Gerade im Lohn- und Gehaltsbereich sollte rechtzeitig vor dem anstehenden Jahreswechsel 2013/2014 geprüft werden, ob alle notwendigen „Hausaufgaben“ gemacht worden sind. Zu denken ist dabei insbesondere an die Umstellung auf das ELStAM-Verfahren und das neue ab 2014 geltende steuerliche Reisekostenrecht.
ELStAM-Verfahren
Das ELStAM-Verfahren (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) ist Anfang 2013 gestartet und ersetzt die Papier-Lohnsteuerkarte. Der Einstiegszeitpunkt kann im Jahr 2013 frei gewählt werden. Für Arbeitgeber, die das neue Verfahren noch nicht anwenden, bleibt allerdings nicht mehr viel Zeit – sie sind nämlich grundsätzlich verpflichtet, spätestens für die letzte Lohnabrechnung des Jahres 2013 die ELStAM ihrer Arbeitnehmer abzurufen. Ein Abruf mit Wirkung ab 2014 ist also verspätet.
Hinweis: Weitere Informationen zum ELStAM-Verfahren sind unter www.elster.de aufgeführt.
Reisekostenreform
Das neue Reisekostenrecht bringt zum 1.1.2014 zum Teil umfangreiche Änderungen für das Lohnbüro. Arbeitgeber sollten sich also rechtzeitig auf die Neuregelungen vorbereiten. Denn vielfach müssen Festlegungen zur ersten Tätigkeitsstätte getroffen und die neuen Regeln in die Reisekostenrichtlinien eingearbeitet werden.
Hinweis: Handelt es sich um eine erste Tätigkeitsstätte, hat dies u.a. zur Folge, dass nur die Entfernungspauschale (0,30 EUR je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) Anwendung findet.
Mit dem Grundsatz „Steuerrecht folgt Arbeitsrecht“ ergeben sich Gestaltungsspielräume, die zugunsten der Arbeitnehmer genutzt werden können. Die Zuordnung zur ersten Tätigkeitsstätte erfolgt nämlich vorrangig anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber. Da die Zuordnungsentscheidung eindeutig sein muss, ist sie zu dokumentieren.
Hinweis: In Zweifelsfällen sollte zunächst das 52-seitige Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums, das zahlreiche Beispiele enthält, zur Hand genommen werden.
Steuerfreie und begünstigte Gehaltsextras
Rechtzeitig vor dem Jahresende sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer prüfen, ob die vielseitigen Möglichkeiten von steuerfreien und begünstigten Lohnbestandteilen optimal ausgeschöpft wurden. Darunter fallen beispielsweise Sachbezüge unter Ausnutzung der monatlichen Freigrenze von 44 EUR oder steuerfreie Kindergartenzuschüsse.
Hinweis: Reine Gehaltsumwandlungen sind vielfach schädlich, d.h. es muss sich um eine zusätzliche Leistung (zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn) handeln.
Privatnutzungsverbot bei Firmenwagen
Überlässt der Arbeitgeber einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung, liegt ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor. Wird dieser Vorteil nach der pauschalen Ein-Prozent-Regelung ermittelt, kommt es nach der neuen, verschärfenden Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs nicht darauf an, ob der Arbeitnehmer den Firmenwagen auch tatsächlich privat genutzt hat.
Die Ein-Prozent-Regelung kommt aber nur dann zur Anwendung, wenn feststeht, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur privaten Nutzung arbeitsvertraglich oder doch zumindest auf Grundlage einer konkludent getroffenen Nutzungsvereinbarung überlassen hat. Steht dies nicht fest, kann auch der Beweis des ersten Anscheins diese fehlende Feststellung nicht ersetzen.
Soll der Arbeitnehmer den Firmenwagen nicht für private Zwecke nutzen dürfen, bietet es sich an, im Anstellungsvertrag ein Privatnutzungsverbot auszusprechen. Darüber hinaus sollte im Einzelfall geprüft werden, ob die Ermittlung des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuchmethode günstiger ist.
Jahresmeldung zur Sozialversicherung
Bislang mussten die Jahresmeldungen zur Sozialversicherung bis spätestens zum 15.4 des Folgejahres an die Sozialversicherungsträger gemeldet werden. Durch das BUK-Neuorganisationsgesetz wurde diese Frist nun vorverlegt. Demzufolge müssen die Jahresmeldungen für das Kalenderjahr 2013 spätestens bis zum 15.2.2014 übermittelt werden.
Hinweis: Ist nach Abgabe der Jahresmeldung noch einmalig gezahltes Arbeitsentgelt wegen der Märzklausel dem Vorjahr zuzuordnen, ist eine Sondermeldung erforderlich.
Die Verwaltung hat mit der Broschüre „ELStAM – Fallbeispiele für Arbeitgeber und Hersteller von Lohnbuchhaltungs-Software“ (Stand: 1.11.2012) eine weitere Hilfestellung für den Einstieg in das elektronische Lohnsteuerverfahren ab 1.1.2013 veröffentlicht.
Diese Broschüre ergänzt den bereits veröffentlichten „Leitfaden für Lohnbüros“ und erläutert Detailfragen zur An- und Abmeldung sowie zum Wechsel zwischen Haupt- und Nebenbeschäftigung im Rahmen des elektronischen Verfahrens. Sie dürfte vor allem für die Lohnbüros der Arbeitgeber hilfreich sein, da sie in der Regel die technischen Begriffe verwendet, die für die Kommunikation zwischen ELStAM-Datenbank und Lohnbuchhaltungs-Software festgelegt worden sind.
Hinweis: Die Broschüren sind unter www.elster.de unter der Rubrik Arbeitgeber/elektronische Lohnsteuerkarte kostenlos abrufbar (DStV, Mitteilung vom 20.11.2012).
Ursprünglich sollten die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (kurz ELStAM) bereits in 2011 eingeführt werden. Infolge von Verzögerungen beim Entwicklungsstand wurde der Starttermin auf den 1.1.2012 verschoben. Da die technischen Probleme immer noch nicht beseitigt sind, einigten sich die Finanzminister von Bund und Ländern nun darauf, den Starttermin erneut zu verschieben – und zwar auf den 1.1.2013. Für 2012 hat das Bundesfinanzministerium auf seiner Homepage die nachfolgenden Übergangsregeln bekannt gegeben.
Die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2010 bzw. der vom Finanzamt ausgestellten Ersatzbescheinigung 2011 (Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal und Freibeträge) gelten bis zum Start des Verfahrens, also auch für das Jahr 2012, weiter. Bei einem Arbeitgeberwechsel muss der Arbeitnehmer dem neuen Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010 bzw. die Ersatzbescheinigung 2011 aushändigen.
Stimmen die auf der Lohnsteuerkarte 2010 bzw. der Ersatzbescheinigung 2011 eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht mehr (z.B. zu günstige Steuerklasse), muss der Arbeitnehmer diese beim Finanzamt ändern lassen. Er erhält dort auf Antrag einen Ausdruck der geänderten Lohnsteuerabzugsmerkmale oder eine neue Ersatzbescheinigung und legt diese seinem Arbeitgeber als Grundlage für den Lohnsteuerabzug vor.
Empfehlungen der Finanzämter bei Änderungen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitgeber zu informieren. Die Finanzämter empfehlen die nachfolgende Vorgehensweise:
Grundsätzlich kann das im Herbst 2011 versandte Informationsschreiben des Finanzamts über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug (ELStAM) ab 1.1.2012 dem Arbeitgeber des ersten Dienstverhältnisses vorgelegt werden. Zuvor ist jedoch zu prüfen, ob die darin enthaltenen Angaben richtig sind. Ferner ist zu beachten, dass das Schreiben – mit Ausnahme des Pauschbetrages für behinderte Menschen und für Hinterbliebene – keinen Freibetrag ausweist.
Stimmen die Angaben im Informationsschreiben nicht oder soll ab 2012 ein neu beantragter Freibetrag berücksichtigt werden, sollte dem Arbeitgeber des ersten Dienstverhältnisses ein Ausdruck der ab 2012 gültigen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale vorgelegt werden. Sofern dieser nicht vorliegt, wird er vom zuständigen Finanzamt auf Antrag ausgestellt.
Freibeträge
Wird in 2012 ein unzutreffender Lohnsteuerabzug vorgenommen, kann dies bei der Einkommensteuerveranlagung korrigiert werden. Wer z.B. den Aufwand für den Weg zur Arbeit als Freibetrag erstmals ab 2012 beantragt hat, dem Arbeitgeber diese Information aber nicht mitteilt, erhält zwar einen geringeren Nettolohn. Mit Abgabe einer Steuererklärung wird indes der zutreffende Steuerbetrag berechnet und zu viel einbehaltene Lohnsteuer erstattet.
Hinweis: Ist der Freibetrag zu hoch, kann es bei der Einkommensteuerveranlagung zu einer Nachzahlung kommen. Um dies zu vermeiden, sollten dem Finanzamt Änderungen mitgeteilt und dem Arbeitgeber ein Ausdruck mit den gültigen Freibeträgen vorgelegt werden.
Berufseinsteiger
Für Berufseinsteiger stellt das Finanzamt bis zum Start des elektronischen Verfahrens auf Antrag eine Ersatzbescheinigung aus. Diese ist dem Arbeitgeber vorzulegen.
Vereinfachungsregelung: Ledige Auszubildende, die im Jahr 2012 eine Ausbildung als erstes Dienstverhältnis beginnen, benötigen keine Ersatzbescheinigung. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer nach der Steuerklasse I berechnen, wenn der Auszubildende seine Identifikationsnummer, sein Geburtsdatum sowie die Religionszugehörigkeit mitteilt und gleichzeitig schriftlich bestätigt, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Für Auszubildende, für die im Jahr 2011 die Vereinfachungsregelung bereits angewandt wurde, gilt diese weiterhin
Abschließender Hinweis
Weitergehende Informationen zur Vorgehensweise im Übergangszeitraum 2012 hat das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben vom 6.12.2011 veröffentlicht (BMF vom 2.12.2011: „Die elektronische Lohnsteuerkarte startet später“, BMF-Schreiben vom 6.12.2011, Az. IV C 5 – S 2363/07/0002-03).
Nach zahlreichen Änderungen im Gesetzgebungsverfahren hat der Bundesrat dem Beitreibungsrichtlinie-Umsetzungsgesetz zugestimmt. Das Gesetz tritt im Wesentlichen zum 1.1.2012 in Kraft und enthält wichtige steuerliche Änderungen, die auszugsweise vorgestellt werden.
Berufsausbildung
Bereits rückwirkend (ab dem Veranlagungszeitraum 2004) gilt die „Klarstellung“, dass Kosten für die erstmalige Berufsausbildung oder für ein Erststudium, das zugleich eine Erstausbildung vermittelt, keine Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten sind. Die Höchstgrenze für den Sonderausgabenabzug wird von derzeit 4.000 EUR ab dem Veranlagungszeitraum 2012 auf 6.000 EUR angehoben.
Hinweis 1: Der erhöhte Sonderausgabenabzug wird sich für viele Studenten nicht auswirken, da sie keine Einkünfte erzielen, mit denen die Aufwendungen verrechnet werden können. Eine jahresübergreifende Verrechnung ist im Vergleich zu Werbungskosten oder Betriebsausgaben nicht möglich.
Hinweis 2: Ob die rückwirkende Gesetzesanpassung, die die günstige Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs aushebelt, indes rechtens ist, wird wohl bald die Gerichte beschäftigen.
Riester-Rente
Ab 2012 müssen auch mittelbar zulageberechtigte Personen einen Eigenbeitrag von mindestens 60 EUR im Jahr auf ihren Vertrag einzahlen, um die volle Riester-Zulage zu erhalten. Damit reagiert der Gesetzgeber insbesondere auf die Fälle, in denen Zulagen zurückgefordert werden, weil Riester-Sparer infolge des schleichenden Übergangs von der mittelbaren in die unmittelbare Zulageberechtigung unwissentlich keinen Eigenbeitrag geleistet haben.
Beispiel: Eine Frau, die nicht berufstätig ist und deren Ehegatte einen Riester-Vertrag hat, ist mittelbar zulageberechtigt. Für ihren eigenen Vertrag musste sie bis dato keine Beiträge einzahlen. Wird die Frau jedoch rentenversicherungspflichtig (z.B. nach der Geburt ihres Kindes), ist sie selbst unmittelbar zulageberechtigt und muss einen Eigenbeitrag von mindestens 60 EUR einzahlen, was vielfach übersehen wurde.
Um sich die Zulage für zurückliegende Beitragsjahre doch noch zu sichern, hat der Gesetzgeber für bestimmte Fälle die Möglichkeit eingeführt, Beiträge bis spätestens zum Beginn der Auszahlungsphase nachzuentrichten. Diese Möglichkeit besteht für abgelaufene Beitragsjahre bis zum Beitragsjahr 2011.
Hinweis: Die Anbieter von Altersvorsorgeverträgen müssen die Anleger über die Neuregelung bis zum 31.7.2012 in schriftlicher Form informieren.
Kirchensteuer auf Kapitalerträge
Mit einem Antrag auf Einbehalt der Kirchensteuer können Kapitalanleger den Kirchensteuerabzug bei abgeltend besteuerten Kapitalerträgen direkt durch die Bank vornehmen lassen. Wurde kein Antrag gestellt, erfolgt die Festsetzung über die Steuererklärung.
Bei Kapitalerträgen, die nach dem 31.12.2013 zufließen, wird das Antragsverfahren abgeschafft und durch einen automatisierten Datenabruf ersetzt. Allerdings können Kapitalanleger den Abruf ihrer Kirchensteuermerkmale beim Bundeszentralamt für Steuern sperren lassen. In diesen Fällen werden sie über die Steuererklärung zur Kirchensteuer veranlagt.
Kindergeld/Kinderfreibetrag
Der Katalog der Freiwilligendienste wurde erweitert. Infolgedessen erhalten Eltern auch für die Kinder Kindergeld oder einen Kinderfreibetrag, die einen internationalen Jugendfreiwilligendienst oder einen Bundesfreiwilligendienst leisten.
Inkrafttreten: Internationale Jugendfreiwilligendienste ab 1.1.2011 und Bundesfreiwilligendienst ab 3.5.2011.
Sanierungsklausel
Aufgrund einer Entscheidung der Europäischen Kommission vom 26.1.2011 dürfen deutsche Finanzämter die Sanierungsklausel grundsätzlich nicht mehr anwenden – trotz der seitens der Bundesregierung insoweit beim Gericht der Europäischen Union erhobenen Nichtigkeitsklage.
Anstelle der im Regierungsentwurf noch vorgesehenen Aufhebung der Sanierungsklausel erfolgt nunmehr eine Suspendierung. Eine erneute Anwendung bzw. eine Weiteranwendung der Sanierungsklausel sieht das Beitreibungsrichtlinie-Umsetzungsgesetz insbesondere dann vor, wenn das Gericht oder der Gerichtshof der Europäischen Union den Beschluss der Europäischen Kommission für nichtig erklären und feststellen, dass die Sanierungsklausel keine staatliche Beihilfe darstellt.
Zum Hintergrund: Kapitalgesellschaften können Verlustvorträge grundsätzlich nicht mehr nutzen, wenn innerhalb von fünf Jahren mehr als 50 % des Anteilsbesitzes auf einen Erwerber übergehen (quotaler Untergang bei über 25 % bis 50 %). Diese Verlustabzugsbeschränkung gilt jedoch nicht, wenn der Beteiligungserwerb zum Zweck der Sanierung des Geschäftsbetriebs erfolgt.
Fingierte Schenkungen bei Kapitalgesellschaften
Im Zusammenhang mit Beteiligungen an Kapitalgesellschaften ist eine Neuregelung zu beachten, nach der Einlagen in eine GmbH in bestimmten Fällen der Schenkungsteuer unterliegen können.
Nach der neuen Gesetzesfassung wird die Werterhöhung von Kapitalgesellschaftsanteilen, die eine unmittelbar oder mittelbar beteiligte Person durch die Leistung einer anderen Person an die Gesellschaft erlangt, nämlich als Schenkung fingiert.
Sollte es sich um einen schenkungsteuerpflichtigen Vorgang handeln, wird bei der Ermittlung der Schenkungsteuer das Verwandtschaftsverhältnis zwischen Schenker (Einlegendem) und Beschenktem (Mitgesellschafter) zugrunde gelegt.
Hinweis: Vorgenannte Ausführungen gelten für Erwerbe, für die die Steuer nach dem Tag der Verkündung des Gesetzes entsteht.
Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale
Im Zuge der Umstellung auf das elektronische Lohnsteuerabzugsverfahren – dessen Starttermin aktuell auf den 1.1.2013 verschoben wurde – wurden die umfangreichen lohnsteuerlichen Verfahrensvorschriften überarbeitet (Gesetz zur Umsetzung der Beitreibungsrichtlinie sowie zur Änderung steuerlicher Vorschriften (Beitreibungsrichtlinie-Umsetzungsgesetz – BeitrRLUmsG), Drs. 676/11 (B) vom 25.11.2011).
Die elektronische Lohnsteuerkarte wird nicht zum 1.1.2012 sondern erst zum 01.01.2013 eingeführt. Nach Aussage des Bundesfinanzministeriums liegt dies vor allem an Verzögerungen bei der technischen Erprobung des Abrufverfahrens.
Derzeit stimmen Bund und Länder einen neuen Termin und die weitere Vorgehensweise für den Start ab. Die möglichen Übergangsregelungen könnten so aussehen, dass die lohnsteuerlichen Daten, die den Arbeitgebern im Dezember 2011 vorliegen, weiter verwendet werden.
Zum Hintergrund
Ursprünglich sollten die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (kurz ELStAM) bereits in 2011 eingeführt werden. Infolge von Verzögerungen beim Entwicklungsstand wurde der Starttermin auf den 1.1.2012 und nun auf den 01.01.2013 verschoben. Für 2011 unterblieb die Ausgabe einer (neuen) Papierlohnsteuerkarte durch die Gemeinde, sodass die Lohnsteuerabzugsmerkmale der „alten“ Lohnsteuerkarte 2010 im Jahr 2011 grundsätzlich weiterhin zu berücksichtigen sind.
Bislang befinden sich die Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, andere Freibeträge und Religionszugehörigkeit) auf der Vorderseite der Papierlohnsteuerkarte. Diese Besteuerungsgrundlagen werden von der Finanzverwaltung künftig elektronisch verwaltet. In einer Datenbank werden die für das Lohnsteuerabzugsverfahren benötigten Daten vorgehalten und den abrechnungsberechtigten Arbeitgebern elektronisch zur Verfügung gestellt (BMF, Mitteilung vom 02.12.2011).
Zum Jahresende wird die Papier-Lohnsteuerkarte endgültig der Vergangenheit angehören. Ab 2012 startet nämlich der komplett elektronisch durchgeführte Lohnsteuerabzug, der die Karte überflüssig macht. Die Lohnsteuerabzugsmerkmale, wie z.B. die Steuerklasse und die Kinderfreibeträge, werden in einer Datenbank der Verwaltung zum elektronischen Abruf für die Arbeitgeber bereitgestellt und als Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) bezeichnet.
Im Herbst will die Finanzverwaltung alle Arbeitnehmer anschreiben, um über die gemeldeten Daten zu informieren. Um falschen Abzügen vorzubeugen, sollten diese Lohnsteuerabzugsmerkmale genau überprüft werden. Korrekturen können beim Finanzamt bis zum Jahresende beantragt werden.
Hinweis: Im Gegensatz zum Jahreswechsel 2010/2011 werden vorhandene Freibeträge diesmal nicht automatisch für 2012 berücksichtigt. Freibeträge, z.B. für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, sollten daher bis zum Jahresende neu beantragt werden, damit sie ab Januar 2012 bei der Lohnabrechnung berücksichtigt werden können (DStV e.V., Mitteilung vom 19.9.2011; Niedersächsisches Finanzministerium, Mitteilung vom 30.9.2011).
