungskräften vorbehaltene Veranstaltung stellt keine Betriebsveranstaltung dar.
Steht die Teilnahme nicht allen Mitarbeitern offen, muss der geldwerte Vorteil in der Regel individuell versteuert werden. Eine Lohnsteuerpauschalierung des Arbeitgebers mit 25 % scheidet aus.
Anzahl der Betriebsveranstaltungen
Betriebsveranstaltungen werden als üblich angesehen, wenn nicht mehr als zwei Veranstaltungen jährlich durchgeführt werden; auf die Dauer der einzelnen Veranstaltung kommt es nicht an. Somit führt die dritte (und jede weitere) Veranstaltung zu steuerpflichtigem Arbeitslohn.
Hinweis: Unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge kann der Arbeitgeber die Betriebsveranstaltung mit den niedrigsten Kosten als dritte und damit lohnsteuerpflichtige Veranstaltung einstufen. Die Nachversteuerung erfolgt dann pauschal mit 25 %.
110 EUR-Freigrenze
Von üblichen Zuwendungen geht die Verwaltung aus, wenn die Zuwendungen an den einzelnen Arbeitnehmer während der Betriebsveranstaltung 110 EUR nicht übersteigen. Da es sich um einen lohnsteuerlichen Wert handelt, versteht sich die 110 EUR-Grenze als Bruttobetrag (also einschließlich Umsatzsteuer). Wird die Freigrenze überschritten, liegt in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.
Die auf Ehegatten oder Angehörige entfallenden Aufwendungen werden den jeweiligen Arbeitnehmern selbst als Vorteil zugerechnet.
Beispiel: Arbeitnehmer A nimmt mit seiner nicht im Betrieb tätigen Ehefrau an der Weihnachtsfeier 2011 teil. Die Bruttogesamtkosten der Feier belaufen sich auf 10.000 EUR. Bei der Weihnachtsfeier sind 100 Personen zugegen.
Lösung: Pro Person betragen die Kosten 100 EUR. Da A auch die auf seine Ehefrau entfallenden Kosten als Vorteil zugerechnet werden, beträgt der Gesamtvorteil 200 EUR, sodass die Betriebsveranstaltung zu lohnsteuerpflichtigem Arbeitslohn führt. Eine Lohnsteuerpauschalierung mit einem Steuersatz von 25 % ist hier möglich. Die Pauschalierung löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.
In die Überprüfung der 110 EUR-Freigrenze sind vor allem Speisen und Getränke, Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Eintrittskarten und Geschenke einzubeziehen. Damit ein Geschenk in die 110 EUR-Grenze einfließt, darf es nicht mehr als 40 EUR (brutto) kosten. Ist es teurer, kann es mit 25 % pauschal versteuert werden.
Wendet der Arbeitgeber dem einzelnen Arbeitnehmer anlässlich einer Betriebsveranstaltung brutto insgesamt mehr als 110 EUR zu, sind die Aufwendungen dem Arbeitslohn hinzuzurechnen. Bei der Bemessung dieser Freigrenze sind grundsätzlich alle Kosten durch die Anzahl der Teilnehmer zu teilen. Dabei ist regelmäßig auch zu berücksichtigen, wenn Arbeitnehmer letztlich doch nicht an der Veranstaltung teilnehmen. Das Finanzgericht Düsseldorf hält es aber für gerechtfertigt, in diesem Fall auf den geplanten Teilnehmerkreis abzustellen.
Sachleistungen, die weder den nicht teilnehmenden noch den teilnehmenden Arbeitnehmern als Arbeitslohn zugewendet worden sind, dürfen nicht in die Durchschnittsberechnung einbezogen werden. Sie dürfen den teilnehmenden Arbeitnehmern wertmäßig selbst dann nicht zugerechnet werden, wenn dem Arbeitgeber dafür entsprechende Betriebsausgaben entstanden sind – so das Finanzgericht Düsseldorf.
Im Streitfall waren damit weder die überzähligen Speisen und Getränke noch die überdimensionierten sonstigen Sachleistungen für den äußeren Rahmen (Kinderanimation, Live-Musik, Zelt etc.) den teilnehmenden Arbeitnehmern zugewendet worden. Denn sie haben durch die Nicht-Teilnahme eines Großteils der angemeldeten Arbeitnehmer keine Bereicherung erfahren.
Hinweis: Das Finanzgericht Düsseldorf hält die Freigrenze von 110 EUR im Jahr 2005 noch als sachgerecht und angemessen (FG Düsseldorf, Urteil vom 17.1.2011, Az. 11 K 908/10 L, Rev. unter VI R 7/11).
Der Bundesfinanzhof hat seine Rechtsprechung zum Vorsteuerabzug für Aufwendungen im Zusammenhang mit einer Betriebsveranstaltung geändert. Nachfolgend sind wichtige Eckpunkte aufgeführt.
Vorsteuerabzug bei „Aufmerksamkeiten“ bis 110 EUR
Ein Arbeitgeber wendet Mahlzeiten und die Beförderung im Rahmen einer Betriebsveranstaltung im Regelfall ausschließlich für den privaten Bedarf der Arbeitnehmer auf (nichtwirtschaftliche Zwecke).
In diesem Fall ist der Arbeitgeber zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn es sich bei den Kosten um eine „Aufmerksamkeit“ handelt. D.h., liegen Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung nicht über 110 EUR, darf der Arbeitgeber die Vorsteuer ziehen, ohne dass eine Entnahme zu versteuern ist.
Kein Vorsteuerabzug bei Überschreiten der 110 EUR-Grenze
Übersteigen die Aufwendungen für Mahlzeiten und Beförderung im Rahmen eines Betriebsausflugs die Freigrenze von 110 EUR, nimmt der Bundesfinanzhof grundsätzlich eine Veranlassung durch die Privatsphäre der Arbeitnehmer an.
Nach der bisherigen Rechtsprechung durfte der Arbeitgeber die Vorsteuer ziehen, hatte aber eine Entnahme zu versteuern. Nach der neuen Rechtsprechung darf der Arbeitgeber bei Überschreiten der Freigrenze die Vorsteuer nicht mehr ziehen; entsprechend entfällt die bisherige Entnahmebesteuerung.
Hinweis: Maßgeblich ist, dass sich die Entnahme für unternehmensfremde Privatzwecke und der Leistungsbezug für das Unternehmen gegenseitig ausschließen. Der nur mittelbar verfolgte Zweck, das Betriebsklima zu fördern, ändert hieran nichts (BFH-Urteil vom 9.12.2010, Az. V R 17/10).
