Bereits seit 1.7.2011 gelten Vereinfachungen bei der elektronischen Rechnungsstellung. Nunmehr können u.a. auch Rechnungen, die per E-Mail (ggf. mit Anhang) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen. Voraussetzung ist jedoch, dass ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (iKv) zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit der Rechnung durchgeführt wird. Zu Detailfragen hat das Bundesfinanzministerium nun (endlich) Stellung bezogen.
Ein iKv kann ein bereits bestehendes EDV-unterstütztes oder manuelles Verfahren zum Abgleich der Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung sein. Das iKv dient nur der Sicherstellung der korrekten Übermittlung und ersetzt nicht die Prüfung der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit der Rechnung. Liegt eine inhaltlich richtige Rechnung vor, rechtfertigt diese die Annahme, dass die Übermittlung korrekt erfolgt ist. In diesen Fällen ist eine Beanstandung des Vorsteuerabzugs alleine wegen Zweifeln im Hinblick auf die Durchführung eines iKv nic^2ht möglich.
Für das iKv sind keine gesonderten Dokumentationen erforderlich (z.B. Stempel oder Checkliste). Zwar verweist das Bundesfinanzministerium bezüglich der Aufbewahrung von Rechnungen u.a. auf die Vorschriften der Abgabenordung, die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Der Anspruch auf Vorsteuerabzug bleibt hiervon aber unberührt, wenn der Unternehmer die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nachweisen kann.
Hinweis: Die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts sind nach wie vor durch Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder durch Übermittlung im EDI-Verfahren gewährleistet. Diese Verfahren sind für Zwecke des Vorsteuerabzugs grundsätzlich EU-einheitlich anzuerkennen (BMF-Schreiben vom 2.7.2012, Az. IV D 2 – S 7287-a/09/10004 :003).
Seit 1. Juli 2011 werden Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich behandelt. Da die gesetzliche Regelung bei elektronischen Rechnungen indes einige Fragen offenlässt, wartet man in der Praxis seit geraumer Zeit auf ein Anwendungsschreiben der Verwaltung. Dieses liegt nun im Entwurf vor und wurde an die Verbände zur Stellungnahme weitergeleitet.
Nach Meinung des Deutschen Steuerberaterverbands erlaubt der Entwurf erneut großen Interpretationsspielraum. Beispielsweise sei nicht eindeutig geregelt, wie die Aufbewahrung von Rechnungen, die per E-Mail-Anhang empfangen werden, zu erfolgen hat.
Kontierungsvermerk
Das Bayerische Landesamt für Steuern vertritt in einer Verfügung zum Kontierungsvermerk auf elektronischen Eingangsrechnungen folgende Ansicht:
Elektronische Abrechnungen sind auf einem Datenträger zu speichern, der Änderungen nicht mehr zulässt. Eine Kontierung auf der Rechnung ist demnach nicht möglich, da der Originalzustand erhalten bleiben muss. Gleichwohl darf nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg die Möglichkeit der Prüfung des Buchungsvorgangs nicht beeinträchtigen.
Diesem Erfordernis kann dadurch Rechnung getragen werden, dass an die Rechnung ein Datensatz angehängt wird, der die für die Buchung notwendigen Informationen enthält. Der Datensatz muss mit der Rechnung so verbunden werden, dass er von dieser nicht mehr getrennt werden kann.
Hinweis: In einem Antwortschreiben an die Bundessteuerberaterkammer hat das Bundesfinanzministerium ein solches Vorgehen als ordnungsgemäß anerkannt („DStV fordert Klarstellung zur elektronischen Rechnung“ vom 27.2.2012; Bayerisches Landesamt für Steuern vom 13.2.2012, Az. S 0316.1.1-5/1 St42).
Nachdem sich Bundestag und Bundesrat im Vermittlungsausschuss darauf verständigt hatten, die gemeinsame Abgabe der Einkommensteuererklärung für zwei aufeinanderfolgende Jahre nicht ins Steuervereinfachungsgesetz 2011 aufzunehmen, hat das Gesetz den Bundesrat passiert. Die nun endgültig beschlossenen Steueränderungen treten zum überwiegenden Teil in 2012 in Kraft.
In der Praxis sollte man vor allem folgende Neuerungen im Blick haben:
Arbeitnehmer-Pauschbetrag
Bereits für das Jahr 2011 wurde der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 920 EUR auf 1.000 EUR erhöht. Die Anhebung ist bei der Lohnabrechnung für Dezember 2011 zu berücksichtigen.
Hinweis: Die aus der Erhöhung resultierende Entlastungswirkung ist gering. Für einen ledigen Arbeitnehmer mit einem zu versteuernden Einkommen von 60.000 EUR beträgt die Entlastung (nur) rund 39 EUR im Jahr (inkl. Solidaritätszuschlag und 9 % Kirchensteuer).
Auswirkungen ergeben sich ohnehin nur dann, wenn der Arbeitnehmer-Pauschbetrag nicht überschritten wird. Für Steuerpflichtige, die beispielsweise hohe Fahrtkosten haben, ändert sich demzufolge nichts.
Kinderbetreuungskosten
Ab dem Jahr 2012 wird es für viele Eltern einfacher werden, ihre Kinderbetreuungskosten von der Steuer abzusetzen. Kern der Neuregelung ist, dass die persönlichen Anspruchsvoraussetzungen der Eltern (z.B. Erwerbstätigkeit) keine Rolle mehr spielen und Kinder, die das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, ohne Altersunterscheidung berücksichtigt werden. An der Abzugshöhe (zwei Drittel der Aufwendungen, maximal 4.000 EUR pro Kind) ändert sich hingegen nichts.
Hinweis: Die Änderungen können sich aber auch nachteilig auswirken. Sofern beide Eltern erwerbstätig sind, können die Aufwendungen derzeit wie Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden. Da die Kinderbetreuungskosten ab 2012 einheitlich als Sonderausgaben behandelt werden, wird der Gesamtbetrag der Einkünfte, der unter Umständen Grundlage für die Festsetzung der Kindergartenbeiträge ist, nicht mehr gemindert. Dies könnte eventuell zu höheren Kindergartenbeiträgen führen.
Nachweis von Krankheitskosten
Der Bundesfinanzhof hatte jüngst seine Rechtsprechung geändert und zum Nachweis von Krankheitskosten als außergewöhnliche Belastungen entschieden, dass es eines im Voraus erstellten amtsärztlichen Attestes nicht mehr bedarf.
Entgegen dieser Rechtsprechung wurde die bisherige Handhabung der Finanzverwaltung nun gesetzlich normiert – und zwar rückwirkend für alle noch offenen Fälle. Damit muss der Nachweis weiterhin vor Beginn der Heilmaßnahme ausgestellt worden sein.
Hinweis: Ein amtsärztliches Gutachten oder eine ärztliche Bescheinigung eines Medizinischen Dienstes der Krankenversicherung sind z.B. für eine Bade- oder Heilkur oder eine psychotherapeutische Behandlung erforderlich. Für Arznei-, Heil- und Hilfsmittel reicht als Nachweis die Verordnung eines Arztes oder Heilpraktikers aus.
Kindergeld
Ab dem nächsten Jahr werden Kindergeld bzw. Kinderfreibeträge für volljährige Kinder, die das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, ohne Einkommensgrenzen gewährt. Damit entfallen die zum Teil komplizierten und umfangreichen Angaben zu den Einkommensverhältnissen der Kinder.
Hinweis: Derzeit besteht ein Kindergeldanspruch für volljährige Kinder nur dann, wenn die Einkünfte und Bezüge des Kindes einen jährlichen Grenzbetrag von 8.004 EUR nicht übersteigen.
Nach Abschluss einer erstmaligen Berufsausbildung und eines Erststudiums wird ein volljähriges Kind ab 2012 grundsätzlich nur dann berücksichtigt, wenn es keiner Erwerbstätigkeit nachgeht.
Hinweis: Eine Erwerbstätigkeit mit bis zu 20 Stunden regelmäßiger wöchentlicher Arbeitszeit, ein Ausbildungsdienstverhältnis oder ein geringfügiges Beschäftigungsverhältnis sind hingegen unschädlich.
Entfernungspauschale
Die Günstigerprüfung zwischen Entfernungspauschale und tatsächlichen Aufwendungen bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel erfolgt ab dem Jahr 2012 nur noch jahresbezogen. Demzufolge entfällt die tageweise Gegenüberstellung von Fahrkartenpreisen und Kilometergeld.
Hinweis: Die Regelung führt zu einer Vereinfachung bei der Berechnung. Sie kann aber auch geringere Werbungskosten zur Folge haben.
Verbilligte Vermietung
Beträgt das Entgelt für die Überlassung einer Wohnung zu Wohnzwecken weniger als 56 % der ortsüblichen Marktmiete, dürfen die Werbungskosten derzeit nur im Verhältnis der tatsächlichen Miete zur ortsüblichen Miete abgezogen werden. Werden zwar 56 %, aber weniger als 75 % der ortsüblichen Miete vereinbart, muss durch eine Überschussprognose ermittelt werden, ob ein Totalüberschuss erzielt werden kann. Nur dann gibt es den vollen Werbungskostenabzug.
Ab 2012 gilt die Vermietung bereits dann als vollentgeltlich, wenn die Miete mindestens 66 % des ortsüblichen Niveaus beträgt. Liegt die Miete darunter, sind die Kosten aufzuteilen. Die leidige Überschussprognose entfällt.
Elektronische Rechnungen
Rückwirkend zum 1.7.2011 wurden die hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert, sodass eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine Übermittlung im EDI-Verfahren nicht mehr zwingend erforderlich sind.
Jeder Unternehmer kann nun selbst festlegen, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.
Hinweis: Der Gesetzestext lässt viele Fragen offen, sodass mit weiterführenden Hinweisen durch die Finanzverwaltung zeitnah zu rechnen ist. Wer bis dahin beim Vorsteuerabzug kein Risiko eingehen möchte, sollte weiterhin auf das Signatur- oder EDI-Verfahren zurückgreifen (Steuervereinfachungsgesetz 2011, Einigung Vermittlungsausschuss 21.9.2011, BT-Drucks. 17/7025; Zustimmung Bundesrat 23.9.2011, BR-Drucks. 568/11).
Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 sollen die hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert werden. Die entsprechenden Änderungen im Umsatzsteuergesetz sollen auf Rechnungen für Umsätze angewandt werden, die nach dem 30.6.2011 ausgeführt werden. Bei den nachfolgenden Ausführungen ist zu berücksichtigen, dass es sich um einen Gesetzentwurf handelt, sodass etwaige Anpassungen möglich sind.
Aktuelle Rechtslage
Die umsatzsteuerliche Rechnungserteilung kann auf traditionellem Papierweg oder auch mittels elektronischem Rechnungsdokument erfolgen. Die elektronische Rechnungsübermittlung ist jedoch davon abhängig, dass der Leistungsempfänger zustimmt.
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen, die per E-Mail ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) übermittelt werden.
Von einer ordnungsgemäßen und damit vorsteuerfähigen elektronischen Rechnung ist nur dann auszugehen, wenn die Echtheit der Herkunft (Ausstellerauthentizität) und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (Datenintegrität) durch Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder durch Übermittlung im EDI-Verfahren gewährleistet sind.
Hinweis: Durch den hohen Prüf- und Dokumentationsaufwand meiden bislang viele Unternehmen die Einführung einer elektronischen Fakturierung bzw. akzeptieren keine elektronischen Eingangsrechnungen.
Geplante Neuregelungen
Ab 1.7.2011 sollen Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich behandelt werden. Nach der Gesetzesbegründung soll dies jedoch nicht zu erhöhten Prüferfordernissen bei Papierrechnungen, sondern zur Absenkung der Anforderungen bei elektronischen Rechnungen führen.
Die elektronische Rechnungsstellung soll technologieneutral ausgestaltet werden. Das bedeutet, dass kein bestimmtes technisches Übermittlungsverfahren vorgeschrieben ist. Somit soll jeder Unternehmer selbst festlegen können, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden.
Dies soll durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Bei dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren handelt es sich um ein Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Der Unternehmer wird in eigenem Interesse insbesondere überprüfen, ob
- die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d.h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
- der Rechnungsaussteller tatsächlich den Zahlungsanspruch hat,
- die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist.
Hierfür müssen keine neuen speziellen Verfahrensweisen innerhalb des Unternehmens geschaffen werden. Bereits ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen soll als geeignetes Kontrollverfahren dienen.
Hinweis: Unternehmer sollen auch weiterhin auf das Signatur- oder das EDI-Verfahren zurückgreifen können. Das hat den Vorteil, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts dann per se sichergestellt sind. Darüber hinaus sind diese Verfahren für Zwecke des Vorsteuerabzugs grundsätzlich EU-einheitlich anzuerkennen (BMF: Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1.7.2011 durch Art. 5 des StVereinfG 2011 vom 19.4.2011; Steuervereinfachungsgesetz 2011, Regierungsentwurf vom 2.2.2011).
