Das steuerliche Reisekostenrecht soll bereits seit Jahren vereinfacht werden. Die Umsetzung erfolgt nun durch das „Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts“ (BGBl I 2013, S. 285). Obwohl die Reform erst ab 2014 zur Anwendung kommt, sollten sich Unternehmen und Arbeitnehmer infolge der zahlreichen Neuregelungen zeitnah mit den Änderungen beschäftigen.
1. Erste Tätigkeitsstätte
Reisekosten sind bei Vorliegen einer Auswärtstätigkeit abrechenbar. Dabei darf am Tätigkeitsort im geltenden Recht keine „regelmäßige Arbeitsstätte“ begründet werden.
Nach den Lohnsteuerrichtlinien ist regelmäßige Arbeitsstätte der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers, insbesondere jede ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht.
Zum Hintergrund: Je nachdem, ob es sich um eine regelmäßige Arbeitsstätte oder eine Auswärtstätigkeit handelt, hat das u.a. folgende Konsequenzen:
Regelmäßige Arbeitsstätte:
- Entfernungspauschale (0,30 EUR je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte)
- keine Verpflegungspauschale (Ausnahme: doppelte Haushaltsführung)
Auswärtstätigkeit:
- „Dienstreisepauschale“ (0,30 EUR je gefahrenen Kilometer)
- Verpflegungspauschale je nach Abwesenheitszeiten (nur für die ersten drei Tätigkeitsmonate)
Künftig wird von der legal definierten „ersten Tätigkeitsstätte“ gesprochen. Reisekostenabrechnungen sind somit regelmäßig nur dann möglich, wenn sich der Mitarbeiter nicht an einer ersten Tätigkeitsstätte aufhält.
1.1 Zuordnungskriterien
Nach der neuen Gesetzesfassung wird die dauerhafte Zuordnung durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen bestimmt. Von einer dauerhaften Zuordnung ist insbesondere dann auszugehen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll.
Fehlt eine dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte oder ist diese nicht eindeutig, ist die erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer
- typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder
- je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll.
Entsprechend der bisherigen Verwaltungsauffassung kann in einem Dienstverhältnis maximal eine erste Tätigkeitsstätte vorliegen.
Liegen die oben genannten Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätten vor, ist diejenige Tätigkeitsstätte erste Tätigkeitsstätte, die der Arbeitgeber als solche bestimmt. Im Zweifelsfall soll die der Wohnung örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte sein.
1.2 Tätigkeitsstätte bei Kunden
Eine solche Tätigkeitsstätte kann ab 2014 auch bei verbundenen Unternehmen oder bei vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (z.B. Kunden) bei dauerhafter Zuordnung vorliegen.
Im geltenden Recht kann nach einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs (13.6.2012, VI R 47/11) bei einem längerfristigen Einsatz bei einem Kunden nur dann eine regelmäßige Arbeitsstätte begründet werden, wenn der Arbeitgeber dort über eine eigene Betriebsstätte verfügt. Dies soll unabhängig von der Dauer des Einsatzes gelten.
Damit ist ein Kostenabzug beispielsweise selbst dann nach Reisekostengrundsätzen möglich, wenn der Arbeitnehmer 20 Jahre an einem Tätigkeitsort eingesetzt ist, der nicht dem Arbeitgeber zuzurechnen ist (z.B. Kundeneinsatz als Monteur bei einem Atomkraftwerk).
Durch die Gesetzesänderung wird dieser steuerzahlerfreundlichen Rechtsprechung ab 2014 aber der Boden entzogen.
1.3 Bildungseinrichtungen
Als erste Tätigkeitsstätte gilt im neuen Recht auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Dienstverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird.
Auch insoweit liegt eine klare Gesetzesverschärfung vor. Wegen des nur vorübergehenden Aufsuchens einer solchen Bildungseinrichtung wäre auch hier eine Abrechnung nach Reisekostengrundsätzen sachgerecht gewesen.
1.4 Sammelpunkt und weiträumiges Tätigkeitsgebiet
Selbst wenn ein Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte unterhält, aber dauerhaft denselben Ort (z.B. ein Busdepot) oder dasselbe weiträumige Tätigkeitsgebiet (z.B. der Kehrbezirk eines Schornsteinfegers) typischerweise arbeitstäglich aufsucht, ist die Fahrt dorthin nach der gesetzlichen Neuregelung nur nach der Entfernungspauschale abzurechnen. Auch dies stellt eine klare Gesetzesverschärfung dar.
Beispiel 1: Ein Service-Techniker hat arbeitstäglich zunächst den Betriebssitz in Limburg aufzusuchen, ohne dass am Betriebssitz eine erste Tätigkeitsstätte begründet wird. Für diese Fahrten nutzt er seinen privaten Pkw.
Lösung: Die Fahrten von der Wohnung zum Betrieb werden wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte erfasst (Entfernungspauschale). Die Abwesenheitszeit ab Verlassen der Wohnung bis zur Rückkehr in die Wohnung ist für die Bestimmung der Tagesgeldpauschale heranzuziehen.
Beispiel 2: Dem angestellten Monteur A wird in 2014 ein Werkstattfahrzeug zur Verfügung gestellt. Der Listenpreis des Fahrzeugs beträgt 20.000 EUR. A nimmt das Fahrzeug regelmäßig mit nach Hause. Morgens fährt der Monteur jeweils zum Betrieb des Arbeitgebers, um dort Aufträge entgegenzunehmen und das erforderliche Kleinmaterial und Werkzeug einzuladen. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch wird nicht geführt. A ist dem Betriebssitz nicht arbeitsrechtlich zugeordnet.
Lösung: Bei einem Werkstattwagen, der wegen seiner objektiven Beschaffenheit und Einrichtung typischerweise so gut wie ausschließlich zur Beförderung von Gütern bestimmt ist, ist nach einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs (18.12.2008, VI R 34/07) grundsätzlich nicht von einer Privatnutzung auszugehen. Ein geldwerter Vorteil für die Privatnutzung mit 1 % des inländischen Listenpreises scheidet somit aus.
Der Arbeitnehmer unterhält im Betrieb keine erste Tätigkeitsstätte. Wegen der typischerweise täglich durchzuführenden Fahrten in den Betrieb liegen indes Fahrten vor, die wie Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erfasst werden. Für das Werkstattfahrzeug ist ab 2014 somit ein geldwerter Vorteil nach der 0,03 %-Regelung zu erfassen, wobei die individuelle Besteuerung durch eine Lohnsteuerpauschalierung verhindert werden kann.
2. Verpflegungspauschalen
Bei einer Auswärtstätigkeit können Verpflegungspauschalen vom Arbeitgeber in Abhängigkeit von Abwesenheitszeiten derzeit wie folgt steuerfrei ersetzt bzw. als Werbungskosten abgesetzt werden:
- Mindestens 8, aber weniger als 14 Stunden abwesend: 6 EUR
- Mindestens 14, aber weniger als 24 Stunden abwesend: 12 EUR
- Abwesenheit 24 Stunden: 24 EUR
Ab 2014 werden Tagegelder wie folgt gewährt:
Tagegeldsatz ohne Übernachtung:
- Abwesenheit mehr als 8 Stunden: 12 EUR
Tagegeldsatz mit externer Übernachtung:
- Abwesenheit weniger als 24 Stunden (An- und Abreisetag): 12 EUR
- Abwesenheit 24 Stunden: 24 EUR
Beachten Sie: Im Gegensatz zum geltenden Reisekostenrecht werden Tagegelder künftig bei eintägigen Reisen ohne Übernachtung ab einer Abwesenheitsdauer von mehr als acht Stunden gewährt werden. Derzeit wird auf eine Abwesenheitszeit von mindestens acht Stunden abgestellt.
Der Abzug der Verpflegungspauschalen als Werbungskosten (bzw. alternativ die steuerfreie Gewährung durch den Arbeitgeber) ist – wie bisher – auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Eine Unterbrechung dieser beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn, wenn sie mindestens vier Wochen dauert.
Da eine zeitliche Unterbrechungsregel eingeführt wurde, ist es im neuen Recht unerheblich, aus welchem Grund (z.B. Krankheit, Urlaub, Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte) die Tätigkeit unterbrochen wird. Die bisherige Differenzierung zwischen beruflichen und privaten Unterbrechungen wird aufgegeben.
3. Mahlzeitengestellung
Nach derzeitiger Verwaltungsmeinung können vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten gewährte Mahlzeiten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit vereinfachungsgemäß mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden, wenn es sich um eine übliche Beköstigung (Wert der Mahlzeit darf maximal 40 EUR betragen) handelt. Im Jahr 2013 betragen die Sachbezugswerte für ein Frühstück 1,60 EUR und für ein Mittags- bzw. Abendessen 2,93 EUR.
Im Rahmen der Reisekostenreform wurde die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert bei einer Mahlzeitengestellung im Rahmen einer Auswärtstätigkeit nun gesetzlich normiert. Als übliche Beköstigung gilt ab 2014 ein Wert von 60 EUR.
Der Ansatz eines steuerpflichtigen Sachbezugswerts unterbleibt jedoch, wenn der Arbeitnehmer eine Verpflegungskostenpauschale geltend machen könnte. In diesen Fällen werden die oben genannten Tagegelder künftig typisierend für ein Frühstück um 20 % und für ein Mittag- oder Abendessen jeweils um 40 % des Betrags der Verpflegungspauschalen für eine 24-stündige Abwesenheit gekürzt. Als Ausgleich wird eine angemessene Mahlzeitengestellung (bis 60 EUR) steuerfrei gestellt. Ob diese Systematik für die Praxis allerdings wirklich eine Vereinfachung darstellen wird, darf bezweifelt werden.
Beispiel 1: Arbeitnehmer A ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit in München. Sein Arbeitgeber hat für ihn in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie je ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Der Wert je Mahlzeit liegt unter 60 EUR. Weitere Reisekosten erhält A vom Arbeitgeber nicht erstattet.
Lösung: Der Arbeitgeber muss keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten versteuern. A kann folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen:
| Anreisetag: | 12,00 EUR |
| Abreisetag: | 12,00 EUR |
| Zwischentag: | 24,00 EUR 48,00 EUR |
| Kürzung: (2 x 4,80 EUR Frühstück, 2 x 9,60 EUR Mittag-/Abendessen) |
28,80 EUR |
| Verbleibende Werbungskosten: | 19,20 EUR |
Beispiel 2: Wie Beispiel 1, allerdings muss der Arbeitnehmer für das Mittag- und das Abendessen jeweils 5 EUR dazu zahlen.
Lösung: Der Arbeitgeber muss keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten versteuern. A kann für die Auswärtstätigkeit folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen:
| Anreisetag: | 12,00 EUR |
| Abreisetag: | 12,00 EUR |
| Zwischentag: | 24,00 EUR 48,00 EUR |
| Kürzung: (2 x 4,80 EUR Frühstück; 2 x 9,60 ./. 5,00 EUR Mittag-/Abendessen) |
18,80 EUR |
| Verbleibende Werbungskosten: | 29,20 EUR |
Beispiel 3: Wie Beispiel 1, allerdings zahlt der Arbeitnehmer für das Mittag- und das Abendessen jeweils 10 EUR dazu.
Lösung: Der Arbeitgeber muss keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten versteuern. A kann für die Auswärtstätigkeit folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen:
| Anreisetag: | 12,00 EUR |
| Abreisetag: | 12,00 EUR |
| Zwischentag: | 24,00 EUR 48,00 EUR |
| Kürzung: (2 x 4,80 EUR Frühstück; 2 x 9,60 ./. 10,00; max. 0,00 EUR Mittag-/Abendessen) |
9,60 EUR |
| Verbleibende Werbungskosten: | 38,40 EUR |
Als weitere Neuerung wird es den Arbeitgebern nun ermöglicht, die Besteuerung von üblichen Mahlzeiten, die anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt werden und deren Besteuerung nicht unterbleiben kann, weil z.B. die Mindestabwesenheitszeit bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber nicht nachgehalten wird, pauschal (mit 25 %) durchzuführen.
Beispiel 4: Arbeitnehmer A fährt mit der Bahn zu einer Fortbildungsveranstaltung nach Aachen. Der Arbeitgeber hat für A auf dieser Fortbildungsveranstaltung ein Mittagessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitgeber besteuert das Mittagessen pauschal, da er keine Aufzeichnungen über die Abwesenheit des Arbeitnehmers führt. A erhält vom Arbeitgeber keine weitere Reisekostenerstattung.
Lösung: A kann anhand seiner Bahntickets gegenüber dem Finanzamt eine Abwesenheitsdauer von mehr als acht Stunden nachweisen. Demzufolge kann er für die Fortbildung folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen:
| Eintägige Tätigkeit: | 12,00 EUR |
| Kürzung: | 9,60 EUR |
| Verbleibende Werbungskosten: | 2,40 EUR |
4. Unterkunftskosten
Die Abziehbarkeit der beruflich veranlassten Unterkunftskosten während einer Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte (Auswärtstätigkeit) wird nun ebenfalls gesetzlich geregelt.
Hiernach sind beruflich veranlasste Unterkunftskosten an ein und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte im Zeitraum von 48 Monaten unbeschränkt als Werbungskosten abzugsfähig. Nach diesem Zeitraum werden Aufwendungen nur noch bis zu 1.000 EUR monatlich anerkannt.
Beachten Sie: Die Begrenzung zielt „nur“ auf die Unterkunftskosten (Übernachtungskosten) ab. Demzufolge gilt die vierjährige Frist nicht für etwaige Fahrtkosten.
Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Frist von 48 Monaten nicht nur dann Anwendung findet, wenn die Tätigkeitsstätte arbeitstäglich aufgesucht wird. Nach der Gesetzesbegründung genügt es vielmehr, wenn an der Tätigkeitsstätte infolge der beruflichen Tätigkeit über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus regelmäßig (z.B. einmal oder mehrmals wöchentlich) übernachtet wird.
Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an ein und derselben Tätigkeitsstätte von sechs Monaten führt zu einem Neubeginn dieses 48-Monats-Zeitraums. Aus welchem Grund (z.B. Krankheit, Urlaub, Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte) die Auswärtstätigkeit unterbrochen wird, ist in Analogie zur Dreimonatsfrist bei den Verpflegungspauschalen unerheblich.
Hinweis: Als Werbungskosten können lediglich die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten und keine Pauschalen berücksichtigt werden.
5. Doppelte Haushaltsführung
Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer außerhalb des Ortes, in dem er einen eigenen Hausstand unterhält, beschäftigt ist und auch am Beschäftigungsort wohnt. Hierbei darf sich der Lebensmittelpunkt nicht am Beschäftigungsort befinden.
Die notwendigen Mehraufwendungen können als Werbungskosten geltend gemacht werden. Hierunter fallen z.B.
- eine wöchentliche Heimfahrt,
- Verpflegungsmehraufwand für einen Zeitraum von drei Monaten und
- Miete für die Zweitwohnung.
Hinweis: Fährt der Steuerpflichtige mehr als einmal wöchentlich nach Hause, kann er wählen, ob er die vorgenannten Aufwendungen geltend macht oder stattdessen die Fahrtkosten (Entfernungspauschale) in seiner Steuererklärung ansetzt.
5.1 Finanzielle Kostenbeteiligung
Ab 2014 treten bei der doppelten Haushaltsführung als Reaktion auf die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs Verschärfungen ein. So wird z.B. der Entscheidung des Bundesfinanzhofs (28.3.2012, VI R 87/10), wonach einen eigenen Hausstand auch unterhalten kann, wer die Mittel dazu von einem Dritten erhält, die Grundlage entzogen. Nach der gesetzlichen Neuregelung setzt ein eigener Hausstand (Familienhausstand) nämlich das Innehaben einer Wohnung sowie eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung voraus.
5.2 Wohnen am Beschäftigungsort
Die Nutzung einer Zweitwohnung oder -unterkunft muss aus beruflichen Gründen erforderlich sein. Aus Vereinfachungsgründen unterstellt die Gesetzesbegründung, dass von einer beruflichen Veranlassung auszugehen ist, wenn der Weg von der Zweitunterkunft oder -wohnung zur neuen Tätigkeitsstätte weniger als die Hälfte der Entfernung der kürzesten Straßenverbindung zwischen der Hauptwohnung (Mittelpunkt der Lebensinteressen) und der neuen Tätigkeitsstätte beträgt.
Hinweis: Der Bundesfinanzhof (19.4.2012, VI R 59/11) hat jüngst zu der Frage Stellung genommen, in welchen Fällen von einem „Wohnen am Beschäftigungsort“ auszugehen ist. Danach kommt es auf die Umstände des Einzelfalls an. Der Bundesfinanzhof hat in dieser Entscheidung auch größere Entfernungen zwischen der Zweitwohnung und dem Arbeitsort akzeptiert.
Beispiel 1: Arbeitnehmer F hat seinen Hausstand in A und in B seine neue erste Tätigkeitsstätte. Die Entfernung von A (Mittelpunkt der Lebensinteressen) nach B beträgt 250 Kilometer. Der Arbeitnehmer findet in C eine Zweitwohnung. Die Entfernung von C (Zweitwohnung) nach B (neue erste Tätigkeitsstätte) beträgt 70 Kilometer.
Lösung: Auch wenn die Zweitwohnung 70 Kilometer von B entfernt liegt, gilt sie nach der Gesetzesbegründung als Wohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte, da sie weniger als die Hälfte der Entfernung von der Hauptwohnung in A zur neuen Tätigkeitsstätte in B entfernt liegt.
Beispiel 2: Wie Beispiel zuvor, die Entfernung von C (Zweitwohnung) nach B (neue erste Tätigkeitsstätte) beträgt jedoch 150 Kilometer.
Lösung: In diesem Fall kann nicht ohne Weiteres von einer Zweitwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte ausgegangen werden. Es kommt zu einer Einzelfallprüfung.
5.3 Deckelung auf 1.000 EUR
Nach der bisherigen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (9.8.2007, VI R 10/06) sind Unterkunftskosten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung notwendig (und damit grundsätzlich abzugsfähig), wenn sie den Durchschnittsmietzins einer 60 qm-Wohnung am Beschäftigungsort nicht überschreiten. Aufwendungen für eine größere Wohnung fallen demzufolge regelmäßig in den steuerrechtlich nicht relevanten Privatbereich.
Durch die gesetzliche Neuregelung entfällt die Angemessenheitsprüfung nach der 60 qm-Durchschnittsmiete zumindest für Inlandsfälle ab 2014. Um auf die Ermittlung des Durchschnittsmietzinssatzes zu verzichten, wird zukünftig auf die tatsächlichen Unterkunftskosten abgestellt. Höchstens können jedoch 1.000 EUR monatlich abgesetzt werden.
Nach der Gesetzesbegründung umfasst dieser Betrag alle für die Unterkunft oder Wohnung entstehenden Aufwendungen, z.B. Miete inklusive Betriebskosten, Aufwendungen für Sondernutzung (wie Garten etc.).
Der Bundesfinanzhof (13.11.2012, VI R 50/11) hat jüngst entschieden, dass Aufwendungen für einen separat angemieteten Pkw-Stellplatz im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung als Werbungskosten berücksichtigt werden können, soweit die Aufwendungen z.B. zum Schutz des Fahrzeugs oder aufgrund der angespannten Parkplatzsituation am Beschäftigungsort erforderlich sind. Denn es handelt sich insoweit nicht um beschränkt abzugsfähige berufliche Mobilitätskosten, sondern um sonstige Kosten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.
Beachten Sie: Nach der Gesetzesbegründung sollen ab dem Veranlagungszeitraum 2014 auch die Miet- und Pachtgebühren für Kfz-Stellplätze (auch in Tiefgaragen) den Unterkunftskosten zugeordnet werden und der monatlichen Abzugsbegrenzung von 1.000 EUR unterliegen.
Übernimmt beispielsweise der Arbeitgeber Mietkosten von 700 EUR und trägt der Arbeitnehmer selbst für die Zweitwohnung bestimmte Nebenkosten, stellt sich die Frage, ob auch die vom Arbeitnehmer selbst übernommenen Kosten bei der steuerfreien Erstattung unter Berücksichtigung des Höchstbetrags einzubeziehen sind. Eine Steuervereinfachung wäre eine solche Auslegung nicht, wenngleich sie vom Gesetzeswortlaut gedeckt wäre.
5.4 Auslandssachverhalte
In Fällen einer doppelten Haushaltsführung im Ausland bleibt die bisherige Regelung demgegenüber unverändert, d.h., es werden die tatsächlichen Mietkosten berücksichtigt, soweit sie notwendig und angemessen, also nicht überhöht sind (Durchschnittsmietzins für eine nach Größe, Lage und Ausstattung am Tätigkeitsort durchschnittliche Wohnung).